探討如何做好工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作

陳柳伊

摘 要：建設(shè)工程項(xiàng)目的規(guī)模越來越大，工藝越來越復(fù)雜，隨之而來的是工程項(xiàng)目的檔案管理工作也面臨更多的難題。面對(duì)新的形勢和挑戰(zhàn)，如何提高工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)于建設(shè)工程企業(yè)是十分重要的工作內(nèi)容。本文圍繞工程總承包項(xiàng)目的檔案管理議題進(jìn)行了探討，闡述了工程總承包項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)，分析了在建設(shè)工程企業(yè)的發(fā)展過程中，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，最后論述了如何做好工程總承包項(xiàng)目的檔案管理工作，提出了積極的策略和建議，供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目;總承包項(xiàng)目;檔案;檔案管理

1 引言

在企業(yè)的發(fā)展歷程中，檔案管理工作不可獲取。檔案管理是對(duì)企業(yè)發(fā)生的事件或項(xiàng)目所進(jìn)行的信息和相關(guān)資料進(jìn)行的一系列管理工作，它是企業(yè)過去歷史事件的客觀反映，是日后進(jìn)行相關(guān)追溯的客觀憑證。隨著我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展，現(xiàn)階段的檔案管理也從客觀記載和反應(yīng)歷史事件的單一片面化管理工作逐漸走向集檔案資料的收集、整理、匯編、保存、開發(fā)、利用于一體的檔案管理工作體系，逐步推動(dòng)檔案管理工作登上新的臺(tái)階。對(duì)于工程建設(shè)企業(yè)來說，項(xiàng)目的檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，尤其是工程總承包項(xiàng)目，必須以更科學(xué)高效的管理方式和管理策略來推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作跟上企業(yè)發(fā)展的步伐。

2 工程總承包項(xiàng)目檔案及其管理特點(diǎn)

工程總承包項(xiàng)目是在業(yè)主的合法委托下，按照法律合同規(guī)定的內(nèi)容對(duì)工程、采購以及建設(shè)工作進(jìn)行履約，對(duì)所承包的工程項(xiàng)目的質(zhì)量、安全、經(jīng)費(fèi)以及項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行全面負(fù)責(zé)。相對(duì)于一般的承包項(xiàng)目，工程總承包項(xiàng)目的內(nèi)容更多，對(duì)于項(xiàng)目的檔案管理來說，也意味著更多的管理環(huán)節(jié)、節(jié)點(diǎn)和內(nèi)容。具體來說，工程總承包項(xiàng)目的檔案管理包括項(xiàng)目中的所有環(huán)節(jié)涉及到的文檔和相關(guān)資料。比如建設(shè)項(xiàng)目的調(diào)研立項(xiàng)、建設(shè)方案的設(shè)計(jì)、設(shè)備及物資的采購、現(xiàn)場施工環(huán)節(jié)、項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)等等。在這些環(huán)節(jié)中，不僅包含有各種文字、圖表形式的文件，同時(shí)還有各種聲音、影響形式的資料，這些信息資料都屬于工程總承包項(xiàng)目檔案管理的范疇。

相對(duì)于普通的項(xiàng)目檔案，工程總承包項(xiàng)目的檔案管理具有以下特點(diǎn)：

一是工程總承包項(xiàng)目檔案的數(shù)量更多。工程總承包項(xiàng)目中管理的類別和內(nèi)容更多，尤其是一些大規(guī)模工程項(xiàng)目，工藝技術(shù)更加復(fù)雜，施工分項(xiàng)很多，因此，項(xiàng)目中的檔案管理牽扯到的文件和資料等內(nèi)容也更多，檔案管理工作難度很大。

二是工程總承包項(xiàng)目檔案的收集難度更大。由于工程總承包項(xiàng)目牽涉的各環(huán)節(jié)，各部門眾多，管理內(nèi)容和數(shù)量更多，因此，在檔案收集及后續(xù)管理的過程中，不可控因素也更多，檔案管理工作有時(shí)候需要面對(duì)多方面的不確定或不可控因素，這就使檔案管理部門在有限的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案資料進(jìn)行完整無缺的收集有更大的難度。

三是工程總承包項(xiàng)目檔案管理的專業(yè)性要求更高。在工程總承包項(xiàng)目中，檔案管理需要具備多個(gè)學(xué)科多個(gè)專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備，必須能夠?qū)こ添?xiàng)目中的專業(yè)性文件、信息等技術(shù)資料有基本的了解。而隨著工程項(xiàng)目工藝技術(shù)的不斷復(fù)雜化，檔案管理部門及人員也需要具備更好地的相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備，能夠靈活地處理檔案資料，甄別其中的異常。對(duì)于涉及到企業(yè)或行業(yè)的技術(shù)機(jī)密資料，由于這些資料具有十分重要的學(xué)術(shù)或?qū)嵺`性資源價(jià)值，專業(yè)人員應(yīng)有更高的管理技能和管理素質(zhì)，以保護(hù)好企業(yè)的重要技術(shù)資源。

3 工程總承包項(xiàng)目檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性

工程總承包項(xiàng)目檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性體現(xiàn)在三方面：

首先，項(xiàng)目檔案管理可以使工程總承包項(xiàng)目管理體系更加規(guī)范。在工程建設(shè)企業(yè)的管理體系中，檔案管理成為越來越重要的分支，通過完善和優(yōu)化檔案管理，企業(yè)能夠及時(shí)對(duì)過去的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，為后續(xù)的決策提供客觀和有效的參考依據(jù)，使企業(yè)的管理體系更加完善，發(fā)揮出應(yīng)有的效能。

其次，項(xiàng)目檔案管理可以客觀真實(shí)地反映和追溯工程建設(shè)項(xiàng)目。檔案管理可以真實(shí)有效地對(duì)工程項(xiàng)目的全過程進(jìn)行重要信息及相關(guān)資料的收集和記錄，有效保存文證及物證，為后續(xù)各種法律糾紛提供客觀證據(jù)，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受到侵犯。

此外，項(xiàng)目檔案管理還可以作為工程建設(shè)企業(yè)的重要技術(shù)性資源，為企業(yè)經(jīng)營管理水平的提升提供強(qiáng)大的支撐。很多建設(shè)工程項(xiàng)目在后續(xù)的使用過程中或后續(xù)的再開發(fā)過程中不可避免地將涉及到建筑物初始的調(diào)研資料、建設(shè)工藝及施工細(xì)節(jié)，而這些資料正是建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要內(nèi)容，可以為建筑物的后續(xù)運(yùn)營維護(hù)和再次建設(shè)提供便利的條件。

4 做好工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作的有效策略

4.1 完善項(xiàng)目檔案管理制度

檔案管理不僅僅是檔案部門的事，而是涉及到眾多部門的事，涉及到很多參與合作單位，因此必須依靠一套完善有序的檔案管理制度來規(guī)范各參與方及參與人員，提高總承包項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和效率。對(duì)于具備了檔案管理制度的建設(shè)企業(yè)，應(yīng)重點(diǎn)從檔案管理制度的完善方面入手進(jìn)行強(qiáng)化。比如，為提高總承包項(xiàng)目檔案管理的即時(shí)性，可在總承包工程項(xiàng)目初期成立專門的項(xiàng)目檔案管理小組，對(duì)總承包項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)跟進(jìn)，對(duì)施工分項(xiàng)和各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料進(jìn)行收集，整理，避免檔案收集不及時(shí)，出現(xiàn)檔案缺失或失真的情況，為文件資料的歸檔奠定前提基礎(chǔ)。

4.2 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理執(zhí)行力度

在總承包項(xiàng)目檔案管理中，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)工作的執(zhí)行力度，尤其是工程施工檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收以及工程分項(xiàng)分部質(zhì)量驗(yàn)收環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)往往在總承包項(xiàng)目中起著關(guān)鍵的作用，同時(shí)也是涉及到文件資料相對(duì)較多的環(huán)節(jié)，以這些環(huán)節(jié)入手來加強(qiáng)檔案管理對(duì)于提升檔案管理質(zhì)量是十分重要的。為了加大檔案管理執(zhí)行力度，一方面應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)好檔案移交責(zé)任制度，對(duì)于不及時(shí)移交給檔案管理部門的人員依據(jù)制度條例進(jìn)行警告或處罰;另一方面，檔案管理部門應(yīng)與施工部門及監(jiān)理部門做好協(xié)同，及時(shí)對(duì)各個(gè)施工環(huán)節(jié)和各階段的質(zhì)量驗(yàn)收做好檔案的收集和整理，避免出現(xiàn)檔案收集與質(zhì)量驗(yàn)收環(huán)節(jié)相脫節(jié)的現(xiàn)象，使檔案收集工作滯后，影響到檔案資料的真實(shí)性和完整性。

4.3 做好項(xiàng)目檔案的開發(fā)和利用

總承包項(xiàng)目檔案中含有大量的理論技術(shù)和實(shí)踐技術(shù)信息，具有十分可靠和有效的參考價(jià)值，因此，檔案管理部門應(yīng)以新的管理理念來對(duì)待這些有效的信息資料。除了積極采用各種新技術(shù)、新設(shè)備來提高檔案的自動(dòng)化、信息化管理水平之外，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)注重檔案資源的開發(fā)和利用。對(duì)于一些不涉及到關(guān)鍵核心機(jī)密的檔案資料，應(yīng)該本著開放和共享的理念積極進(jìn)行檔案資源的利用，使這些專業(yè)技術(shù)資源達(dá)到更大程度的共享，提高資源的開發(fā)和利用效率，為企業(yè)和社會(huì)創(chuàng)造越來越多的價(jià)值。

5 結(jié)語

總承包項(xiàng)目檔案管理貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過程并在項(xiàng)目后續(xù)的長期運(yùn)營過程中起著十分重要的作用。作為檔案管理部門應(yīng)不斷適應(yīng)新時(shí)代的要求，積極探索有效的管理模式和管理策略，如此，才能更好地為企業(yè)發(fā)展提供價(jià)值和服務(wù)。

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