淺談檔案工作的意義

陳小紅

摘 要：作者作為央企建筑行業(yè)下屬單位的專職檔案工作人員，結(jié)合自身的工作實(shí)際，淺談了自己對(duì)檔案工作的理解以及重要性的認(rèn)識(shí)，對(duì)廣大新從事檔案工作的同仁有一定的激勵(lì)和指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：檔案;工作;意義

6月9日是國(guó)際檔案理事會(huì)確定的國(guó)際檔案日，該紀(jì)念日的設(shè)立旨在進(jìn)一步喚起全社會(huì)的檔案意識(shí)，增強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)與社會(huì)公眾的良性互動(dòng)。從2013年開始，國(guó)家檔案局決定把“國(guó)際檔案日”作為檔案部門的宣傳活動(dòng)日，以此為契機(jī)宣傳檔案工作價(jià)值，增強(qiáng)公眾檔案意識(shí)，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。2019年是新中國(guó)成立70周年，是全面建成小康社會(huì)、實(shí)現(xiàn)第一百個(gè)奮斗目標(biāo)的關(guān)鍵之年，因此，今年國(guó)家檔案局（館）將“國(guó)際檔案日”的宣傳主題定為“新中國(guó)的記憶”，以檔案事業(yè)的發(fā)展成就慶祝新中國(guó)成立70周年。我作為一名專職從事檔案工作的員工，也是企業(yè)中的一員，從企業(yè)檔案的角度談?wù)剻n案工作的意義。

我從事檔案工作才剛剛一年，在這之前我認(rèn)為檔案工作就是資料保管員，沒啥技術(shù)含量，在單位也是比較簡(jiǎn)單不受重視的工作，可是經(jīng)過一年的工作實(shí)踐，我對(duì)檔案有了更多直觀、鮮活的認(rèn)識(shí)和了解。

近年來，公司對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)始終堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)，不斷加大投入力度，大大改善了檔案工作的環(huán)境和條件，做到了檔案庫(kù)房與辦公室、閱覽室三分開，購(gòu)置密集架、空調(diào)機(jī)、復(fù)印機(jī)、除濕機(jī)、防磁柜、溫濕度記錄儀、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)等設(shè)備，并落實(shí)了防火、防盜、防光、防塵、防溫、防有害氣體、防潮、防蟲、防磁九防措施，有效改善了檔案庫(kù)房的硬件條件。目前，公司檔案庫(kù)房整潔、寬敞，使用面積達(dá)到120平方米，密集架達(dá)到14組28列，能夠保障近10年的檔案資料的安全保管與利用。同時(shí)為提高檔案信息化建設(shè)，購(gòu)置了檔案管理軟件及配套服務(wù)器，還有兩臺(tái)高拍掃描儀、一臺(tái)打孔器、一臺(tái)電動(dòng)縫紉機(jī)。齊全的軟硬件設(shè)施既是做好檔案工作的物質(zhì)保證，也是檔案等級(jí)達(dá)標(biāo)的基本要求。

公司室存紙質(zhì)檔案主要包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、已故員工檔案等類型，時(shí)間跨度從1967年到2018年，從接手檔案工作開始，我每天都在汲取檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自己對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。在檔案整理方面，結(jié)合公司實(shí)際，認(rèn)真仔細(xì)整理，統(tǒng)計(jì)和測(cè)量，重新一項(xiàng)一項(xiàng)地統(tǒng)計(jì)了各類檔案數(shù)量，及時(shí)更正已往檔案臺(tái)賬中存在的統(tǒng)計(jì)數(shù)量錯(cuò)誤，對(duì)檔案的存放情況做到心中有底;在檔案保管方面，定時(shí)檢查檔案保存狀況、定量控制庫(kù)房溫濕度，不定期開展消防及衛(wèi)生檢查，在檔案查閱利用方面，熱情服務(wù)，為借閱者提供良好的借閱環(huán)境和服務(wù)體驗(yàn)，高效率地達(dá)到利用效果。具體的做法如下：一是每天兩次記錄檔案庫(kù)房溫濕度，隨時(shí)根據(jù)溫濕度變化進(jìn)行環(huán)境調(diào)節(jié)，達(dá)到要求。二是認(rèn)真做好日常的檔案管理，規(guī)范檔案借閱及登記制度，經(jīng)統(tǒng)計(jì)僅2018年度共調(diào)閱檔案93人次，查閱516卷。特別是在與外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，已歸檔的合同成為重要證據(jù)。在審計(jì)和紀(jì)委工作中，檔案資料利用頻繁，效果顯著。對(duì)借閱的文書檔案及時(shí)登記，并按期收回，確保檔案的完整性和保密性。三是做好檔案?jìng)浞莨ぷ?。將紙質(zhì)檔案掃描電子版分別備份在兩個(gè)不同的硬盤里，極大限度避免由于設(shè)備損壞造成的電子檔案丟失。四是通過登錄清華紫光檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案電子自動(dòng)化管理，使檔案資料的查找利用更加方便、快捷。一年來，公司文書檔案錄入檔案系統(tǒng)990件，掛接電子文件740個(gè)，電子文件容量達(dá)9.026GB;會(huì)計(jì)檔案錄入檔案系統(tǒng)736條。一個(gè)檔案工作者必須不斷學(xué)習(xí)檔案領(lǐng)域的新理論、新知識(shí)、新技能，才能充分發(fā)揮檔案服務(wù)企業(yè)的功能。

從事檔案工作以來，我越來越體會(huì)到檔案的重要性，從而感覺肩上擔(dān)子之重，這就是檔案工作意義之所在。利用檔案，一是可以幫到需要幫助的人，通過查閱已故職工檔案的親屬關(guān)系，為家屬解決房產(chǎn)繼承難題;二是可以幫助企業(yè)解決和同糾紛問題，通過查閱文書檔案解決合同仲裁管轄權(quán)爭(zhēng)端以及違約賠償問題，為企業(yè)挽回了較大經(jīng)濟(jì)損失;三是為項(xiàng)目通過業(yè)主檢查提供材料，通過查閱文書檔案為配送物資的項(xiàng)目提供相應(yīng)的材料質(zhì)量證明文件原件，積極配合集團(tuán)公司項(xiàng)目部順利通過業(yè)主檢查;四是檔案助力公司審計(jì)工作，通過查閱會(huì)計(jì)憑證檔案，查清了供應(yīng)商與公司的債權(quán)債務(wù)數(shù)據(jù)，推動(dòng)了公司的審計(jì)整改工作。每當(dāng)查閱人員查詢到所需檔案資料并順利解決問題時(shí)我感到非常滿足，內(nèi)心充滿自信、自豪。

檔案工作關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展，與每一個(gè)員工都息息相關(guān)，做好檔案的宣傳工作同樣重要，2019年6月份，為進(jìn)一步提高公司全體員工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，結(jié)合“國(guó)際檔案日”宣傳活動(dòng)要求，公司辦公室制定了切實(shí)可行的宣傳活動(dòng)方案，檔案室圍繞方案開展了以“新中國(guó)的記憶”為主題的一系列宣傳活動(dòng)。一是在公司醒目位置張貼國(guó)際檔案日宣傳掛圖;二是精心制作“紀(jì)念國(guó)際檔案日”宣傳展板;三是組織公司全體員工參加國(guó)家檔案局“新中國(guó)的記憶”主題征文活動(dòng);四是通過公司的電梯視頻宣傳“國(guó)際檔案日”，通過循環(huán)播放的方式，讓更多的員工在潛移默化中增強(qiáng)檔案意識(shí)，普及檔案知識(shí);五是積極組織全體員工參加集團(tuán)公司2019年“國(guó)際檔案日”微信答題活動(dòng)。通過一系列宣傳活動(dòng)，豐富了員工檔案知識(shí)，增加了全員歸檔意識(shí)，讓員工感受到了公司檔案文化，為公司的檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)I造良好的氛圍。

眾所周知，檔案是歷史的真實(shí)記錄，是確鑿的原始材料和歷史證件。如果沒有檔案工作，一個(gè)過去發(fā)生的重大事件就沒有記錄，更無從考證，歷史就可能會(huì)被歪曲;如果沒有檔案工作，過去取得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)就沒有記載，更不會(huì)總結(jié)提高;如果沒有檔案工作，很多涉及的資料就無從查找，就不能及時(shí)幫助企業(yè)排憂解難。因此，做好檔案工作是對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想，每每想起這些，一種檔案工作者的使命感和責(zé)任感油然而生。

當(dāng)我看著檔案庫(kù)房里那一排排排列整齊的檔案，平時(shí)可能并不引人注目，但當(dāng)真正需要它的時(shí)候，它就會(huì)變得彌足珍貴，就會(huì)產(chǎn)生巨大的作用，起到了關(guān)鍵性的效果。每當(dāng)有人抱著試試看的態(tài)度來到檔案室查閱檔案，拿著想要的材料滿意而歸時(shí)，我會(huì)覺得這不僅僅是一份職業(yè)，收獲到更多的是一份快樂。