新時(shí)期加強(qiáng)檔案安全管理工作的策略

白小戀

【摘要】新時(shí)期，強(qiáng)化檔案安全管理工作，能夠防止危害檔案的事故發(fā)生，能夠確保檔案的安全，可以最大限度地延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命，并能保證電子檔案的安全。檔案安全管理工作應(yīng)該以預(yù)防為主，同時(shí)注重防治結(jié)合。

【關(guān)鍵詞】檔案安全管理;策略

檔案是記錄歷史、服務(wù)社會(huì)的載體，在服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定中一直發(fā)揮著重要作用。檔案是特殊資源，確保安全是檔案工作的生命線，是檔案管理部門的重要職責(zé)。在新時(shí)期，檔案管理部門應(yīng)以對(duì)黨、國(guó)家和人民高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，牢固樹立檔案安全工作意識(shí)，做到警鐘長(zhǎng)鳴，常抓不懈。下面，筆者分別就紙質(zhì)檔案和電子檔案安全管理工作進(jìn)行分析。

一、紙質(zhì)檔案安全管理策略

（一）檔案安全防范意識(shí)要不斷增強(qiáng)。要將檔案安全列為重中之重，管理部門要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度，重視檔案安全工作，以“預(yù)防為主，防治結(jié)合”作為工作的根本原則，將安全列為檔案工作的頭等大事。要建立健全崗位職責(zé)，責(zé)任到人。

（二）檔案安全設(shè)施要不斷完善。檔案管理部門要保障檔案安全經(jīng)費(fèi)及時(shí)到位，購(gòu)置必要的安全硬件設(shè)施。檔案庫(kù)房是保證檔案安全的基本硬件，檔案室應(yīng)按要求安裝防盜門窗，要配置電腦、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)、滅火器等安全設(shè)施。同時(shí)，要做好檔案室防潮、防火、防霉、防塵、防高溫、防盜、防光、防蟲等安全保護(hù)工作，保證檔案不受侵害。

（三）檔案安全工作制度要不斷健全。要健全檔案安全管理相關(guān)制度，落實(shí)到檔案工作中，防止各類檔案丟失、泄密;規(guī)范檔案借閱登記和及時(shí)歸卷的程序，建立檔案出入庫(kù)登記，確保檔案萬(wàn)無一失;檔案室要由專門的檔案人員管理，無關(guān)人員禁止進(jìn)入檔案室。

（四）要經(jīng)常排查檔案安全隱患。工作人員每年對(duì)室藏檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，使登記臺(tái)賬與實(shí)體相符，同時(shí)，要定期對(duì)所儲(chǔ)存檔案進(jìn)行全面安全檢查;汛期要認(rèn)真做好安全自查，認(rèn)真查看檔案室防潮、防水情況，看檔案是否受潮霉變。對(duì)霉變、受損的柜架要及時(shí)更換;要及時(shí)對(duì)老化、破損檔案進(jìn)行修復(fù)或者復(fù)制;不同材質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，對(duì)珍貴的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，以復(fù)制件代替原件，為有需要的機(jī)構(gòu)或人提供利用。

二、電子檔案安全管理策略

電子文件是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤等載體中，以計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀并能在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件，目前針對(duì)電子檔案安全管理工作，缺少成熟的管理制度，存在技術(shù)漏洞，安全隱患較多。特別是電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)易被黑客攻擊和破壞，因此，加強(qiáng)電子檔案安全管理是重中之重。

（一）電子檔案的安全隱患。對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的過程中，因存儲(chǔ)載體更新?lián)Q代，使讀取利用不斷更新，給電子檔案安全帶來隱患。1.技術(shù)方面的安全隱患。電子檔案修改、變動(dòng)很難留下痕跡，真實(shí)性和可靠性難保證。同時(shí)，傳輸或者計(jì)算機(jī)軟件更新都容易導(dǎo)致電子檔案丟失，一旦電子檔案被篡改或丟失，將無法彌補(bǔ)。2.設(shè)備方面的安全隱患。電子檔案存儲(chǔ)的磁盤、光盤等載體成分復(fù)雜，不穩(wěn)定，容易受外界環(huán)境影響，溫濕度以及機(jī)械損壞都可能導(dǎo)致電子檔案丟失。

（二）安全防護(hù)措施。1.要完善制度，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。要制定電子檔案管理制度，督促管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，工作中要明確職責(zé)，熟知流程，提高應(yīng)用能力。2.要確保責(zé)任到人。在電子檔案的形成、收集、整理等過程中，要安排專人負(fù)責(zé)錄入、發(fā)布、傳輸?shù)认嚓P(guān)工作;分工必須明確，工作過程有記錄，環(huán)節(jié)能追溯，以此確保電子檔案的安全。3.電子檔案保存要規(guī)范。公文性的電子檔案，定稿后不允許修改;收集電子檔案要嚴(yán)格登記;涉密電子檔案存儲(chǔ)到磁、光介質(zhì)后，必須保留紙質(zhì)文件，采取“雙軌制”。4.電子檔案歸檔要嚴(yán)格。歸檔前全面檢查，保證信息準(zhǔn)確，之后按規(guī)定格式，以只讀狀態(tài)存儲(chǔ)。重要電子檔案歸檔時(shí)一式三套，利于查閱、備份及異地存儲(chǔ)。涉密電子檔案要打印紙質(zhì)備份或制成縮微品脫機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)，防止因黑客攻擊或機(jī)器損壞造成電子檔案丟失。5.電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全。平時(shí)要加強(qiáng)電子檔案網(wǎng)絡(luò)保護(hù)，要設(shè)置訪問和閱讀權(quán)限，采用密鑰、數(shù)字簽名等技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理;安裝殺毒軟件和防火墻等，防止病毒對(duì)電子檔案進(jìn)行攻擊。

三、紙質(zhì)與電子檔案安全管理共性和區(qū)別

（一）共性。不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案的安全管理，都必須認(rèn)真落實(shí)相關(guān)安全管理的要求。單位負(fù)責(zé)人是安全“第一責(zé)任人”，對(duì)檔案安全工作必須親自部署、過問，狠抓檔案安全責(zé)任制的落實(shí);檔案管理工作人員要不遺余力開展風(fēng)險(xiǎn)防控工作，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理全覆蓋。如上是保障檔案安全的要略。

（二）區(qū)別。1.紙質(zhì)檔案安全管理的要點(diǎn)。要確保紙質(zhì)檔案安全，必須全面構(gòu)筑人防、物防、技防相結(jié)合的“三位一體”防范體系。同時(shí)，要堅(jiān)持一崗雙責(zé)，必須保證安全責(zé)任制、保障措施、人員崗位和應(yīng)急預(yù)案各個(gè)環(huán)節(jié)不留死角，要不斷強(qiáng)化檔案館庫(kù)防火、防水、防盜等安全措施。2.電子檔案安全管理的要點(diǎn)。要加強(qiáng)警示教育和安全知識(shí)方面的培訓(xùn)，達(dá)到警鐘長(zhǎng)鳴的目的;要不斷完善網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急預(yù)案;要配齊電子檔案信息安全設(shè)備;要不斷加大對(duì)涉密計(jì)算機(jī)的監(jiān)管力度;要加強(qiáng)電子檔案安全管理知識(shí)考核，減少安全事故發(fā)生的機(jī)率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案安全管理應(yīng)完善監(jiān)督檢查方面的制度，要層層落實(shí)責(zé)任人，出現(xiàn)問題，要將板子打到相關(guān)責(zé)任人的身上;要加強(qiáng)監(jiān)督舉報(bào)制度，明確突發(fā)事件處理流程，最大限度控制因檔案安全突發(fā)事件帶來的危害和影響，確保檔案管理工作安全有序。

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