淺談如何做好檔案保密工作

王海燕

檔案保密是檔案工作一項重要的基礎性工作，也是所有檔案工作者的一項神圣職責。檔案如果在尚未解密之前就發(fā)生失密泄密現(xiàn)象，必將給我們的工作和事業(yè)帶來無法挽回的巨大損失。因此日常工作和檔案管理過程中時刻提高保密意識和增強保密觀念就顯得尤為重要。筆者結合工作實踐，就如何做好檔案保密工作從三方面談幾點粗淺認識。

1 檔案保管過程中強化保密工作管理

1.1 庫房管理中的保密工作

檔案的安全保管是做好檔案保密工作的一個重要環(huán)節(jié)。按照檔案保管要求，應設置單獨的檔案庫房，并配備相關設備設施，達到防火、防盜等“九防”要求。但目前，隨著機關辦公的集中化和“八項規(guī)定”的要求，各部門辦公用房都比較緊張，很多機關單獨設立檔案室都比較困難，這就要求各單位積極爭取領導支持，積極創(chuàng)造條件，優(yōu)先解決檔案庫房。另外，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層和最頂層，庫房門窗要加裝防盜設施，有條件的單位還應盡量做到庫房、辦公室、閱檔室“三室分開”。檔案庫房必須由檔案人員負責管理，制定嚴格的檔案庫房管理和出入庫工作制度，并做好登記記錄工作。

1.2 準確區(qū)分檔案的保管期限與保密期限

各單位應認真按照《檔案法》和國家檔案局8號令的規(guī)定，結合本單位實際，制定好各部門的《檔案歸檔范圍和保管期限表》，并貫徹執(zhí)行。而保密期限則是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項，受國家有關法律法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限。《中華人民共和國保密法》中關于國家秘密保密期限規(guī)定：絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年，檔案在尚未解密之前，不得隨意對外提供。

1.3 檔案工作人員必須盡職盡責

檔案工作人員的職責之一，就是維護檔案的完整與安全。具體在保管過程中就是要做到不丟、不散、不亂。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊。不散，就是要求檔案實行集中統(tǒng)一管理或綜合管理，不致于因檔案的分散保管而使檔案管理出現(xiàn)安全隱患，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案排列有序，科學規(guī)范。檔案保管是一項繁雜而又要求責任心很強的工作，檔案人員一定要堅持原則，嚴格程序，照章辦事，防止檔案丟失損毀，確保檔案安全。

2 完善檔案開發(fā)利用過程中的保密措施

2.1 正確處理檔案保密與利用的關系

檔案保管的目的是為了利用，只有充分開發(fā)和挖掘檔案的潛在價值，才能有效地為機關各項工作的健康開展發(fā)揮重要的參考借鑒和服務作用。這就要求日常工作中，檔案管理人員要十分重視檔案保密，時刻把保密這根弦放在心上。但近幾年，隨著時常發(fā)生失泄密事件而帶來的追責力度的加大，檔案工作普遍存在著重保密輕利用，利用不足現(xiàn)象，檔案人員普遍存在寧可少用不用也不能發(fā)生泄密問題，由此產(chǎn)生很多弊端，大量有利用價值的檔案得不到充分利用，利用者也無法及時全面地查閱利用自己所需的檔案信息，造成資源浪費。對此，檔案部門必須提高認識，解放思想，主動作為，克服怕出事保平安思想，在嚴格按照《保密法》要求做好保密工作的前提下，擔當履職，主動服務，向社會和廣大利用者提供全方位的檔案信息查閱利用服務。對秘密級以上檔案的利用，必須嚴格依法依規(guī)，不到解密期的堅決不能利用。

2.2 從嚴抓好檔案利用過程中的監(jiān)督工作

檔案監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體從三方面來保證：一要建立健全檔案保密制度、查借閱制度、利用保管制度等，嚴格執(zhí)行，認真落實。二要提高檔案人員的事業(yè)心和責任感，既要熱情服務，又要盡職盡責。三要利用技術手段加大監(jiān)督力度。在人力監(jiān)管的同時，通過視頻監(jiān)控嚴防利用者在查檔過程中存在涂改、圈劃、抽取、折疊、撤換檔案等違法行為的發(fā)生。

3 切實做好檔案開放中的保密工作

3.1 做好檔案的審查工作

審查是檔案開放前必須開展地一項工作，也是開放檔案工作的第一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是依據(jù)《檔案法》和國家檔案局關于開放檔案的相關規(guī)定，科學而準確地劃分、判定檔案的開放與控制使用范圍，經(jīng)批準及時社會開放保管期滿的檔案。對那些社會急需的經(jīng)濟、科技、文化等方面的檔案，要按有關規(guī)定提前向社會開放。對這項工作可以分三步進行：第一步，初審。有檔案館具體工作人員根據(jù)標準，對到期檔案逐一進行審查，按照ABCD四級初步判定開放與控制使用范圍，特別對可以公開開放的D級要從嚴控制。第二步，中審。由具有較高政策水平和業(yè)務能力的同志、分管領導重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以進一步準確劃定開放范圍。第三步，終審。由主要領導根據(jù)初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否，必要時可以請業(yè)務上級主管部門的專家協(xié)助審核把關。

3.2 做好檔案的解密工作

保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。對到解密期的檔案，檔案部門應按照有關規(guī)定，聯(lián)系協(xié)調原定密部門，本著“誰定密、誰解密”的原則，有他們負責做好解密工作，解密后，再由檔案管理部門依規(guī)向社會和廣大查檔者提供利用服務。

3.3 做好檔案開放前的基礎工作

檔案開放前必須做好檔案開放的各項基礎工作。內(nèi)容：按照檔案業(yè)務建設規(guī)范要求，提高開放檔案案卷的內(nèi)在質量，利用原有基礎，進行系統(tǒng)整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求;建立健全檔號，要適應開放后檢索與管理的要求;編制檢索工具，比如《開放檔案目錄》《開放檔案卡片目錄》《開放檔案全宗介紹》和《全宗卷》等;準備好副本，對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、拍照等形式進行復制，搞好檔案副本，最大限度保護好檔案原件。另外，要加快檔案信息化步伐，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化，利用現(xiàn)代化手段開展檔案查閱利用工作，從而提高工作效率和檔案查準率。