檔案數(shù)字化中的安全保密管理探討

摘 要：隨著改革開(kāi)放進(jìn)程的不斷加快，我國(guó)開(kāi)始進(jìn)入信息化社會(huì)，檔案數(shù)字化發(fā)展是檔案事業(yè)進(jìn)步的必然趨勢(shì)。先進(jìn)的信息化手段，為各行各業(yè)帶來(lái)了極大的便利，在檔案管理中的作用不可小覷。然而，就目前而言，檔案數(shù)字化在建設(shè)過(guò)程中還存在著管理不善、技術(shù)不成熟等問(wèn)題，使得檔案信息的丟失、污染、刪除等現(xiàn)象常有發(fā)生，尤其在醫(yī)院檔案工作的管理中。因此，檔案管理人員必須采取有效安全保密措施控制以保證檔案保管的安全性。在工作中嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，注意保證檔案的管理質(zhì)量。本文主要對(duì)檔案數(shù)字化中的安全保密管理進(jìn)行了探討，分析了檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;質(zhì)量;安全;保密

1 前言

通常檔案被稱為具有完整記錄作用的固化信息，是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，具有清晰性和確定性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多國(guó)家已經(jīng)實(shí)行了檔案的數(shù)字化管理，而在我國(guó)檔案數(shù)字化管理的時(shí)間并不長(zhǎng)。在較短的時(shí)間內(nèi)，我們已經(jīng)體會(huì)到了數(shù)字化管理帶來(lái)的 便利，不僅工作人員的工作效率大大提高，而且在保存形式上，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案取代，在方式以及形式上都出現(xiàn)了較大的轉(zhuǎn)變。通過(guò)檔案數(shù)字化，可以將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行掃描，然后將信息錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而形成了電子檔案，這有利于保證檔案的完整性、提高檔案的利用率，在醫(yī)院的檔案工作管理中，工作量很大，這種現(xiàn)代化信息手段為工作人員帶來(lái)了很大的便利。然而在檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，保障檔案的安全性也是不容忽視的一個(gè)問(wèn)題。目前，我國(guó)主要是把各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案進(jìn)行掃面、錄入到計(jì)算機(jī)中，這些檔案中都有不同程度的涉密，甚至有些檔案，涉及國(guó)家秘密的密級(jí)比較高，有些甚至是核心機(jī)密。因此，做好檔案數(shù)字化中的保密工作勢(shì)在必行，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，其必須掌握一定的技術(shù)措施，才能確保檔案信息的安全共享，在技術(shù)與機(jī)制上不斷完善，加強(qiáng)檔案的安全性，做好保密控制，這必須引起各級(jí)單位的重視，以確保數(shù)字檔案系統(tǒng)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)。

2 檔案數(shù)字化概述

檔案數(shù)字化在檔案管理體系中發(fā)揮著重要作用，具有良好的應(yīng)用前景。其主要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，是一種新型的管理模式。檔案數(shù)字化以不同的工作方式存在，比如我們常見(jiàn)的掃描紙質(zhì)檔案、數(shù)字化拍攝、激光技術(shù)等。從狹義方面，檔案數(shù)字化是指將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息，通過(guò)一定的技術(shù)手段，轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的過(guò)程，其中傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案等都可以轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息的檔案。轉(zhuǎn)化之后的信息以文本、圖形、圖像、音頻和視頻等形式存在。從廣義方面，檔案數(shù)字化，是指通過(guò)一定的技術(shù)手段將以模擬形式存在的傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別和處理的信息，并對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)、組織、檢索和維護(hù)的過(guò)程。狹義的數(shù)字化檔案室廣義數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)和核心。

3 當(dāng)前檔案數(shù)字化過(guò)程中存在的安全問(wèn)題

由于人們沒(méi)有意識(shí)到檔案數(shù)字化中安全保密的重要性，還存在保密意識(shí)淡薄的現(xiàn)象，因此，在進(jìn)行檔案數(shù)字化處理時(shí)，存在失泄密隱患比較多，歸納起來(lái)主要有人為因素、法律法規(guī)體制的不完善、設(shè)施設(shè)備因素等

3.1 檔案信息安全的保護(hù)意識(shí)淡薄

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，只針對(duì)檔案相應(yīng)的載體開(kāi)展保密工作。隨著檔案數(shù)字化進(jìn)程的加快，傳統(tǒng)的檔案保密工作已經(jīng)不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的要求，其所面臨的問(wèn)題發(fā)生了巨大的變化。在當(dāng)前的檔案數(shù)字化管理中，相關(guān)信息的保密工作還存在很多隱患，比如在醫(yī)院的檔案中，很多病人的信息泄露非常嚴(yán)重，人們可以隨便的復(fù)制很多信息。這主要是由于檔案管理的工作人員沒(méi)有做好相關(guān)工作。一方面，沒(méi)有對(duì)信息進(jìn)行前處理，即在檔案進(jìn)行數(shù)字化加工前，沒(méi)有把涉及秘密的檔案和非秘密的檔案分開(kāi)，對(duì)檔案的分類工作沒(méi)有做好。現(xiàn)在很多單位的工作人員，都缺乏足夠的耐心，大都沒(méi)有對(duì)擬加工的檔案分類整理，沒(méi)有進(jìn)行密級(jí)鑒定或者密級(jí)鑒定比較模糊，將全部檔案混合在一起加工。另一方面，很多管理數(shù)字化檔案的機(jī)構(gòu)網(wǎng)站，存在不安定因素，很多信息都可以被拷貝，這與管理人員的安全意識(shí)有關(guān)，由于他們這種意識(shí)的缺乏，在工作中沒(méi)有嚴(yán)格地按照相應(yīng)的規(guī)范來(lái)操作，導(dǎo)致檔案信息泄露，造成重大的危害。

3.2 檔案安全的法律法規(guī)滯后于信息工作

目前，關(guān)于檔案數(shù)字化安全的法律法規(guī)和相關(guān)制度尚未成立。比如：照片、錄音、縮微膠片數(shù)字化方面的，電子文件采集的原數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件鑒定保存等電子文件的歸檔與管理方面，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面等都沒(méi)有出現(xiàn)專門的規(guī)定。甚至在檔案信息的安全問(wèn)題上，也沒(méi)有專門的法規(guī)。這就導(dǎo)致醫(yī)院相關(guān)執(zhí)行制度的缺乏，使得管理人員的職責(zé)不明確，各部門之間沒(méi)有建立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，在加工過(guò)程中一旦遇到問(wèn)題，就出現(xiàn)了無(wú)法可依的局面，不能及時(shí)解決問(wèn)題，缺乏相關(guān)制度的監(jiān)督，并不清楚需要進(jìn)行什么安全檢查。在數(shù)字化加工過(guò)程中，沒(méi)有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息記錄不完整，加工人員可以自由的進(jìn)入加工現(xiàn)場(chǎng)，加工場(chǎng)所管理混亂。這些現(xiàn)象都是由于缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度導(dǎo)致的，因此，制定法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度是保證檔案數(shù)字化安全的基礎(chǔ)。

3.3 數(shù)字化加工設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境造成的泄密隱患

在檔案信息管理的技術(shù)系統(tǒng)中存在安全隱患，數(shù)字化加工的設(shè)備保密性弱，沒(méi)有安裝保密防護(hù)軟件，使得電子檔案在信息傳輸過(guò)程中可能感染計(jì)算機(jī)病毒，系統(tǒng)也有可能受到惡意攻擊。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開(kāi)放式的系統(tǒng)，該技術(shù)系統(tǒng)沒(méi)有使用獨(dú)立性的網(wǎng)絡(luò)，使用無(wú)線網(wǎng)卡、鍵盤和鼠標(biāo)等設(shè)備，但是并沒(méi)有與其他網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)物理隔離。這就為黑客和計(jì)算機(jī)病毒的升級(jí)提供了機(jī)會(huì)。另外，醫(yī)院工作人員在加工中使用的存儲(chǔ)介質(zhì)，分為涉密介質(zhì)和非涉密介質(zhì)，往往將兩種介質(zhì)混合使用。并且，在加工設(shè)備和介質(zhì)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，不經(jīng)過(guò)保密部門認(rèn)定，到社會(huì)上的公司進(jìn)行外修。

4 保障數(shù)字化檔案安全的對(duì)策

4.1 加強(qiáng)檔案人力資源的建設(shè)

人力資源是檔案數(shù)字化中不可或缺的重要部分，醫(yī)院應(yīng)對(duì)入職人員的工作進(jìn)行細(xì)化，在選拔時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的政治審核。為了避免工作人員的泄密問(wèn)題，在入職后應(yīng)該對(duì)他們進(jìn)行思想政治的教育和引導(dǎo)，使檔案工作者盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的保密觀念，更新思維方式。建立一支具有高素質(zhì)的、能運(yùn)用高科技手段處理電子檔案的人才隊(duì)伍，對(duì)檔案數(shù)字化管理至關(guān)重要，把人才的培養(yǎng)和合理使用放在首位。一方面，加強(qiáng)檔案人員的保密意識(shí)，電子文件較紙質(zhì)文件更便于攜帶，為了防止電子信息的泄露，需要加強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)。使工作人員嚴(yán)格依據(jù)法律法規(guī)制度進(jìn)行。另一方面，為工作人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，制定人才培養(yǎng)計(jì)劃。檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)新的工作模式，工作人員需具備合理的應(yīng)用數(shù)字化檔案管理技術(shù)，掌握最新的信息保密措施。為了提高業(yè)務(wù)能力，需要對(duì)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容主要體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)能力上、道德素質(zhì)以及專業(yè)技能的培訓(xùn)，這樣才能提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量，使工作人員逐漸從檔案的管理者變?yōu)樾畔⒌墓芾碚?，能夠熟練深入的?duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲(chǔ)、處理和發(fā)布。

4.2 加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的管理

依據(jù)規(guī)章制度，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全的管理。做好以下幾點(diǎn)：第一，對(duì)環(huán)境條件保障管理、自然災(zāi)害防護(hù)、防護(hù)設(shè)施管理、電磁波與磁場(chǎng)防護(hù)等要進(jìn)行定期檢查。第二，發(fā)揮檔案網(wǎng)站的真正價(jià)值，不能只停留在檔案宣傳和館藏建設(shè)上，除了開(kāi)通檔案檢索、檔案編研、檔案教育外，應(yīng)逐漸向綜合服務(wù)功能轉(zhuǎn)變，還可提供一些現(xiàn)行文件閱覽務(wù)、網(wǎng)上預(yù)約查檔服務(wù)、在線互動(dòng)服務(wù)、地方特色服務(wù)、愛(ài)國(guó)主義教育服務(wù)等。第三，要對(duì)電子文件要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查，發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時(shí)，及時(shí)采取維護(hù)措施，進(jìn)行修復(fù)或拷貝;第四，數(shù)字檔案系統(tǒng)是一項(xiàng)具有全國(guó)性質(zhì)的檔案管理工作，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合具體情況，依據(jù)國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制定適合自己的標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)，以確保日后數(shù)字檔案的管理和該系統(tǒng)的正常使用。

4.3 健全完善各項(xiàng)管理制度

規(guī)章制度的制定時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)快速找到解決問(wèn)題方法的保證，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合《中華人民共和國(guó)保密法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施條例》和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)的要求，完善安全保密管理制度，逐步建立一套檔案數(shù)字化監(jiān)督管理制度。比如：檔案數(shù)字化加工前的處理制度、選用加工公司的公開(kāi)招標(biāo)管理制度、賬號(hào)管理和登錄制度、檔案出入庫(kù)管理制度等。依據(jù)相關(guān)制度，使有關(guān)部門可以及時(shí)對(duì)整個(gè)檔案數(shù)字化工作過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督、檢查和評(píng)估。對(duì)檔案數(shù)字化加工從開(kāi)始到結(jié)束的每一個(gè)環(huán)節(jié)，都制定出可操作性強(qiáng)、約束性強(qiáng)的管理制度，每個(gè)環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。確保檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行、完成。并采取相應(yīng)措施，將制度落實(shí)到位。即便出現(xiàn)問(wèn)題，也能依據(jù)制度追溯考究、有據(jù)可查。

4.4 制定合理的檔案管理方案

為了保障檔案數(shù)字化管理順利的進(jìn)行，在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，參考檔案數(shù)字化原則及基本政策，需要制定合理的檔案管理方案。檔案資料也在隨著社會(huì)的發(fā)展不斷增多，內(nèi)容也越來(lái)越豐富，檔案管理的工作量逐漸增大。而確定技術(shù)培養(yǎng)路線，優(yōu)化和調(diào)整數(shù)字化管理流程，積極改進(jìn)檔案管理操作技術(shù)，可以有效提高工作效率，保證檔案工作順利進(jìn)行。同時(shí)，也要選擇正確的檔案數(shù)字化軟件，適合的軟件系統(tǒng)是確保檔案數(shù)字化進(jìn)程的重要工具，專業(yè)性較強(qiáng)的檔案數(shù)字化軟件系統(tǒng)在信息錄入、采集過(guò)程中可以節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力。使操作活動(dòng)更方便、快捷、具有時(shí)效性。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案數(shù)字化的安全保密管理必須引起社會(huì)各界的高度重視，明確工作職責(zé)。隨著信息技術(shù)水平的快速發(fā)展，我國(guó)檔案數(shù)字化的安全保密工作還有待加強(qiáng)，需進(jìn)一步健全監(jiān)督流程和工作流程，完善各項(xiàng)規(guī)章制度。細(xì)化檔案原件和信息安全管理內(nèi)容和細(xì)節(jié)，設(shè)計(jì)數(shù)字化檔案加工流程，搭建技術(shù)支撐平臺(tái)，努力構(gòu)建完整系統(tǒng)的檔案信息安全保密防護(hù)體系，確保檔案數(shù)字化過(guò)程中不失泄密，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密培訓(xùn)，采取安全技術(shù)，強(qiáng)化防范手段，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工檔案原件和信息安全管理效果的最大化。使檔案數(shù)字化信息更好地服務(wù)于廣大人民群眾。

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作者簡(jiǎn)介

朱俊迪（1992-），漢，本科，助理館員。