新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化

包梅花

【摘 要】在現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展中，事業(yè)單位需要引進(jìn)先進(jìn)的轉(zhuǎn)型模式，不斷提升自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。尤其是檔案管理人員需要針對(duì)檔案管理工作模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，明確檔案管理工作的重要性，有效提升整體工作效率。論文就事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了具體的創(chuàng)新優(yōu)化措施，以期推動(dòng)檔案管理工作水平的提高。

【Abstract】In the rapid development of modern society， pubic institutions need to introduce advanced transformation mode， and constantly enhance their market competitiveness. Especially， archives managers need to optimize and innovate the mode of archives management， clarify the importance of archives management， and effectively improve the overall work efficiency. This paper analyzes the current situation of archives management in public institutions， and puts forward specific innovative and optimized measures in order to promote the improvement of the level of archives management.

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;優(yōu)化

【Keywords】 new period; archives management; public institutions; innovation; optimization

【中圖分類號(hào)】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）08-0060-02

1 引言

檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的關(guān)鍵組成部分，相關(guān)部門需要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，制定科學(xué)、有效的檔案管理制度，充分發(fā)揮出各個(gè)職能部門的作用，推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理工作具有綜合性特點(diǎn)，涉及信息收集、整理和歸納分析等內(nèi)容，檔案管理人員需要樹立創(chuàng)新理念，并將創(chuàng)新理念應(yīng)用到檔案管理工作中，提高檔案管理的整體質(zhì)量?；诖?，文章研究了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化手段。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新及優(yōu)化的重要性

檔案指的是企業(yè)和事業(yè)單位日常管理工作中形成的、記錄各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的具有保存價(jià)值的原始資料，檔案的基本要素包括形成者、查考價(jià)值、載體，主要是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文件。在事業(yè)單位中，檔案管理人員直接管理各項(xiàng)檔案實(shí)體和檔案信息，并提供利用服務(wù)，服務(wù)于其他相關(guān)業(yè)務(wù)工作。檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展和改革的關(guān)鍵，為事業(yè)單位管理工作的順利開展提供了基礎(chǔ)保障，有助于事業(yè)單位的有序運(yùn)行。因此，事業(yè)單位檔案管理在很大程度上提升了事業(yè)單位檔案使用效率、完善了事業(yè)單位管理體系，推動(dòng)著事業(yè)單位的改革和發(fā)展。

3 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

3.1 檔案管理模式無法和信息技術(shù)進(jìn)行融合

在新時(shí)期的發(fā)展中，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)的發(fā)展中得到了有效應(yīng)用，其在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用將成為一種必然趨勢(shì)。但是，在事業(yè)單位實(shí)際檔案管理工作中，由于信息化建設(shè)需要投入大量的資金，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不夠完善，仍實(shí)行以紙質(zhì)檔案形式進(jìn)行保存和查閱的模式，這就使得檔案管理工作難度不斷增加，無法充分發(fā)揮出檔案的作用。例如，在同類型業(yè)務(wù)處理過程中，受檔案管理效率的影響，檔案管理工作缺乏實(shí)效性，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的有效推進(jìn)。

3.2 檔案管理人員綜合水平有待提升

通常情況下，事業(yè)單位在設(shè)置崗位的過程中，普遍安排秘書等職員負(fù)責(zé)檔案管理工作，這些人員不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，且檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)專人負(fù)責(zé)，這就在很大程度上影響著檔案管理工作的整體質(zhì)量。除此之外，在事業(yè)單位的發(fā)展中，相關(guān)管理部門未針對(duì)檔案管理人員定期開展相關(guān)的管理培訓(xùn)活動(dòng)，無法滿足檔案管理崗位的實(shí)際需求，阻礙了檔案管理整體水平的提升。

3.3 事業(yè)單位不注重檔案管理工作

在事業(yè)單位建立初期，很多工作普遍是與政府中很多部門進(jìn)行配合完成的，其涉及資料范圍相對(duì)比較廣泛，如征地、裝修和基建等資料，這項(xiàng)工作任務(wù)比較繁重，且未安排專業(yè)的檔案管理人員開展資料搜集和管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理工作無法滿足相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求。另外，部分事業(yè)單位普遍認(rèn)為檔案管理工作沒有技術(shù)含量，很多管理人員和工作人員無法認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，普遍是有資料就接收的狀態(tài)，在不上交相關(guān)資料的情況下未安排專業(yè)人員進(jìn)行管理，使得檔案管理工作質(zhì)量無法得到保障。

3.4 事業(yè)單位檔案管理制度不完善

在事業(yè)單位建立初期，單位內(nèi)部的很多制度根據(jù)當(dāng)時(shí)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行了規(guī)范，檔案管理制度也如此。但是隨著社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)形勢(shì)發(fā)生了很大變化，事業(yè)單位工作內(nèi)容在經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和政治形勢(shì)不斷變化的背景下，也有所改變。而在新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展中，事業(yè)單位仍實(shí)行傳統(tǒng)的管理制度，無法滿足新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展需求，導(dǎo)致很多工作處于混亂狀態(tài)[1]。在檔案管理工作中，很多傳統(tǒng)管理制度中規(guī)定了檔案管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人和工作流程，但在事業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整中，增加了很多的部門，要是按照傳統(tǒng)的管理制度開展相關(guān)工作，無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的執(zhí)行效果，而且在員工崗位職責(zé)落實(shí)不到位的情況下，工作人員會(huì)產(chǎn)生僥幸心理，在需要履行檔案管理職責(zé)時(shí)，無法按時(shí)完成各項(xiàng)任務(wù)。

4 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化策略

4.1 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作模式

在事業(yè)單位檔案管理過程中，很多部門的檔案無法得到有效利用，使得檔案管理工作質(zhì)量不斷下降。為了有效地改善這一現(xiàn)狀，事業(yè)單位檔案管理人員需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作模式，改善服務(wù)形式，如開發(fā)專門的網(wǎng)頁(yè)，針對(duì)相關(guān)的特種設(shè)備建設(shè)條件建立檔案，提升事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平，并不斷提升事業(yè)單位的綜合服務(wù)水平，為群眾提供良好的在線服務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位工作的自動(dòng)化。

4.2 建立規(guī)范的檔案管理制度

在事業(yè)檔案管理工作中，檔案管理人員需要樹立法制意識(shí)，為檔案管理工作的有效性提供支持。同時(shí)，為了做好檔案管理工作，事業(yè)單位需要重視法律法規(guī)的有關(guān)要求，提高全體員工的法律意識(shí)，確保單位內(nèi)部各項(xiàng)工作都嚴(yán)格按照相關(guān)法律條款執(zhí)行。檔案管理工作在事業(yè)單位的運(yùn)行和發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用，有助于相關(guān)人員了解事業(yè)單位的發(fā)展情況、目前的運(yùn)營(yíng)情況，能夠?qū)ξ磥碛幸粋€(gè)準(zhǔn)確的預(yù)判。因此，事業(yè)單位需要重視檔案建設(shè)和管理工作，制定完善的檔案管理制度，將檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃和年度規(guī)劃的重點(diǎn)內(nèi)容，將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作開展的高效性。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

為了建立高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍，事業(yè)單位需要做好檔案管理人員培訓(xùn)和引進(jìn)工作，聘請(qǐng)更多管理經(jīng)驗(yàn)豐富的專家開展全面、常規(guī)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)工作，并加強(qiáng)對(duì)信息自動(dòng)化技術(shù)操作的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的整體水平。同時(shí)，事業(yè)單位需要鼓勵(lì)檔案管理人員提高自主學(xué)習(xí)能力，做好政治業(yè)務(wù)素養(yǎng)、溝通能力和服務(wù)意識(shí)培訓(xùn)，加大人力資源制度建設(shè)，拓寬優(yōu)秀人才引進(jìn)渠道，提高檔案管理人員的綜合水平。

4.4 創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理工作中的檔案分類和整體工作比較多，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息處理方式已無法滿足新時(shí)期大批量檔案管理的實(shí)際需求，事業(yè)單位需要不斷創(chuàng)新并優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，在實(shí)際檔案管理工作中，引進(jìn)更多先進(jìn)技術(shù)，在確保檔案信息準(zhǔn)確的前提下，延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間。除此之外，事業(yè)單位還需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，尤其要注重以下內(nèi)容：首先，檔案管理人員需要提升自身的信息把握能力，確保信息的有效性，及時(shí)地傳遞檔案信息;其次，引進(jìn)更多先進(jìn)的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，完成計(jì)算機(jī)輔助檔案管理建設(shè)。檔案管理人員需要將所有檔案上傳到計(jì)算機(jī)中，利用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行處理，如聲音、影像和文字等，這樣才能夠使檔案內(nèi)容更加豐富，為人員查閱提供便利;最后，建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，公開未設(shè)置保密屬性的檔案，有助于檔案管理人員獲取更多信息，實(shí)現(xiàn)檔案的充分利用，為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另外，在檔案管理工作過程中，事業(yè)單位需要做好系統(tǒng)安全維護(hù)工作，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，確保每周一次，及時(shí)地進(jìn)行病毒查殺，引進(jìn)多樣化的維護(hù)管理方式，保證系統(tǒng)檔案的安全性。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展中，為了做好事業(yè)單位檔案管理工作，相關(guān)部門需要確保檔案管理工作的真實(shí)性和可靠性，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。同時(shí)，事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，建立規(guī)范的檔案管理制度，引進(jìn)更多高素質(zhì)的檔案管理人才，為事業(yè)單位的改革和發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

【參考文獻(xiàn)】

【1】胡文娟.淺析信息技術(shù)時(shí)代下的事業(yè)單位檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技，2017（18）：25-26.