蕭山：聚焦主責(zé)主業(yè) 強(qiáng)化規(guī)范管理

杭州市蕭山區(qū)檔案館

開展檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)的根本目的是通過夯實(shí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，提高整體業(yè)務(wù)規(guī)范化水平，從而更好地服務(wù)中心、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)群眾。為此，杭州市蕭山區(qū)檔案館把規(guī)范化建設(shè)貫穿基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的全過程，努力實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，強(qiáng)化組織機(jī)制保障

區(qū)檔案館領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評價(jià)，把高水平通過評價(jià)列入年度工作目標(biāo)和行動(dòng)計(jì)劃，并專門成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組。一是組織業(yè)務(wù)科室對評價(jià)辦法所列的4大方面62個(gè)指標(biāo)項(xiàng)逐一進(jìn)行研究，摸清標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上要求加強(qiáng)相關(guān)檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范的學(xué)習(xí)。二是制定業(yè)務(wù)建設(shè)評價(jià)工作方案，列出具體工作任務(wù)，明確整改措施、責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任科室以及完成時(shí)限，并實(shí)行掛圖作戰(zhàn)、倒排工期、對賬銷號。三是在工作推進(jìn)過程中堅(jiān)持定期召開例會(huì)，要求各科室骨干人員輪流匯報(bào)工作進(jìn)展情況和取得的成效，匯報(bào)時(shí)要用數(shù)據(jù)和事例說話，深入剖析存在問題并提出針對性強(qiáng)、切實(shí)可行的解決措施。四是注重各科室的協(xié)同配合，特別是在庫存檔案全面清點(diǎn)、智慧庫房管理系統(tǒng)項(xiàng)目推進(jìn)等工作量較大的工作中，需要主要業(yè)務(wù)科室牽頭、各個(gè)科室抽調(diào)人員參與，保障工作順利推進(jìn)。五是積極爭取財(cái)政支持，強(qiáng)化檔案數(shù)字化、條目校核等工作的資金保障。

堅(jiān)持“收”好，做好檔案收集工作

加強(qiáng)檔案征集工作，不斷豐富館藏資源、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。制定《蕭山區(qū)檔案館收集檔案范圍細(xì)則》，定期開展機(jī)關(guān)、鎮(zhèn)街檔案接收進(jìn)館工作，并根據(jù)機(jī)構(gòu)改革等情況及時(shí)調(diào)整接收單位名冊。在接收過程中注重前端控制，通過進(jìn)館前上門接收指導(dǎo)、檔案網(wǎng)上年檢和“雙隨機(jī)”檔案執(zhí)法檢查等手段，做到提早發(fā)現(xiàn)問題、當(dāng)場聯(lián)系反饋、限期落實(shí)整改，確保新接收進(jìn)館檔案的規(guī)范性；此外做好“三重一特”檔案征集工作。2013年，區(qū)檔案館館藏檔案只有196個(gè)全宗、39.60萬卷（件），到2018年底，館藏已有207個(gè)全宗、55.1萬卷（件），門類包括文書、土地房產(chǎn)、婚姻、戶籍遷移等，其中專業(yè)檔案占館藏檔案總量61%。從2016年起，結(jié)合原檔案著錄規(guī)范及新的《歸檔文件整理規(guī)則》，每年對館藏增量檔案按比例進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)不合格的即予退回，直到整改合格后再進(jìn)行接收。同時(shí)大力推進(jìn)存量數(shù)據(jù)條目質(zhì)檢工程，積極爭取財(cái)政資金實(shí)施條目質(zhì)檢項(xiàng)目，對存量各類目錄數(shù)據(jù)開展全面校對，著力消除著錄不準(zhǔn)確、不規(guī)范等情況，確保館藏檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。到2018年底，完成案卷級、文件級電子目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，館藏各類檔案目錄數(shù)據(jù)394.56萬條，檔案數(shù)字化245.88萬件、計(jì)1000萬頁，全文數(shù)字化率達(dá)90%。

堅(jiān)持“管”好，強(qiáng)化檔案安全管理

規(guī)范檔案管理流程，凡是接收進(jìn)館的檔案，都要經(jīng)過殺毒、消蟲、除塵等步驟，再由專人入庫上架，并登記入冊；每年對已進(jìn)館的檔案進(jìn)行蟲霉檢查，并做好檢查記錄，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。規(guī)范檔案利用流程，建立并完善了檔案查閱利用登記和利用效果登記制度，嚴(yán)格遵照有關(guān)規(guī)定開展檔案查閱利用工作并做好檔案出庫登記，提供檔案借閱要求手續(xù)齊全。有序推進(jìn)檔案開放，按照《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》及國家檔案局有關(guān)開放鑒定的要求，制定《蕭山區(qū)檔案館檔案開放鑒定暫行辦法》，明確開放檔案的期限和范圍，規(guī)范開放檔案的審批、利用流程等；在此基礎(chǔ)上完成對館藏開放檔案的復(fù)審，并依法完成館藏形成時(shí)間為1984年至1988年檔案的開放鑒定工作。規(guī)范檔案統(tǒng)計(jì)流程，2009年、2011年、2014年對館藏檔案資料進(jìn)行了全面清點(diǎn)檢查，2013年開展館藏檔案數(shù)字化以來，每年都對進(jìn)出庫房的各全宗檔案進(jìn)行逐卷逐頁清點(diǎn)檢查。提高風(fēng)險(xiǎn)管控意識、增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控能力，制定《蕭山區(qū)檔案館安全應(yīng)急預(yù)案》，定期開展網(wǎng)絡(luò)安全、備份恢復(fù)和消防安全等各類應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置執(zhí)行能力。

堅(jiān)持“用”好，提高利用服務(wù)成效

圍繞“最多跑一次”改革，推進(jìn)查檔事項(xiàng)下沉，通過浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)一窗受理平臺將館藏婚姻登記、農(nóng)村建房、戶籍遷移等民生檔案查閱下放至鎮(zhèn)街，實(shí)現(xiàn)群眾查檔“就近受理、就近取件”。依托浙江檔案服務(wù)網(wǎng)、浙里辦APP、杭州市檔案館館際協(xié)作平臺，積極提供網(wǎng)上查檔、掌上查檔、跨館查檔等服務(wù)。為提升服務(wù)成效，采取多項(xiàng)便民舉措，如編印《蕭山區(qū)民生檔案查閱指南》、推行預(yù)約查檔，此外還開設(shè)綠色通道，為困難群眾提供上門送檔服務(wù)，不斷提升群眾的滿意度和獲得感。近年來區(qū)檔案館年均查檔總量超過2萬人次，區(qū)市民中心服務(wù)窗口多次被評為紅旗窗口，并被評為2018年度蕭山區(qū)“百佳示范文明窗口”。2018年6月4日《中國檔案報(bào)》頭版刊發(fā)了《默默蘭臺綻芳華——杭州市蕭山區(qū)市民服務(wù)中心檔案窗口為民服務(wù)側(cè)記》，透過5個(gè)普通的事例生動(dòng)展現(xiàn)了檔案查閱窗口為民服務(wù)的縮影。2014年、2016年區(qū)檔案局（館）被評為區(qū)級部門綜合考評優(yōu)秀（滿意）單位，2017年、2018年被評為區(qū)政務(wù)服務(wù)優(yōu)勝單位、蕭山區(qū)“百家示范文明窗口”。立足館藏資源開展檔案編研，先后出版了《蕭山抗日戰(zhàn)爭史話》《蕭山名人家世考》《蕭山民國檔案》等多部編研成果，特別是今年杭州市檔案學(xué)會(huì)公布的15部優(yōu)秀編研作品中，蕭山共有5部獲獎(jiǎng)，其中《蕭山民國檔案》榮獲一等獎(jiǎng)，其他分獲二、三等獎(jiǎng)。利用館藏打造宣教陣地，以重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)為契機(jī)，舉辦了《紀(jì)念抗日戰(zhàn)爭勝利70周年——戰(zhàn)時(shí)蕭山丁村周金浩家族檔案文獻(xiàn)展》《別樣的精彩——迎G20峰會(huì)媒體資料圖片展》等專題展覽，以檔案元素展現(xiàn)社會(huì)記憶，提升檔案文化社會(huì)影響力；舉辦了《奔競不息八千年——蕭山歷史文化檔案展》，充分展示了蕭山悠久的歷史文化，以及改革開放以來取得的成果。2017年區(qū)檔案館先后通過區(qū)社會(huì)科學(xué)普及基地和省級國家綜合檔案館愛國主義教育示范基地驗(yàn)收，2019年被評為區(qū)第二課堂基地。積極拓展新媒體宣傳，與蕭山廣電合作，通過新聞視頻、微信公眾號推送檔案記憶等形式，提高檔案公共服務(wù)發(fā)布、動(dòng)態(tài)信息和應(yīng)用的及時(shí)性和有效性，不斷提升檔案公共服務(wù)的影響力。