淺析新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作的措施

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案資源日益成為一種重要的戰(zhàn)略性資源而受到相關(guān)各方重視，檔案管理工作也被提出了越來越高的要求。筆者結(jié)合自身工作體會(huì)就目前機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題，及對(duì)于改進(jìn)提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的意見，淺顯地談一些思考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；管理；措施

機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，保證機(jī)關(guān)管理和業(yè)務(wù)職能活動(dòng)得以延續(xù)的重要手段。各級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門作為檔案工作體系中最基層、最具體、最普遍的專業(yè)部門， 是同級(jí)檔案館館藏檔案資源的重要源泉，各機(jī)關(guān)檔案室檔案的完整程度、價(jià)值高低、整理質(zhì)量、保管狀況等直接影響到檔案館館藏檔案的資源建設(shè)，影響到國家檔案資源的連續(xù)積累和保護(hù)利用。因此，切實(shí)做好機(jī)關(guān)檔案工作，對(duì)于不斷豐富國家檔案信息資源和維護(hù)黨和國家各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史面貌，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。

一、機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)狀

（一）檔案工作還未引起足夠重視。當(dāng)前，盡管國家層面對(duì)檔案和檔案工作的重視程度越來越高，全社會(huì)檔案意識(shí)越來越趨于自覺，但個(gè)別機(jī)關(guān)仍然存在對(duì)檔案工作不夠重視，有些部門對(duì)檔案法制意識(shí)相對(duì)淡薄，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物給予充分的保證。

（二）檔案管理硬件設(shè)施難以適應(yīng)工作需要。檔案庫房存放空間不充足； 防火、防盜、防潮、防水、防日光及紫外線、防 塵、防污染、防有害生物等設(shè)施設(shè)備配備不齊全，達(dá)不到國家要求的機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。

（三）檔案保管、借閱等各項(xiàng)規(guī)章制度不健全，檔案工作責(zé)任制落實(shí)不到位。缺乏基本的檔案收集、整理、保管、利用、移交制度，不能做到有序科學(xué)地接收、管理和利用。檔案斷層、斷年問題突出。

（四）檔案員兼職過多，精力不足，業(yè)務(wù)水平低。有的機(jī)關(guān)根本沒有落實(shí)專職檔案人員，檔案業(yè)務(wù)工作歸口于機(jī)關(guān)辦公室，工作職責(zé)不明確，檔案管理基本處于癱瘓半癱瘓狀態(tài)；有的單位檔案人員一崗兼多職，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時(shí)間和精力從事檔案管理工作。

上述這些問題的存在，不僅嚴(yán)重滯約了機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展，也影響了檔案工作正常職能的發(fā)揮。機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化開展，既是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)。

二、改進(jìn)和提高機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)采取的措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，是做好檔案工作的關(guān)鍵

機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視、關(guān)心、支持檔案工作，進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作價(jià)值的認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。要把檔案工作納入機(jī)關(guān)工作的重要議事日程，工作任務(wù)再重，檔案工作的重要地位不變。建立一支有分管領(lǐng)導(dǎo)、各科室主管負(fù)責(zé)人、部門檔案員組成的檔案管理隊(duì)伍，切實(shí)做到職責(zé)明確、責(zé)任到人、制度落實(shí)，以便本單位有關(guān)職能科室檔案整理歸檔有章可循，確保本單位檔案管理工作正常開展，形成全方位重視的新格局。橫向比較找差距，縱向比較求發(fā)展，定人員、擠時(shí)間、籌經(jīng)費(fèi)、擂進(jìn)度，促進(jìn)檔案工作上水平、上檔次。

（二）著力建設(shè)，是做好檔案工作的基礎(chǔ)

一方面，按照檔案工作規(guī)范化管理的要求，檔案庫房應(yīng)該堅(jiān)固，并力求逐步做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。要定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。另一方面，強(qiáng)化制度建設(shè)，健全各項(xiàng)規(guī)章制度，堵塞管理漏洞，建立健全立卷與歸檔、利用與借閱、鑒定與銷毀、檔案安全管理、檔案移交、保密管理等制度，嚴(yán)格履行查閱資格審查手續(xù)，有效防范案卷損毀、泄密問題的發(fā)生。最后，各機(jī)關(guān)應(yīng)為檔案部門配備政治上可靠、專業(yè)合格、能夠勝任工作的相應(yīng)數(shù)量的干部。建設(shè)一支既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理方法管理檔案的技能的人才隊(duì)伍。

（三）狠抓管理，是做好檔案工作的核心。

要做好檔案管理工作就必須依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。《中華人民共和國檔案法》經(jīng)過二十多年的發(fā)展，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下來堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?！稒C(jī)關(guān)檔案工作條例》要求各機(jī)關(guān)單位都要因地制宜依法建立健全檔案管理制度，向制度要管理，建立檔案歸檔、保管、保密、利用制度，專職檔案工作人員職責(zé)等一系列檔案基礎(chǔ)管理制度，形成包涵收集、移交、整理、鑒定、保管、利用、編研、開發(fā)等環(huán)節(jié)在內(nèi)的一整套科學(xué)規(guī)范的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)流程。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。要提高檔案員理論與實(shí)際相結(jié)合的運(yùn)用能力，將固有的理論基礎(chǔ)更加靈活和創(chuàng)新地運(yùn)用到實(shí)際工作中去，采取多種多樣的工作模式、豐富工作內(nèi)容，提高檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓其掌握先進(jìn)技術(shù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和摒棄已有的工作弊端，突破和創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率。

提升機(jī)關(guān)檔案工作管理能力是一項(xiàng)充滿挑戰(zhàn)性的任務(wù)。要充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案資源的價(jià)值就應(yīng)直面機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)狀，找出制約機(jī)關(guān)檔案管理工作提升的癥結(jié)所在，然后將改進(jìn)措施落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)中，通過滿足群眾對(duì)檔案信息資源的各種需要來完善機(jī)關(guān)檔案管理的服務(wù)功能，提高機(jī)關(guān)的檔案管理水平，發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案的重要價(jià)值。

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作者簡介：

張艷娟（1979-），女，滿族，河北青龍縣人，大學(xué)本科，青龍滿族自治縣醫(yī)療保障局。