大型科研固投項目文件檔案管理

楊曉瑜 劉楠 張茜 王偉國

摘要：本文結(jié)合《國防科技工業(yè)固投項目檔案工作管理辦法》對固投項目檔案管理工作的要求，分析了一般科研固投項目文件檔案管理存在的問題，以及大型科研固投項目的特點和文件檔案管理工作的難點，并以某大型科學(xué)工程檔案管理工作實踐探索為例，給出了大型科研固投項目文件檔案管理的具體方法，闡述了實際工作中的注意事項，供其他大型科研固定資產(chǎn)投資項目參考。

關(guān)鍵詞：科研項目固定資產(chǎn)投資項目檔案管理

一、大型科研固投項目檔案管理存在問題概述

項目檔案是在項目立項、實施、竣工驗收等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄，是項目建設(shè)全過程的記錄展現(xiàn)，也是項目交付的重要成果。[1]在固投項目建設(shè)過程中形成的檔案資料是國家投入巨資產(chǎn)生的知識成果和無形資產(chǎn)，也是項目投產(chǎn)后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作的重要依據(jù)和基礎(chǔ)資源。[2]2015年10月12日，國防科工局和國家檔案局聯(lián)合出臺了《國防科技工業(yè)固投項目檔案工作管理辦法》（科工計〔2015〕931號），從管理層面、業(yè)務(wù)層面和驗收層面對項目文件檔案工作提出了更加嚴(yán)格、更加具體的要求。

大型科研固投項目，有其科學(xué)研究探索的顯著特征，項目目標(biāo)明確，但實施過程中存在的不確定因素較多，技術(shù)風(fēng)險大，實施周期長，多單位協(xié)作，由此帶來項目的過程性文件檔案非常多，且各過程文件資料與項目建設(shè)結(jié)果存在嚴(yán)格的邏輯關(guān)系。因此，項目文件檔案管理工作顯得尤為重要，如果管理不當(dāng)，將無法有效支撐后續(xù)項目審計、驗收、后評價等工作。

國家層面在對科研固投項目檔案管理總體要求方面比較明確，但各立檔單位在實際操作層面通常存在以下幾個方面的問題：

1.對項目檔案工作的重視程度不夠。項目建設(shè)單位更注重項目建設(shè)的實物成果，對軟性成果重視不夠，對國家和院所關(guān)于項目檔案管理的要求，不能很好地在項目建設(shè)中落實，不易做到檔案工作與項目建設(shè)同步。[3]

2.缺乏對項目文件具體歸檔要求的系統(tǒng)性規(guī)劃。項目參與人員對自己所負(fù)責(zé)的某個具體項目到底歸檔哪些材料不清楚，對歸檔材料有什么要求也不是特別清楚，導(dǎo)致最后僅僅只是形式上的管理，無法保證項目檔案質(zhì)量和對工作的支撐作用。

3.對外協(xié)單位提交的資料缺乏約束和控制。外協(xié)合同中，對文件材料的要求大多形式化，不夠明確、具體，提交的時間上也不夠明確，并且缺乏約束和控制的手段。

4.項目檔案人才隊伍不能很好地滿足項目檔案管理需要。項目檔案人員隊伍配備不足，很多沒有配備專職文件資料管理員，人員隊伍專業(yè)素質(zhì)有待提升，文件資料員缺乏項目文件材料收集、整理方面的專門培訓(xùn)，導(dǎo)致人員不能很好地匹配項目檔案管理需求。

為解決上述問題，本文以某大型科研固投項目為例，總結(jié)項目建設(shè)過程中文件檔案管理的經(jīng)驗和教訓(xùn)，嘗試探索出大型科研固投項目系統(tǒng)性的文件檔案管理方法。

二、案例項目檔案管理總體簡介

某科研項目是一項大型固投項目，也是一項超大型研究型科學(xué)工程，項目總投資數(shù)十億元，建設(shè)周期十余年，該項目共形成檔案1800卷、22338份，在國家級竣工驗收中，順利通過以全檢方式進行的檔案專項驗收。項目文件資料的質(zhì)量和管理情況，在項目招投標(biāo)專項檢查、驗收審計、檔案專項驗收、后評價等工作中起到了關(guān)鍵作用，也贏得了相關(guān)專家的高度好評，體現(xiàn)出了“一流的項目產(chǎn)生一流的文件”，成為中國工程物理研究院科研固投項目檔案管理的典范，該項目2017年獲得了全國質(zhì)量獎卓越項目獎。

三、基于項目實施全流程建立項目文件體系

通過項目的建設(shè)和實踐經(jīng)驗，在項目啟動之初，系統(tǒng)開展項目文件檔案管理策劃，建立基于項目實施全流程的文件體系，是確保項目建設(shè)全過程文件檔案完整性和規(guī)范性的基礎(chǔ)。圖1是項目實施一級流程，圖2是項目文件體系示意圖。

四、規(guī)范項目全過程產(chǎn)生的文件要求

（一）制定文件檔案管理規(guī)范

1.通用要求。項目建設(shè)之初開展項目文件體系建設(shè)的詳細策劃，包括文件編號、名稱、格式、內(nèi)容條款、類別、填寫要求、電子模板甚至封面顏色等細致要求，同時將這些要求延伸至外協(xié)單位，保證了項目眾多任務(wù)承擔(dān)單位提交文件的規(guī)范性和一致性。同時制作文件編制模板和編制說明，便于編寫者使用，也避免文件編寫內(nèi)容偏離文件編制要求。此類規(guī)范包括《文件編制格式要求》《文件編號規(guī)范》《文件歸檔質(zhì)量要求》等。

2.項目實施控制要求。如表1所示，以工程設(shè)計階段的標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)定為例，制定了一系列項目級規(guī)范，確保相關(guān)文件編制質(zhì)量符合要求，管理過程規(guī)范、有效。

（二）編制文件體系表

按照項目建設(shè)流程從項目申請批復(fù)到項目通過驗收，依據(jù)項目成果約定及實施管理要求，對全過程所產(chǎn)生的文件進行梳理和規(guī)劃，明確項目實施過程中必須輸出的文件名稱及基本內(nèi)容要求，形成項目建設(shè)輸出文件體系表，便于操作和使用，為實現(xiàn)項目管理的規(guī)范化、程序化和制度化奠定基礎(chǔ)。[4]具體可根據(jù)項目實際情況，分階段分級編制，也可在過程中逐步完善。以上做法的目的是明確項目實施過程中具體需要產(chǎn)生的文件名稱、基本內(nèi)容和責(zé)任人。

五、檔案全過程組織管理注意事項

（一）專人專事管理

檔案管理是一門獨立的管理學(xué)科，有其獨特的專業(yè)技術(shù)要求，對于大型科研固投項目文件的歸檔管理，必須設(shè)置專人專崗負(fù)責(zé)項目的文件檔案管理，相關(guān)人員必須具備相應(yīng)的檔案管理知識，同時也需要了解一定的科研項目知識，這樣才能更好地與科研人員進行溝通、協(xié)調(diào)，并協(xié)助科研人員完成歸檔前的準(zhǔn)備工作，文件檔案管理的要求才能真正落地。試圖利用“兼職”“閑職”來管好大型科研固投項目的文件檔案，勢必不會取得好的效果。

（二）轉(zhuǎn)變工作模式

文件檔案管理作為一項非?；A(chǔ)的工作，通常不被重視，是典型的“幕后英雄”式的工作類型，由于對文件檔案管理工作本身認(rèn)識的程度和標(biāo)準(zhǔn)不同，工作中難免出現(xiàn)不被理解的情況。如果單純站在管理者的角度，以不符合要求就拒絕歸檔的方式，簡單粗暴地開展工作，很難獲得科研人員的理解和支持；如果以共同協(xié)作的方式，以高度的責(zé)任意識、耐心協(xié)助的態(tài)度，持之以恒的精神，真心實意地幫助科研人員一起來完成文件檔案的歸檔工作，就會取得事半功倍的效果，“用情用心用功”是做好這項工作的制勝法寶。

（三）管理關(guān)口前移

標(biāo)準(zhǔn)和要求制定好了，如果不能很好地實施也無法取得應(yīng)有的效果。管理人員更多地介入、指導(dǎo)、把關(guān)是將項目的要求正確貫徹執(zhí)行下去的重要因素。根據(jù)某大型科研固定投資項目的經(jīng)驗，重要文件在生效前的審查過程中，修改次數(shù)通常在2～4次，不僅內(nèi)容，甚至格式等基本標(biāo)準(zhǔn)化要求也需要反復(fù)修改，工作量非常大。因此，為提高文件編寫和歸檔的效率，需要將管理關(guān)口前移，提前介入，全程指導(dǎo)和把關(guān)，確保文件歸檔一次通過。同時一旦發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時協(xié)助編寫人員處理，避免間隔時間太久后，催辦困難，問題累積。此外，處理完問題后，應(yīng)將相關(guān)文件及時歸檔。

（四）加強外協(xié)文件的控制

科研項目通常外協(xié)工作比重較高，由于涉及單位數(shù)量多，檔案管理能力參差不齊，為提升外協(xié)部分的文件檔案管理，需要加強外協(xié)實施過程、現(xiàn)場作業(yè)活動等過程節(jié)點的記錄，例如對于外協(xié)方的評審意見、作業(yè)方案、計劃等，應(yīng)實行專人定期梳理，及時存檔。必要時項目主管部門可對協(xié)作單位的文件編制、管理工作開展培訓(xùn)，以便統(tǒng)一認(rèn)識和標(biāo)準(zhǔn)，提高文件歸檔質(zhì)量和工作效率。

（五）重視音像資料的歸檔

按照國家和項目主管部門的相關(guān)規(guī)定，項目建設(shè)過程關(guān)鍵歷史活動的照片和音像資料都需要及時保存下來，這是項目建設(shè)的珍貴信息。由于音像資料的獲取具有即時性，錯過后無法彌補，因此，需要管理部門在重大節(jié)點或活動（例如重大合同簽字儀式、關(guān)鍵節(jié)點跟蹤等）過程中，及時跟拍并歸檔。重要音像資料必須備份保存，以防存儲介質(zhì)出現(xiàn)故障而無法修復(fù)。

（六）提前做好驗收準(zhǔn)備

由于大型科研固投項目通常項目體量非常大，因此在項目實施過程中，可按項目實施流程分階段完成項目文件的歸檔工作；根據(jù)實際情況，也可申請分階段對項目檔案開展驗收工作。

為順利完成檔案驗收工作，要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)檔案管理要求，重視驗收前質(zhì)量控制和審核。建設(shè)單位應(yīng)提前組織對項目文件進行自查，對不達標(biāo)的及時提出整改要求，及時整改歸檔，必要時可邀請項目主管單位對項目文件檔案開展預(yù)驗收檢查，提前發(fā)現(xiàn)問題，提前整改，以便確保項目檔案最終驗收一次

通過。[5]

《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（科工辦﹝2007﹞161號）要求，項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一，未經(jīng)項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進行或者通過項目竣工驗收。尤其是對于大型科研固投項目建設(shè)單位而言，項目文件及檔案管理工作是建設(shè)單位一項整體性工作，需高度重視、系統(tǒng)策劃并投入必要的資源。為做好此項工作，必須在項目啟動之初，做好文件檔案管理策劃，細化要求，專人專事，全程參與，與科研人員一起，共同努力，才能順利有效地完成項目文件歸檔和驗收工作，保障項目最終通過主管單位的驗收。

注釋及參考文獻：

[1]侯偉霞.淺析固定資產(chǎn)投資項目檔案的管理[J].中國管理信息化，2012，15（13）：79-81.

[2][3]連平文，倪玲.固定資產(chǎn)投資項目檔案工作中的主要問題與相應(yīng)對策[J].機電兵船檔案，2007（3）：48-50.

[4]賈守斌.軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理問題解析及對策[J].沿海企業(yè)與科技，2012（11）：45-47.

[5]何曉梅.固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收準(zhǔn)備工作解析[J].機電兵船檔案，2009（4）：51-53.

作者單位：中國工程物理研究院激光聚變研究中心