簡(jiǎn)析事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

李周融

【摘要】事業(yè)單位的檔案是事業(yè)單位人員構(gòu)成、工作進(jìn)展和發(fā)展歷程的重要記錄，在人口增長(zhǎng)、經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、信息化技術(shù)改革的今天，事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的問(wèn)題不斷顯現(xiàn)出來(lái)，傳統(tǒng)的工作管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足如今信息量巨大、效率提升的時(shí)代要求，事業(yè)單位的檔案管理人員，需要結(jié)合本單位的實(shí)際情況及檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷探索改革對(duì)策，讓事業(yè)單位的檔案管理工作得到進(jìn)一步提升，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位?檔案管理?問(wèn)題?對(duì)策

事業(yè)單位是指由政府利用國(guó)有資產(chǎn)設(shè)立的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織，是國(guó)家設(shè)置的帶有一定的公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，但不屬于政府機(jī)構(gòu)。事業(yè)單位參與社會(huì)事務(wù)管理，履行管理和服務(wù)職能，其宗旨是為社會(huì)服務(wù)，主要從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)。事業(yè)單位的職能決定了其檔案管理的特點(diǎn)，信息量大、數(shù)據(jù)詳盡、涉及教育、科技、文化、衛(wèi)生等多個(gè)領(lǐng)域，其保存的檔案是與國(guó)計(jì)民生直接相關(guān)的基礎(chǔ)資料，是國(guó)家進(jìn)行政策決策、社會(huì)公益、社會(huì)服務(wù)的信息來(lái)源和基礎(chǔ)。其工作的重要性不言而喻。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

事業(yè)單位的檔案具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性和保密性的特征，在管理工作中，要保證材料的真實(shí)性和權(quán)威性，相關(guān)管理人員要具有專業(yè)的鑒別和整理能力。隨著事業(yè)單位效率的提升，工作量和處理信息數(shù)量的大幅增加，檔案管理工作的總量也隨之增長(zhǎng)，這就很容易暴露出管理工作中的問(wèn)題。另外由于具有保密性質(zhì)的需要，檔案管理工作還容易出現(xiàn)安全性和保密制度的問(wèn)題。

（一）檔案管理制度不規(guī)范

大部分事業(yè)單位并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理制度的重要性，仍然沿用舊有的傳統(tǒng)管理辦法，管理方式缺乏科學(xué)性和合理性。使得工作人員沒(méi)有相關(guān)的管理制度作為依據(jù)，管理無(wú)序、責(zé)任不明，嚴(yán)重影響檔案管理工作的發(fā)展。有些單位簡(jiǎn)單建立了管理制度，但是缺乏監(jiān)管，執(zhí)行力度大大折扣，制度成為紙上談兵，不能落于實(shí)處。

（二）檔案管理信息化發(fā)展落后

傳統(tǒng)的紙制檔案管理模式，在處理大量檔案文件時(shí)顯得非常落后，很多單位還在依靠人力來(lái)完成主要的工作內(nèi)容，缺乏信息化設(shè)備及檔案管理技術(shù)的引進(jìn)，無(wú)法滿足事業(yè)單位發(fā)展的要求，在文件檢索、信息統(tǒng)計(jì)等方面影響了工作效率，造成了人力資本的浪費(fèi)，也影響了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠

事業(yè)單位的檔案管理人員有很多并非檔案管理專業(yè)出身，到崗后也沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，造成檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)匱乏，缺乏管理知識(shí)和責(zé)任意識(shí)，無(wú)法正確的掌握檔案信息的采集、統(tǒng)計(jì)、分析和管理辦法。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在問(wèn)題的對(duì)策

根據(jù)目前事業(yè)單位檔案管理存在的管理制度不規(guī)范、信息化發(fā)展落后、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠的情況，可以采取如下對(duì)策：

（一）建立健全的檔案管理制度

首先事業(yè)單位要對(duì)檔案管理工作的重要性產(chǎn)生充分的認(rèn)知，在單位總體規(guī)劃統(tǒng)籌中，將檔案管理工作列為重要工作之一，積極建立健全的檔案管理制度。各部門(mén)加強(qiáng)交流和配合，將單位的資源充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，建立完善的檔案管理工作流程，并且要求各部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行，建立相關(guān)工作人員的檔案管理意識(shí)。將檔案管理制度落實(shí)到實(shí)處，保證其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和保密性。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化

在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作可以依靠先進(jìn)的信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化信息管理模式的改革，不斷提升信息化技術(shù)的利用范圍。事業(yè)單位要為檔案管理信息化提供充足的資金支持，將完整的檔案資料納入到信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，建立檔案信息庫(kù)，提高檔案資料的利用率。同時(shí)注重信息化安全管理，保證相關(guān)信息系統(tǒng)和服務(wù)器的安全，保證事業(yè)單位的檔案管理信息化工作在安全管理的保護(hù)下快速發(fā)展。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

事業(yè)單位要重視對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求，聘請(qǐng)專業(yè)人才主持工作，提供專業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐方法。另外要重視加強(qiáng)在崗人員的專業(yè)培訓(xùn)、定期考核，培訓(xùn)內(nèi)容以檔案管理方法、政策法律法規(guī)、先進(jìn)的檔案管理流程技術(shù)、檔案信息化技術(shù)等。建立健全的人員考核機(jī)制，與績(jī)效考評(píng)相關(guān)聯(lián)，并且建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，加強(qiáng)人員愛(ài)崗敬業(yè)精神的培養(yǎng)，讓檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)得到進(jìn)一步提升。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作必須引起單位的高度重視，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，要建立健全的檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理信息化、提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，讓事業(yè)單位的檔案管理工作真實(shí)、準(zhǔn)確、安全、高效。為我國(guó)教育、科技、文化、衛(wèi)生等領(lǐng)域的發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

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