多手段助力大事記編寫
——以國(guó)家海洋局東海分局大事記編撰為例

文/國(guó)家海洋局東海信息中心（國(guó)家海洋局東海檔案館） 孫杰

大事記就是按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要記述一定歷史時(shí)期一定范圍內(nèi)（某一地區(qū)、某一單位、某一方面或某一人物）發(fā)生的重大事件、重要活動(dòng)和重要事實(shí)的一種檔案參考資料。它系統(tǒng)扼要地記錄已發(fā)生的歷史事件，揭示重要事件的發(fā)生、發(fā)展過程以及事件之間的關(guān)系。也叫“年表”或“年譜（個(gè)人）”，它是一種特定體裁的書面材料，作為完整的檔案參考資料，一般由題名、正文組成。正文是大事記的核心部分，它是由一條條大事條目組成的，而每一條目又由大事時(shí)間和大事記述兩部分組成。此外，根據(jù)大事記的編寫目的、對(duì)象、篇幅長(zhǎng)短、年限長(zhǎng)短等情況，還可以設(shè)置前言（或編輯說明）、目錄、概況、附錄（包括注釋、材料出處、圖表等），在大事記編撰過程中會(huì)有很多人參與，以東海分局大事記編撰過程為例，事先編寫了實(shí)施方案，事先設(shè)定了選材原則和內(nèi)容，成立了編輯領(lǐng)導(dǎo)小組和編輯組，同時(shí)編輯組各人負(fù)責(zé)各自內(nèi)容，進(jìn)行編寫，這時(shí)候，通過一些方式制定了一些編寫格式方面的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各人工作進(jìn)行約束和協(xié)同，以防止后續(xù)出現(xiàn)五花八門的編撰內(nèi)容和編撰方式，同時(shí)方便了最后編輯出版階段的內(nèi)容合稿和校對(duì)。

一、事先準(zhǔn)備

根據(jù)《國(guó)家海洋局東海分局大事記（2005-2017）編撰方案的通知》規(guī)定，大事記編纂組由8人組成，根據(jù)內(nèi)部分工，每人專門只負(fù)責(zé)1至2個(gè)方面內(nèi)容，各自收集材料摘錄編寫，如果沒有事先的約定，每條信息沒有一個(gè)統(tǒng)一格式的唯一性代碼，最后合稿時(shí)查重查漏將成為一個(gè)大麻煩，所以在編撰組首次會(huì)議上，筆者提出了一個(gè)利用excel制作的統(tǒng)一格式模板。

圖1 東海分局大事記編撰模板

在這之中，編輯組對(duì)每項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行了約定：1.序號(hào)。為流水號(hào)，為編輯組各自編撰時(shí)編寫的流水，方便各自編撰和統(tǒng)計(jì)，單元格格式設(shè)置為常規(guī)。2.年份。為各自編撰年份，如2006年即填寫2006，單元格格式為4位數(shù)字。3.分類。為各自編撰的類目，如第六大類海洋行政管理即編寫為6，方便今后合稿校對(duì)工作，單元格格式設(shè)置為常規(guī)。4.事件號(hào)。為唯一編號(hào)，格式為DH+年份（兩位）+分類代碼（兩位，各自分類）+3位流水號(hào)，對(duì)應(yīng)后續(xù)出處文件命名，唯一、不可更改，該事件號(hào)編寫完成后，無論增刪，均不重復(fù)命名，這樣在征求意見匯總時(shí)，直接對(duì)應(yīng)時(shí)間編號(hào)即可查找內(nèi)容。5.時(shí)間。即大事記正文各條目時(shí)間，該時(shí)間主要用于排序，不作為正文內(nèi)容，如日不明或當(dāng)月綜述事件寫到月末日期，月不明或全年綜述事件寫到年末的日期，單元格格式為日期格式。6.內(nèi)容。即按大事記條目編寫正規(guī)編撰格式填寫內(nèi)容，當(dāng)然，在正式編撰之前直接摘錄文件時(shí)，也填在此處，后期再進(jìn)行修改（如圖2）。7.出處。填寫大事記條目?jī)?nèi)容的出處，填寫檔號(hào)、文號(hào)、出版物名稱均可，建議詳細(xì)填寫文號(hào)、文件名/書名、出版社和日期/公報(bào)名和發(fā)布單位及相關(guān)頁碼，新聞引用的報(bào)紙名稱、版面/電臺(tái)電視播放時(shí)間等信息；有相關(guān)文件的電子憑證按年建立文件夾，按事件號(hào)命名。8.備注。填寫其他要說明的內(nèi)容。9.另外有需要填寫的內(nèi)容可在后面加列填寫，不影響后續(xù)工作。

圖2 內(nèi)容列填寫樣例

二、合稿查重階段

因?yàn)榇笫掠浘幾珒?nèi)容較多，時(shí)間跨度也比較長(zhǎng)，為了編寫方便，部分專題按年建立了sheet表，部分重要專題之下還建立了小專題或者分類，在實(shí)際編寫當(dāng)中各自校對(duì)可通過篩選、排序、全表搜索等方式進(jìn)行自行校對(duì)。經(jīng)過階段性編撰之后，編撰組組織集體通稿，這時(shí)，通過一些合稿、通排的方式，很容易發(fā)現(xiàn)有各自重復(fù)遺漏內(nèi)容，那么通過一些操作之后再返還給各編委進(jìn)行核準(zhǔn)后，再次合并后印發(fā)征求意見稿。主要涉及的操作和好處有:

（一）sheet表合并。合稿時(shí)有一步重要工作是把個(gè)人編撰的內(nèi)容合并到一起進(jìn)行審稿，如果各人編撰時(shí)按年進(jìn)行了區(qū)分，那么最終統(tǒng)稿人手上會(huì)有幾百個(gè)sheet，雖然各自編撰時(shí)比較方便，但是不利于統(tǒng)稿，所以首先要把各個(gè)sheet合并起來。再此處筆者是利用vba進(jìn)行合并。合并主要代碼有：

合并好了之后可以統(tǒng)一排版并設(shè)置一下格式，非常方便，這樣減輕了編撰人員的部分工作，更好地把精力投入到編撰工作當(dāng)中。

（二）內(nèi)容排序和篩選。本文以excel365為例進(jìn)行操作示例。選擇【開始】菜單中的【排序和篩選】，選擇【自定義排序】，并按“時(shí)間”列進(jìn)行排序。

圖4 自定義排序示例

圖5 添加排序主要關(guān)鍵字示例

選擇【添加條件】，增加次要關(guān)鍵字，按下拉箭頭選擇按“分類”列排序，該操作主要是為了審稿方便，提高審稿效率。

圖6 添加次要關(guān)鍵字示例

排序后，可以很容易檢查出各位編輯的一些重復(fù)內(nèi)容，那么通過修改分類列的數(shù)字，將該條內(nèi)容合并交由指定人員處理。同樣，篩選是通過選擇【開始】菜單中的，【排序和篩選】，選擇【篩選】，可按各種條件進(jìn)行篩選，一般常用的是按“分類”列進(jìn)行排序。

圖7 篩選示例

需要注意的是，選擇【篩選】按鈕時(shí)，光標(biāo)應(yīng)選中需要篩選的標(biāo)題行。

三、征求意見階段

圖8 反饋表之內(nèi)容補(bǔ)充示意圖

征求意見稿下發(fā)的同時(shí)也下發(fā)了征求意見反饋表，主要分增、刪、改三類，其中增加的表格需要反饋者填寫類別，而刪、改二項(xiàng)對(duì)應(yīng)填寫事件號(hào)，這樣意見收集回來之后核準(zhǔn)、修改非常方便，修改時(shí)需注意事件號(hào)唯一，增加的條目再新增編號(hào)，不與前期已編的事件號(hào)重復(fù)，也有利于大事記編輯過程中的文檔版本管理。

圖8 反饋表之內(nèi)容刪除示意圖

圖8 反饋表之內(nèi)容修改示意圖

四、排版階段

最終修改完畢并上會(huì)經(jīng)大事記編輯領(lǐng)導(dǎo)小組審核通過后，需要提交文檔給出版社，這時(shí)，同樣通過合并sheet處理后，將內(nèi)容列按年度單獨(dú)貼入word或記事本，粘貼方式選擇為文本，通過簡(jiǎn)單編排之后，即可提交出版社進(jìn)行排版印刷。

圖11 word中粘貼為文本示意圖

五、結(jié)語

日常的工作當(dāng)中不僅有很多規(guī)律和經(jīng)驗(yàn)值得我們?nèi)ッ?，同時(shí)也有很多基本技能值得我們?nèi)ナ炀氄莆?，以excel為例，小小的辦公軟件其實(shí)很多的實(shí)用功能值得我們?cè)谌粘９ぷ髦腥ラ_發(fā)和應(yīng)用，檔案工作很多時(shí)候需要與Excel打交道，所以熟練掌握一些應(yīng)用技巧對(duì)提高工作效率和檔案整理的質(zhì)量尤為重要。本文的示例就是通過事先設(shè)定的規(guī)則，給大事記編輯人員提供編輯模板，使得大事記編撰過程當(dāng)中忙而不亂，與利用word直接編輯相比，excel多了很多強(qiáng)大的對(duì)比、排序功能，能夠在一定程度上減輕大事記編輯們的工作量，當(dāng)然在協(xié)同辦公中我們可以利用excel的協(xié)同辦公能力，如多人在同一個(gè)excel文件中工作，但這并不適合在編書修志過程當(dāng)中的編輯工作，筆者認(rèn)為本文所闡述的方法，是一個(gè)切實(shí)可行的提高編輯效率的方式。