數(shù)據(jù)百變玩轉(zhuǎn)Excel單元格自定義格式

俞木發(fā)

手機號碼自定義分段顯示

平時我們輸入員工手機號碼的時候，為了方便識別經(jīng)常使用分段的形式，不過分段的時候如果手動加入空格，既不方便，也會破壞原來的數(shù)據(jù)形式，所以下面教大家一個設置自定義分段顯示的方法。

選中需要輸入卡號的單元格，右擊選擇“設置單元格格式”，在分類列表中選擇“自定義”，接著在右側類型下輸入“000 00000000”，即將手機號碼分段顯示為類似“1391234 5678”的形式（圖1）。

以后我們再在單元格中輸入手機號，輸入完成后每個號碼就會自動顯示為上述示例的三段式，更方便我們對手機號碼的識別了（圖2）。

數(shù)值單位自定義顯示

日常統(tǒng)計中對于一些較大的數(shù)字，為了方便核查，可以使用自定義的數(shù)值單位進行顯示。假設某張數(shù)值表中銷售額都在十萬以上，此時就可以自定義數(shù)值單位為“萬”，這樣更方便直觀地看到銷售額。

首先選中銷售數(shù)據(jù)列，然后右擊進入單元格自定義設置，在自定義格式中添加一個“01.00，”萬””的類別（注意不合外側中文引號，里面的數(shù)值單位要用半角雙引號標注）。設置完畢，以后我們輸入的銷售數(shù)值就會自動添加上“萬”的單位顯示，查看起來更方便了（圖3）。

需要注意的是，這里單位值“萬”是任意設置的文本，因此在使用這類數(shù)值單位時一定要根據(jù)實際數(shù)值設置，比如可以設置為“十萬”、“百萬”，設置什么就顯示什么。使用同樣的方法可以在數(shù)值前面添加字符，比如在銷售額前添加“華南市場”，將會顯示為“華南市場56萬”的字樣（圖4）。

自設代碼讓數(shù)值轉(zhuǎn)為等級顯示

在對一些數(shù)據(jù)進行考核的時候，我們經(jīng)常要將一定數(shù)值范圍的數(shù)據(jù)歸為某一類別。比如某移動公司將用戶月消費數(shù)據(jù)分成0-50、51-99及100以上三檔，分別將他們定義為普通客戶、中級客戶和VIP客戶，針對不同級別提供不同的服務。當各位客戶的月度消費數(shù)據(jù)匯總后，借助自定義數(shù)據(jù)就可以快速將不同數(shù)據(jù)區(qū)間的用戶轉(zhuǎn)換為上述級別顯示。

選中消費數(shù)據(jù)列，右擊進入單元格自定義設置，在自定義格式中添加下列格式：

[>99]”VIP客戶”;[<50]”普通客戶”：”中級客戶”

這里使用“[]JJ設定條件，語句的寫法類似IF函數(shù)，但是不用考慮什么嵌套（圖5）。

使用上述自定義格式后，原來的數(shù)值就會自動根據(jù)代碼顯示為對應的級別，不過定位到單元格后仍然可以看到實際的數(shù)字，這樣的顯示不會影響原來數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、排序等應用（圖6）。

當然Excel的單元格支持很多代碼，我們可以根據(jù)自己的實際需要使用其他代碼實現(xiàn)更多的自定義，并且這個代碼格式是可以填充或者復制的，比如可以直接下拉進行格式的填充，或者使用格式刷快速進行同類需求數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換（圖7）。

“數(shù)據(jù)變色+箭頭”讓升降更直觀

我們經(jīng)常使用一些數(shù)字來表示趨勢，常見的如使用百分比表示增長率等。不過使用簡單的數(shù)字還是無法直觀地表達趨勢的變化，下面讓我們試試“數(shù)據(jù)變色+箭頭”的方法，讓表達更完美。

這里我們使用上下箭頭來表達增長率，并且將負增長數(shù)字變?yōu)榧t色顯示。首先在任意單元格使用輸入法的特殊符號輸入“↑”和“↓”的形狀，同上進入自定義格式設置后，在自定義格式輸入下列代碼：

[黑色]“↑”同比增加0.00%;[紅色]“↓”同比減少0.00%

這樣當我們在單元格輸入百分比增長率數(shù)值時，正增長率前就會添加黑色向上箭頭和同比增加字樣，反之，負增長率則會以紅色向下箭頭表示，如此一來數(shù)據(jù)就更加直觀明了了（圖8）。