玩轉(zhuǎn)單元格選擇和定位

俞木發(fā)

精準(zhǔn)定位——快速找到符合條件的單元格

在統(tǒng)計數(shù)據(jù)的時候，我們經(jīng)常需要對特定行列的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計排序。比如公司每月都要對銷售額排名前三的員工進(jìn)行獎勵，以下圖所示的銷售數(shù)據(jù)為例，現(xiàn)在每月輸入員工的銷售數(shù)據(jù)后，要將排名前三的數(shù)據(jù)自動同步到A2：C2帶顏色的單元格中（圖1）。

我們首先利用Colum門函數(shù)，在C列中定位前三名數(shù)據(jù)，然后使用Large函數(shù)填充到A2：C2單元格?，F(xiàn)在定位到A2單元格，輸入公式“=LARGE（$C$5：$C$12，COLUMN（A1》”，然后右拉填充到C2即可。由于這里使用公式填充，因此只要員工的銷售數(shù)據(jù)變化，排名就會同步發(fā)生變化，始終選取的都是前三名的數(shù)據(jù)（圖2）。

公式解釋：

使用Colum門函數(shù)在指定列（C2：C12，使用絕對引用）之間獲取銷售數(shù)據(jù)的列號，然后使用Large函數(shù)進(jìn)行排序并填充到指定的單元格。

模糊定位——單元格數(shù)據(jù)查詢

在日常數(shù)據(jù)統(tǒng)計中，我們經(jīng)常需要對不特定的對象進(jìn)行查詢。比如在上述例子中，為了查看某個業(yè)務(wù)員的實際業(yè)績，現(xiàn)在需要制作一個查詢數(shù)據(jù)庫，只要輸入特定員工的姓名就自動列出他的銷售業(yè)績數(shù)據(jù)。對于這類模糊定位，可以借助Match和}ndex函數(shù)實現(xiàn)。

定位到A15單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)驗證→設(shè)置”，在允許列表中選擇“序列”，點(diǎn)擊來源后的按鈕，序列的內(nèi)容選擇“=$B$5：$B$12”，即員工姓名列表的內(nèi)容，這樣通過下拉列表就可以直接選擇需要查詢的員工（圖3）。

返回工作表，定位到B15單元格，輸入公式“=MATCH（A15，$B$5：$B$12，0）”，公式的意思是使用Match函數(shù)根據(jù)A15輸入的內(nèi)容在B5：B1（使用絕對引用）找到員工對應(yīng)的行數(shù)。在C15輸入公式“=INDEX（$C$5：$C$12，B15）”，意思是根據(jù)C15顯示的行數(shù)，找到對應(yīng)函數(shù)的銷售額數(shù)值。這樣當(dāng)我們在A15下拉列表選擇特定員工的姓名時，比如選擇“黃可”，其所處行數(shù)是6（相對B5），對應(yīng)的銷售額為156，如此通過Index函數(shù)就可以輕松進(jìn)行特定數(shù)據(jù)的查詢了（圖4）。

高亮定位——快速顯示指定單元格

為了方便在一堆數(shù)據(jù)中快速找到自己所需的數(shù)據(jù)，我們可以設(shè)置特定的單元格高亮顯示，這樣方便我們一目了然找到所需的數(shù)據(jù)。比如在上述實例中，銷售數(shù)據(jù)還要經(jīng)財務(wù)核算才最終生效，為了方便查看數(shù)據(jù)是否已核算，我們可以利用條件格式對已核算的單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行高亮顯示。

選中A5：D12區(qū)域（如果只要D列單元格高亮，則選擇D5：D12區(qū)域），點(diǎn)擊“添加格式→新建格式規(guī)則”，在規(guī)則列表選中“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，在公式欄輸入“=$D5=”已核算””，點(diǎn)擊“格式”，在打開的窗口中選擇“填充”，將符合條件的單元格填充為“綠色”（圖5）。

如此一來，在A5：D12區(qū)域中，只要我們在D5：D12單元格中輸入“已核算”，那么這列的單元格就會自動被填充為綠色高亮色，這樣數(shù)據(jù)是否核算是不是一目了然了呢（圖6）？

分類定位——隱藏特定單元格

日常操作中，為了方便后續(xù)的輸入，我們在一些工作表中經(jīng)常會預(yù)留很多不連續(xù)的空白行（預(yù)備行不可刪除，以備后續(xù)填充內(nèi)容），現(xiàn)在工作表制作完成后，為了美觀需要隱藏這些空行的顯示（圖7）。

以上借助SpecialCells函數(shù)結(jié)合VBA腳本就可以輕松實現(xiàn)。按Alt+F11鍵啟動VBA編輯器，點(diǎn)擊工具欄中的“插入一模塊”，將下列的代碼粘貼到代碼框，完成后運(yùn)行這個腳本就可以隱藏指定的空行了（圖8）。

寫在最后

單元格作為Excel中最基本的獨(dú)立單元，幾乎所有的操作都是圍繞單元格進(jìn)行的，因此熟悉單元格的選擇和定位可以給我們的日常操作帶來很多的便利。不過由于單元格只是基本獨(dú)立的單元，這些定位函數(shù)也只有基本的應(yīng)用，所以我們應(yīng)該將其和其他函數(shù)結(jié)合起來，這樣才能充分發(fā)揮這些定位函數(shù)的作用。