高職院校檔案管理信息化建設(shè)研究

摘 要：本文分析了高職院校檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，探究了推進高職院校檔案信息化管理的對策，對高職院校檔案管理的信息化建設(shè)具有重要的參考價值。

關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 信息化建設(shè) 對策

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）09-00-01

隨著信息技術(shù)水平飛速發(fā)展，信息化已滲透到社會各個領(lǐng)域，成為我們學(xué)習(xí)與生活的重要手段。信息技術(shù)促進了高職院校教育教學(xué)的迅速發(fā)展，但是高職院校檔案管理的信息化并沒有得到足夠的重視，相對于本科院校來說，高職院校檔案的信息化程度遠遠不夠，成為制約高職院校信息化的重要因素，阻礙了高職院校全面信息化的建設(shè)，因此，在信息爆發(fā)的時代，高職院校檔案管理急需改革，信息化程度亟待提高。

檔案管理信息化建設(shè)就是應(yīng)用信息技術(shù)開發(fā)、管理、生成和利用檔案的過程。檔案是對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是實踐拓展中具有重要價值的信息和資料。檔案作為重要的信息介質(zhì)，為高職院校的發(fā)展和科學(xué)管理提供了保障。高職院校檔案管理的信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實意義。

一、高職檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.高職檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善，信息化程度低

大部分高職院校在檔案管理工作中仍采用人工操作方式，不論是檔案查閱還是相關(guān)數(shù)據(jù)都不能實現(xiàn)智能化的信息存儲，甚至一些高職院校檔案管理室內(nèi)只有電腦和打印機，連必需的掃碼器、錄入機、投影儀等基礎(chǔ)設(shè)備都沒有，更別說專業(yè)的檔案查閱和管理系統(tǒng)之類的軟件了;即使有的高職院校投入了一定資金，購置了基本的設(shè)備，但有調(diào)查顯示，在管理檔案時只是對檔案進行目錄編排、檔案存放等非常基礎(chǔ)的工作，而且沒有與校外實現(xiàn)互聯(lián)，沒有實現(xiàn)信息共享，使用效率差，檔案管理工作仍處于初級階段。

2.高職檔案管理人員信息化水平不高，難以滿足信息化管理的需要

目前高職院校檔案管理人員，大多沒有檔案管理的理論常識，缺乏檔案管理經(jīng)驗，不熟悉信息化管理技術(shù)，缺乏專業(yè)的知識技能培訓(xùn)，與兄弟院校間的業(yè)務(wù)交流也不多。既懂管理，又熟悉信息化技術(shù)的人才非常少。檔案信息化管理人才的缺失，嚴重影響了檔案管理的成效。

3.高職檔案管理體系不完整，未能提供制度上的保障

多數(shù)高職院校沒有認識到信息化檔案建設(shè)的價值和作用，對檔案的信息化建設(shè)還停留在計劃階段，或僅限于設(shè)備的購置，對檔案信息化管理還未構(gòu)成體系，各個職能部門的檔案歸屬各部門管理，缺乏溝通和信息共享，缺乏統(tǒng)一管理的相關(guān)制度和文件，導(dǎo)致在檔案信息化管理工作建設(shè)時，無章可依。高職檔案信息化管理，缺少制度上的保障，難免出現(xiàn)漏洞和差錯;缺乏清晰量化與明確化的指示，導(dǎo)致實際操作中易出現(xiàn)工作責(zé)任相互推諉的情況。

二、推動高職檔案管理信息化建設(shè)的對策

1.加大高職檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

第一，高職院校應(yīng)提高認識，重視檔案管理的信息化建設(shè)，保證專項資金投入。高職院校必須保證檔案管理有足夠的資金投入，并?？顚Ｓ茫瑥亩鵀闄n案資料的信息化存儲和信息共享提供良好的發(fā)展基礎(chǔ);第二，完善相關(guān)硬件設(shè)備。檔案管理的相關(guān)設(shè)備，不只電腦、打印機、掃描儀等基礎(chǔ)的辦公設(shè)備，還應(yīng)具備一定數(shù)量的交換器、服務(wù)器、防火墻等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施，這樣才能保障檔案信息的安全性和檔案工作的效率，使檔案管理信息化建設(shè)工作切實的實施。第三，購置相關(guān)的軟件，搭建網(wǎng)絡(luò)平臺。檔案信息化建設(shè)的軟件通常包括信息處理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)的信息化管理程序和流程等。高職院校在購置軟件過程中，要結(jié)合各自院校檔案管理的具體需求，對軟件公司提出針對性的要求，保證所購置的相關(guān)軟件能滿足本院校的實際需要，具有可操作性和實用性，避免軟件的閑置和資金的浪費。軟件的使用將提高檔案管理的效率。同時，高職院校要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，逐漸實現(xiàn)所有檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，擴大網(wǎng)絡(luò)資源的建設(shè)范圍，實現(xiàn)檔案信息的資源共享。高職學(xué)院檔案的網(wǎng)絡(luò)化、智能化，將推進檔案管理進入一個全新的發(fā)展空間。

2.加強高職檔案管理隊伍建設(shè)，提高管理人員的信息化水平

加強團隊建設(shè)，發(fā)揮團隊在高職檔案管理信息化建設(shè)中的作用，才能使檔案的信息化建設(shè)落到實處，才能從根本上將信息化建設(shè)的進程得以推進。首先，高職院校需引進一些對檔案管理有清楚的理論和實踐操作能力，對于信息的處理非常敏感且快速的綜合性人才，這些人才將引領(lǐng)檔案信息化建設(shè)的迅速推進;第二，加強對原有人員的培訓(xùn)。高職院校應(yīng)兼顧人員的專業(yè)能力和信息化技能，采取線上與線下相結(jié)合的方式，理論與實操相結(jié)合的方式，對現(xiàn)有的人員進行全方位的培訓(xùn)，以提高他們的檔案信息化管理能力和綜合服務(wù)能力，保證檔案管理工作的質(zhì)量。第三，加強對檔案管理人員的安全意識和保密意識的培養(yǎng)。檔案管理人員要注重保護隱私權(quán)和利用權(quán)，防止信息泄露，同時實現(xiàn)檔案資源共享。第四，加強對檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。高職院校可通過崗前培訓(xùn)、溝通協(xié)調(diào)能力培訓(xùn)等類型的培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案人員愛崗敬業(yè)的精神，為學(xué)院師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

3.加快高職檔案管理體系和制度建設(shè)，為信息化建設(shè)的推進提供保障

首先，建立健全檔案信息化建設(shè)管理規(guī)章制度，統(tǒng)一要求、統(tǒng)一管理，實現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化、標準化，確保校園網(wǎng)和相關(guān)檔案系統(tǒng)之間的有效聯(lián)合溝通及信息交換的順利實施。其次，完善對檔案管理人員的考核制度，激發(fā)管理人員的積極性并培養(yǎng)責(zé)任心。考核成果與個人的薪資福利、假期、晉升、進修等機會相匹配，調(diào)動工作人員的自主性。通過健全考核制度，培養(yǎng)態(tài)度端正、業(yè)務(wù)精湛、工作積極的檔案專業(yè)人才。

信息化建設(shè)是高職檔案管理的必然發(fā)展趨勢，高職院校應(yīng)順應(yīng)趨勢，從基礎(chǔ)設(shè)施、隊伍建設(shè)和制度保障等方面推進檔案管理的信息化建設(shè)，加強信息管理和共享，從而實現(xiàn)檔案管理的價值，促進高職院校信息化的全面發(fā)展。

參考文獻

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作者簡介：劉勇，遼寧石化職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理干事，研究方向為檔案管理。