當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)探究

成瑜

摘 要：信息化的應(yīng)用加快了檔案資源的開發(fā)進(jìn)程，有效提升了現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展水平，推動了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。與此同時，在有效儲存檔案信息與文件管理的實(shí)踐操作中，進(jìn)一步促進(jìn)了信息記錄收集、查詢檢索、儲存管理以及人員素質(zhì)等方面的提高，使得檔案管理信息化建設(shè)水平得到了整體性提升。檔案管理信息化有效地保存了機(jī)關(guān)、企（事）業(yè)以及個人在社會活動中所直接形成的具有價值的文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄，完整地記述了人類活動的相關(guān)重要信息，為推動社會發(fā)展奠定了重要的信息儲存基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；信息

一、檔案管理信息化建設(shè)理念確立

檔案信息化就是指在檔案管理實(shí)際工作中，利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)對所記錄的檔案信息進(jìn)行錄入、檢索、管理與開發(fā)等，全面記錄信息存儲的全過程。檔案信息化可達(dá)到為社會發(fā)展提供良好的服務(wù)支撐作用，有效保存人類社會活動在歷史發(fā)展進(jìn)程中的重要信息，具有深遠(yuǎn)意義和重要影響。簡言之，檔案是具有保存價值的文字、音像等形式的歷史記錄，是信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。針對傳統(tǒng)檔案管理方式存在的各種問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。當(dāng)下，檔案管理的發(fā)展也應(yīng)順應(yīng)新形勢的要求，在積極推進(jìn)檔案管理工作中，應(yīng)逐步加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)以信息化建設(shè)為核心。在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，要有效整合和利用信息資源為經(jīng)營管理服務(wù)。充分發(fā)揮對檔案信息的儲存、檢索與管理作用，將檔案管理模式從實(shí)體模式向信息化模式轉(zhuǎn)變，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形態(tài)，形成檔案信息的收集、保管與使用于一體的完整數(shù)字化形態(tài)，使之在信息化的時代下，能夠提供更加有效、方便、快捷的檔案信息服務(wù)機(jī)制。

同時，檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是發(fā)展檔案管理的重要途徑。因此，在檔案管理發(fā)展過程中，要大力提升檔案管理工作人員現(xiàn)代化理念，加強(qiáng)對檔案管理工作人員進(jìn)行定期、全面、系統(tǒng)培訓(xùn)，從源頭提高檔案管理工作人員的管理水平，強(qiáng)化檔案管理工作人員素質(zhì)，健全現(xiàn)代化的檔案保護(hù)與管理技術(shù)相互配套的機(jī)制，進(jìn)而能夠更好地發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的功能與作用。在檔案管理工作實(shí)踐操作中，要加強(qiáng)對檔案管理工作人員科學(xué)技術(shù)水平培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理信息化建設(shè)的人才儲備。一方面，牢固樹立科技進(jìn)步與現(xiàn)代管理理念，提高對檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，使其能夠及時有效地更新檔案管理的知識儲備與技能的熟練程度，充分調(diào)動廣大檔案管理工作人員的積極性，形成良性競爭機(jī)制；另一方面，通過引進(jìn)精通計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和軟件開發(fā)等技能專業(yè)人才，加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)程，使之從源頭上強(qiáng)化現(xiàn)代檔案管理理念，提高檔案管理工作效率，逐步提升檔案管理信息化的建設(shè)，適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展方向與要求，與當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展方向相一致，努力提升檔案管理的發(fā)展步伐。

二、加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫管理與建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)，是以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)的，通過將檔案信息的全部內(nèi)容錄入到電腦等電子設(shè)備中，并按照一定格式形成分門別類的檔案材料，使之形成電子檔案的形式，實(shí)現(xiàn)檔案信息的整理、錄入、分類等有效集合，達(dá)到檔案資源的高度共享，提高檔案管理的工作效率。因此，檔案管理信息化建設(shè)，有效解決了傳統(tǒng)檔案管理的嚴(yán)重弊端，更加安全可靠地保存了檔案信息的完整性，從而為更好地研究檔案材料和開發(fā)檔案資源提供重要的物質(zhì)保障。

檔案管理信息化建設(shè)同樣也離不開對檔案數(shù)據(jù)庫管理的建設(shè)，這是對檔案信息化建設(shè)更深層次的發(fā)展與深入，能夠有效地推動檔案資源的合理存放與相互共享，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案信息存儲，促進(jìn)相關(guān)數(shù)據(jù)資源的整合與聯(lián)動，強(qiáng)化檔案信息之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，為推動檔案管理信息化建設(shè)提供重要的動力支持。因此，檔案管理信息化建設(shè)的工作應(yīng)緊跟時代步伐，應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)裝備，加快提高檔案數(shù)據(jù)庫管理建設(shè)的發(fā)展步伐，努力發(fā)揮檔案管理信息化的處理功效，充分提升檔案信息化發(fā)展水平，使其在檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，加快構(gòu)建現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)庫管理建設(shè)。利用所配備的先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備條件，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計算和檔案數(shù)字化技術(shù)，大力推動檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息全程跟蹤與記錄，確保檔案信息的客觀性與準(zhǔn)確性，使之能夠有效地利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全程監(jiān)控與管理。

在檔案數(shù)據(jù)庫管理的系統(tǒng)中，實(shí)行檔案資源的自動化處理裝置。首先，配備統(tǒng)一的管理設(shè)備，將低質(zhì)量的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，這也就必須依靠網(wǎng)絡(luò)，配備現(xiàn)代信息化設(shè)備。現(xiàn)實(shí)中，實(shí)現(xiàn)計算機(jī)在檔案部門的全覆蓋，采用高容量的儲存載體，運(yùn)用行業(yè)“地面通信骨干網(wǎng)”實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞、交流共享等尤為重要。同時，我們還要通過對檔案信息的收集、整理、查詢、全程跟蹤與記錄，更好地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫管理潛力，努力開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需要，使之為檔案工作發(fā)展注入新鮮活力，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫管理廣泛應(yīng)用，為檔案工作現(xiàn)代化可持續(xù)發(fā)展提供充足的動力保障。 此外，在檔案數(shù)據(jù)庫管理實(shí)踐過程中，應(yīng)充分利用數(shù)據(jù)化檔案信息的優(yōu)點(diǎn)，加快紙質(zhì)檔案的快速轉(zhuǎn)化與分類歸檔，確保電子檔案儲存的品質(zhì)與質(zhì)量，努力構(gòu)建一整套完整的現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)庫管理，使之能夠更加有效地保護(hù)好現(xiàn)存的檔案信息，實(shí)現(xiàn)安全、高效的檔案數(shù)據(jù)庫管理模式，建設(shè)更加強(qiáng)大的數(shù)據(jù)化檔案信息數(shù)據(jù)庫。

三、建立健全檔案管理體制機(jī)制

在檔案管理的發(fā)展進(jìn)程中，健全檔案管理機(jī)制，能夠有效地保存檔案信息的收集、儲存與使用，并以此適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)要求，滿足現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制的健康運(yùn)行，這是檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)在調(diào)控裝置的客觀要求。因此，應(yīng)當(dāng)努力健全檔案管理機(jī)制，嚴(yán)格規(guī)定檔案管理業(yè)務(wù)的技術(shù)流程，使其能夠充分細(xì)化構(gòu)建電子檔案工作的各個環(huán)節(jié)與步驟。在此基礎(chǔ)上，將紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)化成電子檔案，確保電子檔案的安全性與可靠性，使其能夠充分保管好現(xiàn)存的電子檔案，發(fā)揮其功能與效用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的服務(wù)機(jī)制。

在保障機(jī)制上，進(jìn)一步地加強(qiáng)監(jiān)督與檢查力度，利用現(xiàn)代化儀器設(shè)備，做好對文檔病毒查殺以及漏洞檢測等問題，及時處理這些相關(guān)文檔所存在的漏銅，防止信息被篡改、刪除等現(xiàn)象。同時，加強(qiáng)對檔案管理工作人員責(zé)任心培養(yǎng)，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)及時整理與歸類相應(yīng)檔案信息，協(xié)調(diào)各個檔案部門之間的配合，加快整合電子檔案工作，使其能夠有效地提高檔案管理的工作效率，促進(jìn)檔案管理工作能夠高效、合理地運(yùn)行，保證檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

開展標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行的工作流程，應(yīng)當(dāng)通過制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范相應(yīng)的技術(shù)流程，使之能夠完整規(guī)定電子檔案從制定、采錄，以及最后的存貯，都要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，細(xì)化分類各個環(huán)節(jié)與步驟，確保各項(xiàng)工作都能按照規(guī)范的技術(shù)流程進(jìn)行。嚴(yán)格檔案的分類與管理，使其有效發(fā)揮檔案管理工作各個環(huán)節(jié)上的使用效率，落實(shí)嚴(yán)格的監(jiān)督制度和責(zé)任制度，有效保證檔案信息的準(zhǔn)確性，提高檔案信息保管的安全性，從而能更好地實(shí)現(xiàn)檔案資料和信息的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，為檔案管理工作的有效開展提供充足的保障，進(jìn)而更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)制的更加完善與創(chuàng)新。

建立規(guī)范的檔案管理機(jī)制，是檔案管理現(xiàn)代化的客觀提要求。因此，在建立健全檔案管理機(jī)制中，要創(chuàng)新檔案管理制度，健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)關(guān)鍵、規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作和步驟；制定必要的措施，確保電子檔案的完整性；要統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)？范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展進(jìn)程中扮演著十分重要的角色，能夠有效地記錄檔案信息全程，實(shí)現(xiàn)信息資源有效利用與相互共享。因此，在建設(shè)檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步健全有效的檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。在保障信息化建設(shè)以及數(shù)據(jù)安全正常運(yùn)行前提下，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，健全科學(xué)、合理、高效的檔案管理機(jī)制，從而為更好地建設(shè)檔案管理信息化提供助力，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面落實(shí)。