計劃生育檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

司香香

摘要：現(xiàn)階段，隨著社會的不斷進步和經(jīng)濟的快速增長，我國的計生檔案管理工作也在不斷創(chuàng)新，正朝著信息化、科學化和數(shù)字化的趨勢發(fā)展。本文概述了我國計劃生育檔案管理創(chuàng)新的重要性和創(chuàng)新內(nèi)容，分析了計劃生育檔案管理在數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，提出了加強計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效方法，從而為進一步開展好我國計生檔案管理創(chuàng)新工作，提高我國計生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)程度，提供一些理論性參考。

關(guān)鍵詞：計劃生育；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

引言

創(chuàng)新對國家的發(fā)展來說尤為重要，它體現(xiàn)著一個國家的經(jīng)濟與科技發(fā)展水平，體現(xiàn)著國家的綜合實力，對國家的長遠發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，創(chuàng)新還能夠體現(xiàn)國家的綜合國力。計劃生育檔案管理要不斷創(chuàng)新，提高適應(yīng)性，更好地為社會服務(wù)，更好地適應(yīng)未來發(fā)展的社會主義市場環(huán)境。計劃生育檔案管理要更好地為我國計劃生育工作服務(wù)，為計劃生育檔案管理創(chuàng)新研究和數(shù)字檔案分析管理提供強大動力，適應(yīng)數(shù)字化計劃和信息技術(shù)檔案管理發(fā)展的要求，合理解決計劃生育檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字檔案管理存在的問題。

1數(shù)字化應(yīng)用的必要性及優(yōu)勢

1.1數(shù)字化檔案方便快捷

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和城市化進程的加快，人口流動大而頻繁，跨省跨地區(qū)的人口眾多，增加了計劃生育檔案管理的工作量和難度。特別是大量農(nóng)民工離開家鄉(xiāng)謀生，增加了計劃生育管理部門的工作負擔。在農(nóng)村和鄉(xiāng)鎮(zhèn)，只有紙質(zhì)登記記錄，不能保證及時管理。此外，由于管理不善，紙質(zhì)登記處容易受到損害和丟失等問題。其次，由于計劃生育檔案管理項目和內(nèi)容眾多，需要一定的空間和空間進行保存。在環(huán)境、溫度、濕度的影響下，文件容易發(fā)霉變質(zhì)損壞檔案。同時，由于數(shù)量多，急用某一個檔案時候也不容易找到。此外，計劃生育檔案的歸檔要求因地而異，尤其是檔案管理人員的頻繁更換，不同時期的歸檔要求也不盡相同，這造成了檔案工作效率低下，存放方式紛雜。

1.2有效提高管理效率

實施檔案信息管理是提高檔案管理效率的有效手段?？傊瑱n案的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理。實施互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字檔案雙重管理手段，將為計劃生育檔案管理工作提供極大的便利。信息技術(shù)的應(yīng)用促進了計劃生育檔案管理工作的飛速發(fā)展，提高了檔案的質(zhì)量和檔案的規(guī)格，促進了檔案管理內(nèi)部的良性循環(huán)。同時使用數(shù)字化技術(shù)可以減少文件管理人員的工作量，使其更快、更高效的為文件需求的用戶提供方便。

2計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題

2.1檔案管理數(shù)字化建設(shè)資金不足

由于我國是一個發(fā)展中國家，經(jīng)濟條件還相對落后，所以我國各級政府在計生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現(xiàn)階段我國進行計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的最大制約因素，資金不足嚴重限制我國計劃生育檔案信息化管理事業(yè)的進一步發(fā)展。因為檔案管理經(jīng)費少，很多計生檔案管理部門就難以購置先進的數(shù)字化軟硬件設(shè)施，從而難以建設(shè)比較規(guī)范和科學的高性能計劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

2.2數(shù)字化建設(shè)管理工作缺乏統(tǒng)一標準和檔案管理制度

計劃生育檔案管理標準還沒有統(tǒng)一的規(guī)范，尤其在數(shù)字化建設(shè)過程中對檔案管理缺乏系統(tǒng)要求和標準，導致各地的計劃生育數(shù)字化檔案管理工作各自為政，沒有統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理。計劃生育單位管理制度不完善，沒有明確的職責規(guī)定和職能要求，且外調(diào)的工作人員責任意識不強，權(quán)責不明的情況下，對檔案管理的數(shù)量、存儲、使用、保密意識不到位，發(fā)生問題時一般難以找出負責人。

3計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)新策略

3.1加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數(shù)字設(shè)備

在進行計劃生育檔案信息化建設(shè)的過程中，各類軟硬件設(shè)備是建設(shè)基礎(chǔ)和建設(shè)工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數(shù)字軟硬設(shè)備，為更好地開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作提供強大的物質(zhì)保障。

3.2建設(shè)規(guī)范的檔案管理制度，為數(shù)字化建設(shè)提供制度保障

檔案管理部門對計劃生育檔案管理工作制度應(yīng)該加強審視，對以往工作中導致檔案管理工作落實不到位的、存在疏漏的制度進行規(guī)范，并結(jié)合數(shù)字化建設(shè)工作，制定信息化檔案管理的制度，規(guī)范不同崗位人員的管理行為，確保檔案資源的真實性，提高工作效率，為數(shù)字化建設(shè)打下重要基礎(chǔ)。

3.3提高計劃生育檔案管理人員的水平和裝備水平

要定期開展專業(yè)培訓和計劃生育管理，不斷改革計劃生育檔案管理人員，增強計劃生育檔案管理人員的專業(yè)技能和解決問題的能力。就目前而言，我國的計劃生育檔案管理水平還處在落后狀態(tài)，所使用的設(shè)備也存在諸多問題，國家要加強在這方面的資金投入。近年來，互聯(lián)網(wǎng)與計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，使得各行各業(yè)都煥發(fā)出新的生機，計劃生育檔案管理也不例外，計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對計劃生育檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，對提高計劃生育工作效率的檔案管理、建立檔案管理系統(tǒng)起著非常重要的作用。

3.4加強情報監(jiān)控

加強計劃生育檔案的情報監(jiān)控對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數(shù)字化管理過程中，不斷應(yīng)用新的信息模式，建立新型數(shù)據(jù)庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網(wǎng)絡(luò)咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業(yè)道德意識，充分借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機信息技術(shù)等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現(xiàn)計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術(shù)的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展。

3.5做好計生檔案信息的虛擬化工作

計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務(wù)器資源進行集中化管理。通過創(chuàng)建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務(wù)器的管理性能，進而降低檔案信息數(shù)字化管理運行成本。檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統(tǒng)相聯(lián)合，實現(xiàn)本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。在計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，不斷創(chuàng)建規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數(shù)據(jù)虛擬化的實現(xiàn)。簡而言之，現(xiàn)代計算機設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，極大地推動計劃生育檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

結(jié)語

計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化不僅有助于計劃生育檔案管理規(guī)劃的改良和革新，并對我國計劃生育工作的有序開展起到了很大的幫助作用，同時對計劃生育檔案管理工作中存在的問題進行合理的解決，從而促進了計劃生育檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。計劃生育檔案管理人員應(yīng)當努力學習專業(yè)知識和技能，并通過實踐將學習的知識和技能進行應(yīng)用，從而更好地實現(xiàn)檔案信息的有效增值，使得檔案工作能夠發(fā)展迅速。對于檔案管理工作在信息社會中的發(fā)展起到極大的促進作用。計劃生育檔案管理人員應(yīng)當對專業(yè)知識進行應(yīng)用從而對檔案管理系統(tǒng)的增長模式、管理方法、管理優(yōu)勢進行深入的研究和分析，從而做到迅速、準確地為計劃生育檔案管理系統(tǒng)提供有效的數(shù)據(jù)，并為人力資源檔案參考價值和權(quán)威性的提升起到貢獻作用，從而實現(xiàn)檔案信息資源的合理分配，最終提高計劃生育檔案管理的實用價值和檔案管理的工作效率。