電子檔案的優(yōu)劣勢研究

秦偉

摘要：隨著計算機信息技術的發(fā)展和推廣，電子檔案不斷普及，與傳統(tǒng)紙質檔案相比，有著許多傳統(tǒng)紙質檔案無法比擬的優(yōu)勢，同時也存在著一定的弊端需要注意和解決。電子檔案的優(yōu)劣勢成為一項值得檔案從業(yè)人員深入研究的課題。

關鍵詞：電子檔案；優(yōu)勢；問題；研究

一、電子檔案的概念

電子檔案，是指通過電子介質存儲的檔案信息，與傳統(tǒng)紙質檔案相對應，電子檔案是相互關聯(lián)的電子數(shù)據和圖像文件集合。電子檔案的存儲主要以磁盤、光盤、移動存儲等介質為主，在當今云計算時代，電子檔案也可以采用云存儲方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲在硬盤、光盤等物理介質中，也可以存儲在云端的網絡空間。

二、電子檔案的優(yōu)勢

（一）信息傳遞性好

計算機網絡方便了人與人之間的溝通，把世界上不同國度、不同角落從事各類活動的人聯(lián)系在一起。電子檔案的良好傳遞性，解決了以往紙質檔案不方便傳遞的問題，使檔案信息的傳遞不再受紙質檔案“孤本”的限制。電子檔案信息通過網絡既可單向傳播，也可多向分散傳播。電子檔案信息文件成為傳播信息的重要渠道，各類電子信息，包靠檔案信息都可以通過電子文件公布出來，很短時間內便可傳遞到世界上的任何地方，不會受到空間距離的限制。

（二）環(huán)保經濟性好

隨著國家對環(huán)境保護重視程度的不斷提高，電子檔案信息較于傳統(tǒng)紙質檔案更具環(huán)保性。檔案的調閱者可以直接在電子終端上閱讀檔案文件，而不必在紙張上閱讀，這樣對紙張的消耗量少了。電子檔案系統(tǒng)建成后，電子檔案的存儲成本非常低，使電子檔案管理的發(fā)展更經濟和環(huán)保。而有些檔案利用的頻率并不是很多，在這種情況下利用電子檔案系統(tǒng)進行存儲可以節(jié)省大量紙張，也節(jié)省了保存紙質文件的空間。同時，電子檔案的普及也降低了檔案從業(yè)人員的工作量，檔案工作人員不必再耗費大量的時間和精力對紙質檔案進行拆釘、裝訂和搬運傳播。因為電子檔案文件可以無消耗的被重復利用，也避免了對紙質檔案進行保護、避免磨損的問題。

（三）保護原件性

將檔案電子化在網絡計算機的環(huán)境下以電子信息的形式提供檔案給檔案調閱者，因為電子檔案的重復利用是無損耗的，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現(xiàn)象，使檔案的原件不會受損，如此一來電子檔案的利用很好的保護了檔案原件。在此環(huán)境下，電子檔案文件的保護原件性遠遠優(yōu)越于其他形式載體的文件。紙質載體上的信息會隨著利用次數(shù)的增加，紙張載體會越來越損耗，字跡也越來越老化，紙質檔案的原件就很容易受到損失和破壞，但電子檔案卻與紙質檔案不同，不論電子檔案被復制、打印，檔案的文件內容都不會受到損傷，不會對正常的電子檔案的壽命產生任何影響。

三、電子檔案存在的弊端

（一）電子檔案的安全性。電子檔案的存在形式決定了電子檔案在安全性上比傳統(tǒng)紙質檔案存在劣勢。隨著計算機技術的普及，一些不法份子利用非法技術侵襲保存檔案的計算機，計算機中的電子檔案很容易就會被竊取，從而導致電子檔案信息，特別是一些有保密性檔案的信息泄露。所以存儲電子檔案的計算機需要很強的保護措施，包括要注意物理安全、設置高效殺毒程序和網絡防火墻等方面。另外，電子檔案會涉及檔案擁有者的權益方面問題，如檔案文件的公布權、利用者的信息權、文件內容涉及的隱私權等，存在不經所有人授權就拷貝給他人使用的情況。

（二）電子檔案查閱的局限性。電子檔案的閱讀和調取必須通過電子終端設備，這就造成了電子檔案的查閱存在局限性，對于沒有電子終端設備的地方就無法對電子檔案進行查閱。電子檔案的這個特點對比紙質檔案存在明顯劣勢，紙質檔案適合在較廣泛的環(huán)境以廣泛的方式閱讀，無需借助任何特殊設備，方便利用者的閱讀，從這一點看，紙質檔案擁有電子檔案不可替代的優(yōu)勢。

（三）電子檔案的不穩(wěn)定性。電子檔案在利用過程中，由于各些原因其信息內容及載體是不穩(wěn)定的。電子檔案的局限性表現(xiàn)在信息利用過程中，其信息內容是很容易被修改和被破壞的。而紙質檔案是不易被修改的，就算被進行任何修正和篡改也會很容易的識別出來。這些對電子檔案而言，如要修改電子檔案中的內容不僅十分方便，而且也不會留下任何痕跡，對電子檔案的修改可以說是垂手可得又不會留下任何蛛絲馬跡。保存在計算機中的電子檔案會因計算機設備故障，造成電子檔案內容被破壞。電子檔案的載體在保管時也會無意或有意的受到損壞，保存電子檔案的載體，包括u盤、光盤、磁盤一旦收到外界物理損害或強磁的干擾，都會導致檔案內容的丟失和損壞。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，容易對電子檔案的原始性產生懷疑。

四、結語

電子檔案的利用與紙質檔案的利用都有各自的優(yōu)勢和劣勢，二者可以根據各自特點相輔相成、優(yōu)勢互補，雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點，但在當今計算機網絡不斷發(fā)展的情況下給電子檔案的傳遞和利用帶來方便的同時，也帶來了諸如檔案信息丟失、破壞、泄密等問題。為避免出現(xiàn)各類問題，需在電子檔案利用中制定嚴格的電子檔案使用制度，提高檔案從業(yè)人員電子檔案安全保護意識，加強電子檔案信息安全利用的研究和開發(fā)。紙質檔案也擁有電子檔案所沒有的優(yōu)勢特點，但也存在不方便傳播、容易損壞等問題。在檔案工作不斷發(fā)展進步的狀況下，紙質檔案和電子檔案都具有十分重要的作用。目前，最佳解決方案就是紙質檔案和電子檔案共同存在，可將需要保存的紙質檔案在進行歸檔保存的同時，也將此紙質檔案以電子檔案的形式進行保存，日常檔案的調閱以電子檔案為主。這樣，紙質檔案和電子檔案互為備份，解決了檔案損壞和丟失的問題，同時也提高了檔案的可傳播性。