淺談建筑工程竣工資料管理中存在的問題及其改進(jìn)策略

馮丹丹

摘要：本文從建中工程竣工資料的管理特點(diǎn)入手，從資料管理人員的個(gè)人素質(zhì)、資料標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)體制方面論述了如何采取有效措施和辦法提升和彌補(bǔ)當(dāng)今建筑工程竣工資料管理中人員的能力和存在的問題。

關(guān)鍵詞：建筑工程;竣工;資料管理

建筑工程竣工資料管理看似很簡單，但是其實(shí)其工作量之大、工作對象之多、工作要求之高等方面都使資料管理工作呈現(xiàn)出非良好發(fā)展態(tài)勢，要想迅速解決此問題，就要從源頭入手，從根本抓起，建立健全個(gè)人素質(zhì)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及企業(yè)體制。

一、建筑工程竣工資料管理特點(diǎn)

（一）時(shí)間性特點(diǎn)——過渡性

由于建筑工程竣工的時(shí)間性特點(diǎn)，資料管理員的工作職責(zé)在于將尚未投入使用的房屋等建筑物狀態(tài)，轉(zhuǎn)化為具有使用資格的建筑物狀態(tài)。同時(shí)其工作作用也在于對整個(gè)建筑工程各個(gè)部門人員的工作成果進(jìn)行認(rèn)可的過渡階段。建筑工程竣工資料管理者不但需要將各種繁冗復(fù)雜的票據(jù)、圖紙、檢驗(yàn)報(bào)告等資料內(nèi)容進(jìn)行有序的搜集和有效的歸納，成為完整的檔案，還須在必要時(shí)，將完整的竣工階段后的檔案遞交給專門機(jī)關(guān)部門，對整個(gè)建筑施工工程的合法性、合規(guī)性、合理性進(jìn)行驗(yàn)收。

（二）人員性特點(diǎn)——復(fù)合型人才

建筑工程竣工階段的資料管理人員應(yīng)該屬于復(fù)合型人才。對于建筑工程竣工資料管理員來講，由于建筑工程本身的特點(diǎn)要求，應(yīng)該對施工的各個(gè)階段的資料進(jìn)行專業(yè)的搜集和歸納，不但要求其具備檔案員的專業(yè)知識，還需要其懂得建筑工程的基本流程，以及每個(gè)流程所產(chǎn)生的重要資料，還需要其遵守法律法規(guī)規(guī)章政策的要求到導(dǎo)向，及時(shí)的將工作成果匯報(bào)給相關(guān)部門機(jī)構(gòu)。

（三）對象性特點(diǎn)——?jiǎng)討B(tài)性成套化

竣工資料管理方面必須按照一定法律法規(guī)規(guī)章進(jìn)行，如實(shí)地動態(tài)地進(jìn)行追蹤、總結(jié)、歸納、搜集。那么就不可避免的造成資料管理工作搜集資料的重復(fù)性、動態(tài)化。例如，一棟樓竣工后，如果只有建筑專業(yè)資料，那么它一定是不完整和不合法的，一套完整的建筑工程檔案需要多方面的資料搜集，諸如：建筑結(jié)構(gòu)、水供應(yīng)、強(qiáng)弱電處理、設(shè)備規(guī)格型號、外墻材料、埋線方法方案以及裝飾施工方面的資料才算完整。

二、建筑工程竣工資料管理的現(xiàn)狀

（一）資料管理人員個(gè)體問題

1.資料管理人員的專業(yè)化素質(zhì)有待提升

由于建筑工程竣工階段的管理資料具有過渡性特點(diǎn)和動態(tài)成套性特點(diǎn)，所以要求資料管理從業(yè)人員應(yīng)該具備檔案管理常識和能力，同時(shí)，還需要其對建筑工程的流程進(jìn)行一定的了解，能夠?qū)?fù)雜的單據(jù)簡單化，有理有序的進(jìn)行搜集、整理、歸檔、查詢和做好歷史性記載。最后，還需要其對有關(guān)建筑工程的法律、政策、規(guī)章有一定的了解。但是我國現(xiàn)在許多建筑工程資料管理人員只能稱之為資料員，由于其不具備檔案管理常識、對建筑工程施工不了解、同時(shí)對與建筑工程有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章、政策沒有做到及時(shí)的接收和總結(jié)，造成其資料管理工作無章可循，單單的只做資料接收，沒有將這些資料統(tǒng)一歸類、系統(tǒng)性的檢查和整理，使建筑工程竣工時(shí)的資料雜亂、混亂，沒有勝任的能力。[1]

2.資料管理人員人格素質(zhì)有待提高

資料管理人員的人格素質(zhì)也有待提高。例如，我國“營改增”后，許多大型建筑企業(yè)為了規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，將工程項(xiàng)目逐層外包、分包，建筑商們還按照原來的經(jīng)營模式，對于地料的購進(jìn)渠道進(jìn)行就近取材，依舊尋找無證經(jīng)營的銷售個(gè)體工商戶。[2]這就給資料管理人員的工作加大了難度，其無法順利地搜集到“發(fā)票”，使檔案質(zhì)量低劣，不完整，不具備成為合格資料管理員的人格素質(zhì)，違法亂涂、亂寫、亂改票據(jù)信息，以次充好、以假充真。如果出現(xiàn)了這種幾種情況，將會導(dǎo)致建筑施工單位的驗(yàn)收推遲，不利于其以后的健康發(fā)展。

（二）資料本身問題

由于建筑工程本身的特點(diǎn)，其竣工資料往往出現(xiàn)質(zhì)量不佳，甚至資料丟失的情況。因?yàn)橘Y料管理人員的素質(zhì)有待提升，其對法律、法規(guī)、規(guī)章的了解不透徹，往往忽視了看似價(jià)值、額度小，但是在竣工結(jié)構(gòu)報(bào)驗(yàn)的項(xiàng)目支撐證據(jù)搜管不當(dāng)?shù)氖聦?shí)。資料本身還具有復(fù)雜多變的特點(diǎn)，由于施工不能完全按照施工設(shè)計(jì)圖進(jìn)行，后來修補(bǔ)的現(xiàn)象繁多，要想在同一個(gè)時(shí)間段內(nèi)完成很多工作量是不可能的，所以也造成了搜集資料的效率低缺點(diǎn)。而且在資料管理歸檔后，總會有借閱檔案的工作人員，有些工作人員長期不還借閱資料，再加上資料管理員并沒有仔細(xì)做好檔案借閱登記，致使檔案丟失的現(xiàn)象也屢有所聞。[3]如果出現(xiàn)了這種幾種情況，將會導(dǎo)致建筑施工單位的驗(yàn)收推遲，不利于其以后的健康發(fā)展。

（三）建筑單位管理方面的問題

1.尚未設(shè)置專門的資料管理員辦事機(jī)構(gòu)

由于建筑工程施工特點(diǎn)，建筑商們經(jīng)常只建起部分樓盤，縣賺取利潤，然后再建造其他同一地點(diǎn)的樓盤。這就使得資料管理的工作缺乏連續(xù)性，很有可能造成資料員的流失，隨之，資料也發(fā)生缺失，缺乏一定成規(guī)的交接手續(xù)。[4]更加缺乏一個(gè)長時(shí)間辦事機(jī)構(gòu)的辦公室所在點(diǎn)兒。這就為建筑工程本身帶來了不必要的麻煩，建筑商們只看到眼前利益，忽視對其資料整理歸檔，最后造成嚴(yán)重?fù)p失的現(xiàn)象大有人在。

2.傳統(tǒng)管理模式依舊殘存

施工單位的管理不健全，容易導(dǎo)致竣工資料與施工階段的不良對接，不但降低了工作人員的辦事效率，同時(shí)也造成企業(yè)的經(jīng)營利潤無法得到及時(shí)的補(bǔ)給。對于資料管理人員缺乏培訓(xùn)，造成資料管理人員雖有素質(zhì)，但是卻對單個(gè)建筑施工企業(yè)的單據(jù)缺乏標(biāo)準(zhǔn)性了解，哪里少個(gè)字填進(jìn)去就算無效、日期時(shí)間要寫準(zhǔn)確等等，致使資料管理人員搜集的資料都是無效的和尚待承認(rèn)的，在法律效力方面缺乏一定的證據(jù)支撐作用，一旦出現(xiàn)糾紛，給建筑商們帶來了巨大的損失結(jié)果。[5]

除此之外，建筑工程施工單位并未對資料管理人員進(jìn)行有效的激勵(lì)，使得其工作積極性不高，對績效評價(jià)的錯(cuò)誤反饋并沒有仔細(xì)思索原因，造成“再犯”的現(xiàn)象也很多，不利于建筑企業(yè)的成長和壯大。

三、完善建筑工程竣工資料管理問題的對策

（一）優(yōu)化資料管理員的綜合素質(zhì)

對于當(dāng)今建筑施工工程狀況，應(yīng)該從第三個(gè)方面對資料管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行優(yōu)化，首先，要求資料管理人員經(jīng)常參加單位安排的培訓(xùn)，分為外部培訓(xùn)和內(nèi)部培訓(xùn)，檔案管理知識培訓(xùn)和相關(guān)文件法律效力宣傳，以及對建筑工程施工流程進(jìn)行多方面知識多角度的學(xué)習(xí)和掌握。例如，設(shè)計(jì)圖紙的臨時(shí)修改，是必須在圖紙背面進(jìn)行原因標(biāo)記的，而且如果這種設(shè)計(jì)變更與工程規(guī)模、環(huán)境、消防、人防等政府監(jiān)管項(xiàng)目有關(guān)的情況下，必須得到有關(guān)部門的額許可，而且應(yīng)該將許可和設(shè)計(jì)變更的紙質(zhì)版、電子版數(shù)據(jù)一塊裝袋封存。對有關(guān)材料的接收，要讓資料管理人員提高警醒意識，對不合格的材料遞送者的遞送材料不予以接收，或者做手寫的委托權(quán)書情況下才可以接收，如果時(shí)間來不及，還可以通過電話等媒體聯(lián)系方式對遞送者進(jìn)行后期默認(rèn)的跟蹤，不可以隨意收受與材料無關(guān)的人員的遞送材料。其次，增強(qiáng)資料管理員的人格素質(zhì)，這就要求資料管理員不但應(yīng)該積極要求上進(jìn)，而且還應(yīng)該具有愛崗敬業(yè)的精神，永遠(yuǎn)對資料管理工作充滿熱情。例如，對資料管理人員的愛崗敬業(yè)精神進(jìn)行大力宣傳等等。

（二）建立統(tǒng)一可行性的資料標(biāo)準(zhǔn)

對于建筑工程施工單位來講，其資料質(zhì)量很容易質(zhì)疑，急需對其進(jìn)行統(tǒng)一可行的標(biāo)準(zhǔn)制定，才能有序完整的歸檔、排擋。對于竣工階段的資料主要有兩種需要注意的，它們是圖紙會審、聲像資料。（1）圖紙會審方面，應(yīng)該規(guī)定圖紙的變更應(yīng)該注明在原版的施工圖上面，并且使用壽命長得標(biāo)記資料進(jìn)行標(biāo)記，事實(shí)中總有一些資料管理人員不負(fù)責(zé)任，草率的接收檔案袋，對檔案袋里的內(nèi)容不做仔細(xì)觀察就收檔的事件也時(shí)有發(fā)生，資料管理人員應(yīng)該對圖紙變更做以上規(guī)范性的考察才可以歸檔。除此之外，還應(yīng)該將“受控章”以紅色的標(biāo)記蓋在圖紙的空白處，將章不完整和顏色不對的資料通通認(rèn)定為不合格的資料搜集整理。（2）聲像資料方面，對聲像的基本要求在于主題明確、影像清晰、內(nèi)容完整，未經(jīng)裁剪和添加。對于照片和數(shù)據(jù)應(yīng)該規(guī)定嚴(yán)格的內(nèi)容描述，必須有工程名稱、建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位名稱、地點(diǎn)、竣工、開工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結(jié)構(gòu)、層數(shù)、拍攝日期和拍攝人員的姓名。

（三）完善建筑單位資料管理方面的對策

現(xiàn)實(shí)工作中，由于資料管理人員不具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)，導(dǎo)致資料管理方面不利的屢見不鮮。采用何種辦法才能使資料管理人員的綜合素質(zhì)得到有效上升成為了建筑施工單位比較擔(dān)心的問題。本人認(rèn)為建筑施工企業(yè)應(yīng)該與資料管理人員簽訂合同，要求其保證在客觀環(huán)境良好的情況下認(rèn)真、準(zhǔn)確的對竣工有關(guān)資料進(jìn)行搜集和整理，不做違反道德、和工作不允許的事情。

除此之外，為了防止資料丟失，建設(shè)施工單位應(yīng)該采取信息化平臺的建設(shè)和專門部署辦公地點(diǎn)方式方法來提升資料管理的效率和質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，面對當(dāng)今資料管理的弊病百出現(xiàn)象，建筑工程竣工資料管理員肩負(fù)重任，應(yīng)該不斷要求優(yōu)化自身綜合素質(zhì)，規(guī)定檔案的審核標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善建筑單位資料管理方面的體制，使建筑施工竣工時(shí)期的資料檔案管理呈現(xiàn)出健康發(fā)展的態(tài)勢。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃兵.建筑企業(yè)檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：106.

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[3]王向利.新時(shí)期建筑企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策[J].陜西檔案，2017（2）：46-47.

[4]劉愛云.建筑企業(yè)電子檔案管理存在的問題及對策[J].建材發(fā)展導(dǎo)向（下），2017（7）.

[5]姜莉.光伏技術(shù)在檔案館建筑中的應(yīng)用研究[J].檔案學(xué)研究，2017（05）：119-122.