淺議OA系統(tǒng)

任征

摘要：OA系統(tǒng)發(fā)展到今天，從最初的文檔管理發(fā)展成為企業(yè)的信息化中心平臺(tái)，這個(gè)轉(zhuǎn)變理念上說已經(jīng)完成，但從應(yīng)用上來說剛開始，但0A平臺(tái)化時(shí)代已經(jīng)到來。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；VB+ACCESS、DELPHI+PRACLE、PHP+myspl、JAVA+mysql

OA的英文全稱為Office Automation System即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化是面向單位公司的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)，自1985年國(guó)內(nèi)召開第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議推行無紙化辦公后，OA在應(yīng)用內(nèi)容的深度和廣度、IT技術(shù)應(yīng)用等方面都有了新的變化及發(fā)展，成為各單位及公司不可或缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。

一、0A系統(tǒng)的發(fā)展歷史

1、初始階段（1985年-1993年）

以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，日常辦公開始運(yùn)用IT技術(shù)，提高了文件資料管理水平，實(shí)現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理。由于缺乏辦公過程中需要的協(xié)作支持、文檔資料的綜合處理，導(dǎo)致應(yīng)用效果差、范圍小。

2、發(fā)展階段（1993年-2002年）

隨著各單位規(guī)模及業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)展，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展也促進(jìn)了軟件技術(shù)的快速進(jìn)步，為0A的發(fā)展提供了基礎(chǔ)保證。此時(shí)的OA系統(tǒng)主要特點(diǎn)是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會(huì)議管理、制度管理等實(shí)用功能，大大地方便了員工的工作，規(guī)范了組織的管理，提高了運(yùn)營(yíng)的效率。

3、成熟階段

隨著OA應(yīng)用軟件的多年使用，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，越來越多的應(yīng)用都轉(zhuǎn)移到移動(dòng)智能終端，人們漸漸習(xí)慣隨時(shí)隨地在智能終端上工作，0A系統(tǒng)的功能由原來的行政辦公信息服務(wù)，逐步延伸到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)，成為運(yùn)營(yíng)信息化的一個(gè)重要組成部分，企業(yè)的管理員、業(yè)務(wù)員不管置身何地都可以協(xié)同辦公，方便快捷地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各級(jí)組織、本部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工給提供高效的協(xié)作工作平臺(tái)。

至此移動(dòng)0A成為了必然，成為0A應(yīng)用軟件的發(fā)展方向。

二、搭建0A系統(tǒng)平臺(tái)的四項(xiàng)技術(shù)

隨著OA應(yīng)用內(nèi)容不斷擴(kuò)展，其技術(shù)也在進(jìn)一步發(fā)展，由過去的BASIC+文件系統(tǒng)到VB+ACCESS、DELPHI+PRACLE、PHP+myspl、lIAVA+mysql，形成了主流技術(shù)：

1、.net+關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（RDB）技術(shù)

它的辦公平臺(tái)特點(diǎn)是簡(jiǎn)單、靈活、易用，是企業(yè)級(jí)應(yīng)用開發(fā)平臺(tái)，組件眾多，可以搭建個(gè)性化的應(yīng)用，但需要專業(yè)的開發(fā)技術(shù)，且系統(tǒng)開放性差，兼容性不好，所以絕大多數(shù)企業(yè)并不適用。

2、SUN的JAVA+RDB技術(shù)

JAVA（J2EE標(biāo)準(zhǔn)）的優(yōu)勢(shì)是跨平臺(tái)、安全穩(wěn)定、開放性好，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，使得截至2014年市場(chǎng)上主流的OA軟件90%以上采用了JAVA技術(shù)。

3、IBM Lotus Domino技術(shù)

1989年推出了Lotus，以電子郵件、協(xié)同、非結(jié)構(gòu)文檔處理、安全機(jī)制見長(zhǎng)，隨著OA應(yīng)用的內(nèi)容不斷豐富，Domino也顯現(xiàn)了許多弱點(diǎn)，其更擅長(zhǎng)辦公應(yīng)用的支撐，但面對(duì)大量結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)信息處理是明顯不足。

IBM是OA軟件的鼻祖，優(yōu)勢(shì)是安全性和穩(wěn)定性極佳，底層架構(gòu)很健壯；但他有兩個(gè)致命缺陷，一是開放性很差；二是技術(shù)太復(fù)雜，實(shí)施、維護(hù)、二次開發(fā)都需要專業(yè)技術(shù)人員來做，導(dǎo)致成本非常高，所以Domino技術(shù)很難適應(yīng)中國(guó)企業(yè)的需求。

4、Suo基于saas的j2ee服務(wù)

其擅長(zhǎng)業(yè)務(wù)流程、審批流程、與第三方ERP的集成工作，可將企業(yè)的審批流與業(yè)務(wù)流打通，形成報(bào)表體系。

三、0A設(shè)計(jì)需要具備的特性

1、可行性

適合核心需要，滿足主要功能；吻合企業(yè)當(dāng)前的環(huán)境。

2、實(shí)用性、先進(jìn)性

OA系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)，最大限度的增加系統(tǒng)的價(jià)值、吻合各應(yīng)用者的需求，充分考慮今后系統(tǒng)的擴(kuò)展和延伸，同時(shí)也要兼顧成本控制、周期控制等因素，實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。

3、開放性、穩(wěn)定性

開放性使得0A系統(tǒng)與各操作系統(tǒng)、中間件、數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)系統(tǒng)及工具軟件平滑對(duì)接；

穩(wěn)定性確保系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的大量數(shù)據(jù)在一般人為和外部的異常事件發(fā)生時(shí)不會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，而且在系統(tǒng)出現(xiàn)問題后能在短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)且數(shù)據(jù)是完整的。

4、安全性

既要保證信息資源的充分共享，又得注意信息的保護(hù)和隔離。基本包括的措施有：平臺(tái)安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全、容災(zāi)備份、管理安全、密碼策略等。

四、0A系統(tǒng)的應(yīng)用

1、單系統(tǒng)應(yīng)用

如果是信息化起步階段的用戶使用單系統(tǒng)應(yīng)用就可以了。

2、移動(dòng)應(yīng)用

移動(dòng)0A系統(tǒng)，在手機(jī)上課操作辦公功能，而且能夠處理ERP、CRM等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，成為辦公、業(yè)務(wù)一體化移動(dòng)OA軟件。

3、企業(yè)號(hào)0A系統(tǒng)應(yīng)用

各企業(yè)把自己0A系統(tǒng)與微信企業(yè)號(hào)對(duì)接，其優(yōu)勢(shì)為：企業(yè)內(nèi)部溝通簡(jiǎn)易化；流程審批實(shí)現(xiàn)了語音化；實(shí)現(xiàn)了微信端的企業(yè)信息共享。

4、流程互訪

將企業(yè)內(nèi)的業(yè)務(wù)流程和審批流程打通，甚至企業(yè)的審批流程可以調(diào)用業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)中大型企業(yè)信息化的基礎(chǔ)。

五、0^系統(tǒng)的現(xiàn)狀

目前覆蓋面最廣的OA系統(tǒng)有以下特點(diǎn)：

1、一個(gè)平臺(tái)

統(tǒng)一的基礎(chǔ)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)用戶數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理、權(quán)限統(tǒng)一分配、身份統(tǒng)一認(rèn)證

2、兩個(gè)門戶

統(tǒng)一規(guī)劃門戶網(wǎng)站群和協(xié)同辦公平臺(tái)，將外網(wǎng)信息維護(hù)、客戶服務(wù)、互動(dòng)交流和日常工作緊密結(jié)合起來，有效提高工作效率

3、集團(tuán)化管理

應(yīng)用對(duì)象覆蓋多級(jí)機(jī)構(gòu)

4、四大應(yīng)用

工作流程、知識(shí)管理、溝通交流、輔助辦公

六、結(jié)語

隨著OA系統(tǒng)的長(zhǎng)期使用，傳統(tǒng)OA如公文傳遞、人事、寫作等功能己不能滿足企業(yè)的日常辦公需要，很多管理者對(duì)其提出了新的要求，如把有效管理資產(chǎn)、費(fèi)用報(bào)銷流程、視頻會(huì)議等融入0A流程中，并且希望把0A一應(yīng)功能都擴(kuò)展到手機(jī)上，公司管理者可隨時(shí)做出回應(yīng)。OA的作用從行政管理轉(zhuǎn)移到行政、業(yè)務(wù)監(jiān)管，從溝通轉(zhuǎn)移到寫作，從單一應(yīng)用轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)整合。在OA行業(yè)中，一直是需求推動(dòng)技術(shù)的發(fā)展，它的轉(zhuǎn)變是未來企業(yè)發(fā)展的重要需求所致。