企業(yè)電力檔案管理工作的策略探析

袁侃凱

隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部電力檔案管理工作也逐步提上日程，電力檔案是一種信息資 源，它詳細(xì)地記錄了每個(gè)企業(yè)從建立到發(fā)展過程中所有的信息，譬如，企業(yè)數(shù)據(jù)、資料等等，它記錄了一個(gè)企業(yè)的成長歷程，對企業(yè)的發(fā)展和未來發(fā)展趨勢都有著不可代替的借鑒作用，給企業(yè)以啟示。因此，企業(yè)要想做好電力檔案管理工作，就必須對其進(jìn)行重視，改變管理策略，賦之以時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，加以創(chuàng)新，從而為企業(yè)電力檔案管理做好服務(wù)準(zhǔn)備。

一、企業(yè)電力檔案管理工作的必要性

企業(yè)電力檔案是企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中不可缺少的信息資源，也是最為重要的部分。換句話說，企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)劣也直接關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展。因此，對其進(jìn)行管理有特殊的必要性，在管理過程中要做到以下三點(diǎn)才能有效的完成管理工作。首先，在電力檔案管理中，要做好檔案信息建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步，使各個(gè)部門能夠在對接過程中做到信息無誤，提高辦事效率，盡可能快的實(shí)現(xiàn)電力檔案信息的共享;其次，要提高電力信息檔案的數(shù)字化管理的意識，加快電子檔案的建設(shè)步伐，為檔案的查找和歸檔提供方便;第三，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對電力檔案的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)其的網(wǎng)絡(luò)化與信息化。

二、電力檔案管理工作的策略

（一）提高電力檔案管理流程意識

在當(dāng)今信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)電子檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)及時(shí)與現(xiàn)代科技相銜接。相關(guān)工作人員在整理電子檔案的過程中應(yīng)當(dāng)樹立信息化管理理念，不斷優(yōu)化管理流程，盡可能縮短每一流程所需時(shí)間，提高工作效率。優(yōu)化的具體措施可以表現(xiàn)為以下四點(diǎn)：首先，需要將企業(yè)電力檔案工作進(jìn)行細(xì)化，可將工作分為檔案的收集、管理以及利用等方面，方便用時(shí)能夠盡可能快的查詢到;其次，整理電子檔案的管理人員在工作過程中，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定和記錄檔案的接收時(shí)間以及格式要求，以提高查詢檔案的時(shí)效性，方便后續(xù)工作安排;再次，在檔案管理過程中要優(yōu)化數(shù)字化檔案的保存形式及利用方式，便于日后檔案的歸檔、管理和查閱等工作地進(jìn)行;同時(shí)在電子檔案管理開發(fā)的過程中，還應(yīng)當(dāng)注意要明確指出電力檔案的開發(fā)范圍和利用方式;最后，在電力檔案管理過程中還應(yīng)當(dāng)制定出切實(shí)可行的科學(xué)數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這也有利于對日后關(guān)于電子檔案的相關(guān)操作流程進(jìn)行有效的完善，而且它的主要工作內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)包括企業(yè)各個(gè)部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)之間的對接端口設(shè)置，對電子檔案管理接收的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，能夠有效地提升電力檔案的收集、歸檔以及整理工作的效率，提高企業(yè)內(nèi)部的辦事能力，在一定程度上節(jié)約了企業(yè)成本，減少不必要的企業(yè)開支。

（二）提升檔案管理服務(wù)能力

企業(yè)要想在高速發(fā)展的信息時(shí)代取得絕對的優(yōu)勢，就必須做好企業(yè)電子檔案管理相關(guān)人員的管理服務(wù)能力，重視能力的發(fā)展。企業(yè)可選擇通過對檔案管理工作進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，從而有效地提高電子檔案管理的服務(wù)能力。企業(yè)可以從以下三點(diǎn)具體措施出發(fā)，有效提高企業(yè)業(yè)務(wù)能力。首先，企業(yè)的首要任務(wù)是引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備，以此起到優(yōu)化電力檔案管理信息系統(tǒng)的作用，譬如數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、 信息集成技術(shù)等，都可在一定程度上提高電子檔案管理相關(guān)工作的效率和質(zhì)量;其次，培養(yǎng)科研團(tuán)隊(duì)，開發(fā)出新型的電子檔案管理的軟件或工具等，以此來創(chuàng)造出企業(yè)電力檔案管理所需的良好的工作條件，有效地提高電子檔案資料的檢索速度和質(zhì)量管理;最后，企業(yè)在管理發(fā)展過程中，為了防止企業(yè)電力檔案管理的相關(guān)信息資源出現(xiàn)遺漏或丟失現(xiàn)象，企業(yè)還需加強(qiáng)相關(guān)管理人員要做好電子檔案數(shù)據(jù)的信息化工作的部署，以此來擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存空間，防止因檔案管理操作的失誤、計(jì)算機(jī)設(shè)備等問題的出現(xiàn)導(dǎo)致檔案管理的重要相關(guān)信息的散失真實(shí)性或泄露，阻礙了企業(yè)的迅速發(fā)展。

（三）整合電子檔案管理的信息資源

隨著社會(huì)的發(fā)展，能夠?qū)﹄娮訖n案資源進(jìn)行有效的整合對檔案管理是有很大的作用的，能夠有效地節(jié)約企業(yè)資源。因此，在對電力檔案信息進(jìn)行整合的過程中企業(yè)要以處于電子信息時(shí)代為背景，要不斷地加強(qiáng)對檔案的整合流程進(jìn)行必要的完善和健全工作，以此來最大限度地實(shí)現(xiàn)電力檔案管理的作用和價(jià)值，為企業(yè)電力檔案管理的健康以及未來的持續(xù)發(fā)展奠定結(jié)實(shí)的基礎(chǔ)，企業(yè)可從以下三點(diǎn)具體措施發(fā)揮檔案管理的有效作用。首先，電力檔案的相關(guān)管理人員在整合過程中應(yīng)當(dāng)加快實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)之間的有效對接，通過采用OA系統(tǒng)簡化轉(zhuǎn)存流程的方式，可以將企業(yè)的各個(gè)部門之間所產(chǎn)生的資料信息直接轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中來，減少了轉(zhuǎn)存流程，提高了對接效率，為企業(yè)發(fā)展簡化了不必要的工作流程;其次，在電子檔案管理過程中，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)結(jié)合不同項(xiàng)目的特點(diǎn)和企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r，拓展檔案管理的觀念，以便于搜集在非網(wǎng)環(huán)境下所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行有效的處理，完成相關(guān)數(shù)據(jù)和檔案資料的傳輸，有效地保障了電力檔案的數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和有效性;最后，要重點(diǎn)保存相關(guān)視頻、圖片、音頻等文件，防止在檔案管理過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。對于一些廢棄的合同、資料等，企業(yè)檔案管理的相關(guān)人員在銷毀前還應(yīng)當(dāng)提前做好相關(guān)的記錄，避免增重后期企業(yè)不必要的麻煩。

（四）重視檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)

企業(yè)的發(fā)展還需要建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。因?yàn)橹挥胁粩嗟靥岣吖芾砣藛T地綜合素質(zhì)，才能更好地完成企業(yè)管理部門分配的工作任務(wù)，才能更好地做好企業(yè)檔案管理工作。因此企業(yè)電力檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)定期加大對相關(guān)檔案管理人員培訓(xùn)力度，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括檔案學(xué)、檔案管理學(xué)以及文書學(xué)等，從而有效地提高檔案管理地效率和質(zhì)量。同時(shí)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟練掌握檔案標(biāo)引、編研、檢索以及修裱等基本技能，積極開展檔案信息分析和研究工作，從而為檔案使用者提供便利。

三、結(jié)語

可見，電力檔案的管理對企業(yè)的發(fā)展有著不可替代的作用，因此，檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)在管理檔案的過程中采取創(chuàng)新措施，進(jìn)而有效地提升電力檔案管理的質(zhì)量和效率。在快速發(fā)展的信息時(shí)代背景下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案管理的創(chuàng)新，這不僅需要重視管理人才的培養(yǎng)，還需要不斷地引進(jìn)適合經(jīng)濟(jì)發(fā)展的先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)以及企業(yè)電子檔案的管理理念，提高檔案管理流程制定的意識，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高電力檔案管理策略的創(chuàng)新，使其充分應(yīng)用到企業(yè)的電子檔案管理中來。

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