淺析人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作

方潔李婷 李麗萍 糜?xùn)|杰 李樹東

摘 要：近幾年，我國(guó)檔案管理質(zhì)量在不斷地提高，檔案信息化步伐在加快對(duì)檔案管理的要求也在提高，我國(guó)人力資源和社會(huì)保障部門近幾年才組建，服務(wù)對(duì)象涉及面廣，檔案信息資源繁雜，做好人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作，關(guān)系到各類人群的切身利益，要研究好人力資源和社會(huì)保障部門的業(yè)務(wù)涉及內(nèi)容以及存在問題，使檔案管理能夠更好的發(fā)揮作用?；诖?，本文對(duì)人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作進(jìn)行分析，作出以下討論僅供參考。

關(guān)鍵詞：人力資源；社會(huì)保障部；檔案管理

引言

個(gè)人檔案管理是人力資源和社會(huì)保障局持續(xù)性發(fā)展過程中的一項(xiàng)重內(nèi)容，如何實(shí)現(xiàn)高效個(gè)人檔案管理迫在眉睫，必須從不同方面入手深入把握新形勢(shì)下個(gè)人檔案管理內(nèi)涵、特點(diǎn)以及現(xiàn)實(shí)意義，針對(duì)我國(guó)在個(gè)人檔案管理方面提出的新要求以及自身個(gè)人檔案管理工作開展中面臨的各層次問題，通過不同路徑提出行之有效的應(yīng)對(duì)策略，在深化創(chuàng)新過程中保證個(gè)人檔案管理工、作質(zhì)量，有效滿足企事業(yè)單位以及個(gè)人多元化、個(gè)性化檔案客觀需求。

1人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作的重要性

人社檔案管理工作對(duì)社會(huì)與群眾都具有重要價(jià)值。宏觀上看：為人力資源的開發(fā)利用和跨地區(qū)跨行業(yè)流動(dòng)服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展提供五個(gè)險(xiǎn)種多方位和全覆蓋的保障，是人社部門檔案管理工作的重點(diǎn)。微觀上看：人社檔案幾乎涵蓋了個(gè)體的一生，社會(huì)保障檔案記錄了一個(gè)人的生老病死的人生歷程，人力資源檔案記載了一個(gè)人的學(xué)習(xí)、求職和工作經(jīng)歷。在社會(huì)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，我國(guó)逐漸開展檔案管理信息化工作，以此提高檔案管理工作效率，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”戰(zhàn)略的實(shí)施應(yīng)運(yùn)而生。對(duì)于人社部門來說，如何適應(yīng)時(shí)代要求做好檔案管理工作，是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的任務(wù)。

2人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作中存在的問題

2.1各部門間協(xié)調(diào)溝通的不好

人力資源和社會(huì)保障各部門之間缺乏有效的溝通，工作配合不協(xié)調(diào)，如在社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)管理部門的檔案管理里都是退休職工的檔案，而負(fù)責(zé)的工傷、勞動(dòng)能力鑒定的部門，管理的檔案大部分都是在職的在崗位受傷的職工，對(duì)于職業(yè)技能培訓(xùn)和工人技術(shù)考核的管理，也是在職職工，各部門的檔案管理是獨(dú)立的，但是沒有統(tǒng)一的管理體系，容易出現(xiàn)重復(fù)檔案管理，資源達(dá)不到共享，容易造成人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。

2.2檔案管理機(jī)構(gòu)和制度不健全

人力資源和社會(huì)保障部門業(yè)務(wù)量較大，面對(duì)的檔案資料也較多，這就需要檔案管理人員有著良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神對(duì)檔案資料進(jìn)行精心整理，為人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作提供保障。目前，我國(guó)人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理人員比較缺乏，很多單位都是兼職較多，檔案管理機(jī)構(gòu)不全；另外檔案管理規(guī)章制度不全，無法全面有效地對(duì)檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理人員在管理檔案時(shí)沒有依據(jù)可以參考，不能對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化操作，檔案管理質(zhì)量較差。由于檔案管理人員本身能力有限，檔案管理專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，歸檔整檔中容易發(fā)生錯(cuò)誤，檔案管理質(zhì)量不高。

2.3檔案管理的軟件和硬件設(shè)備的相對(duì)缺乏

工欲善其事必先利其器。隨著社會(huì)發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的提升，良好的軟硬件設(shè)施成為人社部門檔案工作順利開展的前提條件。人力資源和社會(huì)保障部門主要負(fù)責(zé)搜集、保存、調(diào)用人力資源和社會(huì)保障檔案。如果能夠采用信息技術(shù)手段提高檔案查閱調(diào)取的工作效率，就能大大節(jié)約時(shí)間。有些地區(qū)的人力資源和社會(huì)保障部門的信息系統(tǒng)和硬件設(shè)備更新的速度相對(duì)較慢，不利于提高檔案管理的工作效率以及檔案管理水平。一方面，人力資源和社會(huì)保障部門需要搜集本地以及外來人員的信息資料，保證自身能夠充分掌握本地的人才結(jié)構(gòu)；另一方面，由于每個(gè)人的就業(yè)和社保信息資料并不是一成不變的，人社檔案管理部門就需要不斷地補(bǔ)充完善資料。比如，人員的就失業(yè)狀態(tài)的變動(dòng)和社保類型、金額、參保年份的變動(dòng)等等。如果檔案管理人員想要做好這些工作，就需要投入大量的時(shí)間與精力。同時(shí)人力資源和社會(huì)保障部門需要為其工作提供一定的資金支持?，F(xiàn)在是信息化社會(huì)，信息更新速度加快，如果不能掌握科學(xué)有效的檔案管理方法，很難高效率地管理好人社檔案。

3解決人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理問題的辦法及措施

3.1完善檔案管理機(jī)構(gòu)和制度建設(shè)

完善檔案管理機(jī)構(gòu)，都要配齊管理人員，來解決檔案管理人員缺乏的問題，合理調(diào)配崗位職責(zé)，明確負(fù)責(zé)人和工作內(nèi)容，使檔案管理有人抓有人管；完善制度建設(shè)，要根據(jù)人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)檔案的各項(xiàng)管理制度要進(jìn)行完善，并建立健全考核機(jī)制的實(shí)施，通過實(shí)施績(jī)效和獎(jiǎng)罰考核，激發(fā)管理人員的工作積極性，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和效率的提高。

3.2.科學(xué)開展宣傳教育工作，提升管理與服務(wù)意識(shí)

在管理發(fā)展過程中，人力資源和社會(huì)保障局領(lǐng)導(dǎo)者要多層次把握開展的個(gè)人檔案管理工作，從思想以及行為方面重新認(rèn)識(shí)，將個(gè)人檔案管理和內(nèi)部其他各層次業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，將個(gè)人檔案管理融入到日常各方面工作規(guī)劃中，包括部門目標(biāo)管理考核等方面。領(lǐng)導(dǎo)者要巧用現(xiàn)代化宣傳以及教育載體，在內(nèi)部不同崗位工作人員中實(shí)時(shí)科學(xué)開展宣傳教育工作，有效宣傳當(dāng)下個(gè)人檔案管理方針政策、法律法規(guī)、內(nèi)涵特征、目的要求、現(xiàn)實(shí)意義等，針對(duì)不同崗位職工綜合水平高低、知識(shí)年齡結(jié)構(gòu)層次等，對(duì)其進(jìn)行合理層次化、系統(tǒng)化教育，使其在學(xué)習(xí)法律法規(guī)、理論知識(shí)等過程中深刻認(rèn)識(shí)個(gè)人檔案管理并提升管理與服務(wù)意識(shí)，積極、主動(dòng)融入到開展的各項(xiàng)個(gè)人檔案管理工作中，在工作實(shí)踐過程中高效管理個(gè)人檔案資源并為企事業(yè)單位乃至個(gè)人提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，從源頭上提升檔案資源利用效率。

3.3人社檔案管理的信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理方法的封閉性較高。為了適應(yīng)時(shí)代和群眾需要，人力資源和社會(huì)保障部門不應(yīng)固守于傳統(tǒng)的檔案管理方法，而是著眼于當(dāng)代的檔案管理模式，人社檔案管理部門需要做好檔案管理的信息化建設(shè)工作。這樣，不僅可以節(jié)約人力、物力、財(cái)力等成本，而且能夠提高檔案服務(wù)水平。人社檔案管理部門需要應(yīng)用信息技術(shù)，更好地規(guī)范檔案管理流程，保證工作人員工作質(zhì)量。再次，爭(zhēng)取各地區(qū)之間充分進(jìn)行人社檔案的資源共享，加強(qiáng)各地區(qū)、各險(xiǎn)種之間的溝通與交流，以此確保檔案的完善和科學(xué)化管理。最后，需要加大力量研發(fā)一個(gè)統(tǒng)一的人社檔案系統(tǒng)平臺(tái)，人力資源檔案與社保檔案加強(qiáng)信息融合，避免冗余重復(fù)，確保檔案信息的詳實(shí)安全和查詢使用的方便高效?？偠灾肆Y源和社會(huì)保障部門需要加快檔案的信息化進(jìn)程，提升檔案管理的智慧化與科技化。

結(jié)束語

總之，人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理雖繁雜，但也要整合資源，將檔案管理統(tǒng)一納入部門整體規(guī)劃，通過完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，逐步使人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理提檔升級(jí)，滿足社會(huì)發(fā)展的要求。

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