我國社交媒體文件歸檔范圍研究

于釗 門翔 侯智洋 王文玫

摘 要

近年社交媒體平臺興起，產(chǎn)生大量信息，哪些信息具備文件屬性應(yīng)被歸檔保存是目前亟需解決的難題，應(yīng)盡快界定社交媒體文件的歸檔范圍。提出界定社交媒體文件歸檔范圍的重要性;列舉英、美、澳三國關(guān)于社交媒體文件的歸檔范圍和相關(guān)政策;對“海洋中國”上推送的所有信息一一進行梳理，統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù);從信息性質(zhì)、信息內(nèi)容、信息形成方式和信息形式四個維度對推送過的全部信息進行分類;結(jié)合國外歸檔經(jīng)驗和研究實踐從以上四個維度分別界定社交媒體文件的歸檔范圍;闡述其他需要歸檔的相關(guān)文件類別。

關(guān)鍵詞

社交媒體文件 歸檔范圍 信息 海洋中國

Abstract The rise of social media platforms in recent years has generated a lot of information. It is an urgent problem to solve which information has file property to be archived. The scope of social media documents Archiving in China should be defined as soon as possible. Propose the importance of defining the scope of social media documents Archiving. List the scope and relevant policies of social media documents Archiving in Britain，the United States and Australia. The information on the "ocean China" is sorted out one by one，and related data are collected. All information that has been pushed is classified from the four dimensions of information nature，information content，information formation mode and information form. According to foreign archiving experience and research practice，the archiving scope of social media documents is defined from the above four dimensions. Describe other related document categories should be archived.

Keyword Social media documents; the scope of archiving; Information; Marine China

社交媒體是建立在Web2.0理念與技術(shù)基礎(chǔ)之上的、允許用戶創(chuàng)造與交換自生產(chǎn)內(nèi)容的一系列基于互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用程序[1]99。近年來，各類社交媒體如雨后春筍般涌現(xiàn)出來，如微信、微博、直播平臺、博客、論壇、QQ空間、社交網(wǎng)站等，各類信息的傳播途徑不再受載體、形式等方面的限制，社交媒體已逐漸成為發(fā)布信息的重要途徑，是開展工作的新興平臺和重要窗口。社交媒體平臺發(fā)布的信息是否具備文件的屬性，是否能夠被作為文件進行安全、高效的歸檔保存和管理，是目前亟需解決的難題，界定社交媒體文件的歸檔范圍是首先需要解決的問題。需要歸檔的社交媒體文件應(yīng)該具有長期或永久保存價值，哪些信息應(yīng)該歸檔，哪些信息不必歸檔，哪些信息應(yīng)該選擇性歸檔，都需要明確，需要制定詳細的歸檔范圍來指導(dǎo)實際工作。

一、國外社交媒體文件歸檔范圍概述

英國國家檔案館直接參與政府社交媒體文件的歸檔活動，英國國家檔案館的政務(wù)社交媒體歸檔范圍只包括Twitter和Youtube兩個平臺。2014年，英國國家檔案館發(fā)布了第一批可在線利用的社交媒體檔案，主要包括英國中央政府及直屬機構(gòu)發(fā)布的信息、2012年倫敦奧運會及殘奧會官方平臺發(fā)布的推文、政府機構(gòu)的視頻庫、2012年奧運會與殘奧會的視頻庫。轉(zhuǎn)發(fā)的推文、對推文的回復(fù)和對話、非政府機構(gòu)平臺及超出規(guī)定網(wǎng)域范圍內(nèi)的資料都不歸檔[2]。Youtube上歸檔與政府職能相關(guān)的視頻信息。檔案館只歸檔政府擁有版權(quán)的社交媒體內(nèi)容[3]101。

美國不同機構(gòu)的社交媒體文件歸檔政策并不一致，各機構(gòu)根據(jù)自己社交媒體應(yīng)用的情況，側(cè)重點有所不同。美國國家檔案與文件管理署（NARA）提出4個問題幫助確定范圍，滿足一個即可，即機構(gòu)是否應(yīng)用這一工具表述該機構(gòu)的官方信息;內(nèi)容是否包含該機構(gòu)政策、職能的相關(guān)證據(jù);機構(gòu)對這些信息是否還有事務(wù)性需求，內(nèi)容是否只存在于社交媒體平臺上[4]53。NARA制定的《利用WEB2.0和社交媒體網(wǎng)站的行為準(zhǔn)則及內(nèi)容管理責(zé)任（NARA指南831-2）》規(guī)定，臨時記錄不必保存[5]120。美國疾控中心制定的《疾控中心社交媒體工具、指南及最佳實踐》《Twitter指南及最佳實踐》《Facebook指南及最佳實踐》中規(guī)定，評論需要納入歸檔范圍。美國農(nóng)業(yè)部制定的《新媒體的角色、責(zé)任及權(quán)力》規(guī)定，歸檔的內(nèi)容必須是由新媒體平臺形成或發(fā)表的原始的或獨特的內(nèi)容。例如，公共評論或個人代表機構(gòu)發(fā)表的信息[6]120。

澳大利亞國家檔案館于2010年發(fā)布報告《社交媒體文件：聯(lián)邦文件的另一種形式》，詳細闡述了需要捕獲歸檔的社交媒體交互信息的范圍，并指出是否保存社交媒體文件應(yīng)取決于其對組織業(yè)務(wù)活動的價值[7]22。澳大利亞國家檔案館提出4個問題幫助確定范圍，即是否反映機構(gòu)業(yè)務(wù)活動的軌跡;社交媒體內(nèi)容是否需要在文件管理系統(tǒng)中保存;相關(guān)內(nèi)容是否已經(jīng)保存過;誰擁有該內(nèi)容[8]53。此外還要求，所捕獲的社交媒體文件為發(fā)布在社交媒體平臺上的最終版本[9]42。

由上可見，英國、美國、澳大利亞都已經(jīng)對社交媒體文件需要捕獲的范圍作了明確的規(guī)定，這三個國家所規(guī)定的歸檔范圍不盡相同，也并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。我們應(yīng)該根據(jù)社交媒體平臺的情況、業(yè)務(wù)職能、發(fā)布信息的情況等綜合考慮社交媒體文件的歸檔范圍。

二、“海洋中國”微信平臺信息分布和分類

發(fā)布海洋信息的平臺已不再局限于網(wǎng)站，更多向微信、微博、直播平臺延伸，在這些社交媒體平臺中，通過微信、微博發(fā)布信息的比例較高，微信公眾號能夠更加有效地將文字、音視頻、圖片等形式整合起來，傾向于發(fā)布信息，微博更傾向于互動交流，微信平臺比其他專門做音視頻的平臺信息形式更多元，近幾年也涌現(xiàn)出一批具有一定影響力的微信公眾號，例如“海洋中國”“觀滄海”“主流媒體看海洋”等賬號，因此我們選擇發(fā)展較為成熟的微信平臺來研究社交媒體文件歸檔范圍。

“海洋中國”是由國家海洋局宣傳教育中心主辦的微信公眾號，是面向全社會公眾宣傳海洋事業(yè)、講述海洋故事、普及海洋知識和傳播海洋文化的重要平臺。該公眾號發(fā)布的信息原創(chuàng)率較高，內(nèi)容涉及范圍較廣，類型豐富，形式多樣，符合本研究的需求，故選擇該微信平臺來研究社交媒體文件的歸檔范圍。

1.“海洋中國”微信平臺上的信息分布情況。我們對“海洋中國”微信平臺上推送過的所有信息從內(nèi)容、性質(zhì)、形成方式形式上進行一一梳理，統(tǒng)計出截至2018年11月底，“海洋中國”共推送120篇。其中與海洋工作相關(guān)的119篇，與海洋工作完全無關(guān)的僅1篇，與海洋工作相關(guān)的信息內(nèi)容分布情況如表1，共涉及海洋人物、海洋文化、業(yè)務(wù)工作等15個方面內(nèi)容。發(fā)布信息的性質(zhì)分布情況如圖1，可看出原創(chuàng)類信息數(shù)量最多，占據(jù)近半數(shù)比例，整編類和轉(zhuǎn)載類比重相當(dāng)。發(fā)布信息的形式分布情況如圖2，純文字形式僅3篇;文字配以圖片形式數(shù)量最多，占半數(shù)以上;帶有多媒體、鏈接、二維碼等新形式也占有相當(dāng)大的比重。此外，發(fā)布的120篇中有41篇帶有精選的用戶留言，部分留言被公眾號回復(fù)，可見留言和回復(fù)是一種不可忽視的內(nèi)容。

2.“海洋中國”微信平臺上信息分類?！昂Ｑ笾袊鄙系男畔?，可以從四個維度進行分類。

（1）按信息性質(zhì)分類，分為原創(chuàng)類、轉(zhuǎn)載類、整編類。原創(chuàng)類是指只在“海洋中國”微信公眾號上發(fā)布、未在其他任何平臺或公眾號發(fā)表過的信息，內(nèi)容具有唯一性。轉(zhuǎn)載類是指轉(zhuǎn)載自其他平臺或公眾號上的信息，內(nèi)容不經(jīng)過任何加工處理，完全照搬。整編類有兩種情況，一是指部分內(nèi)容原創(chuàng)，部分內(nèi)容非原創(chuàng)，但內(nèi)容經(jīng)過了整合、編輯。例如，推送的《〈走向大洋〉系列片之第四集〈海底來客〉》一文中，視頻內(nèi)容是CCTV中文國際頻道《走遍中國》欄目的原創(chuàng)產(chǎn)品，除視頻內(nèi)容外，文章中還介紹了中國大洋科考工作的背景、系列片的內(nèi)容概要等，這一部分屬于原創(chuàng)內(nèi)容，文章從整體來看在內(nèi)容與形式上具有唯一性;二是指信息內(nèi)容都是轉(zhuǎn)自其他平臺或公眾號等媒介，但是內(nèi)容經(jīng)過了重新整理、匯編。例如，推送的一篇題名為《關(guān)于“海洋”，十九大報告這樣說》的文章，該文章將十九大報告中所有涉及“海洋”內(nèi)容的部分單獨摘錄出來，單從內(nèi)容上來說并非該公眾號的原創(chuàng)產(chǎn)品，但是其將十九大報告中涉及“海洋”的部分整合、重新編輯，從形式上來講，它依然是獨一無二的。我們將發(fā)布于“海洋中國”上非原創(chuàng)類文章與發(fā)布于其他平臺上的文章內(nèi)容作了比對，確定哪些屬于轉(zhuǎn)載類，哪些屬于整編類。轉(zhuǎn)載類的文章均轉(zhuǎn)載自其他涉海媒介，有報紙、網(wǎng)站、期刊、其他微信公眾號等，整編類文章的來源則較為廣泛。

（2）按信息內(nèi)容分類，包括與海洋工作有關(guān)的信息和與海洋工作無關(guān)的信息。其中與海洋工作有關(guān)的信息大致有以下幾個方面內(nèi)容：國家海洋局宣教中心日常業(yè)務(wù)工作，如主持舉辦各項活動的宣傳、報道，單位內(nèi)部組織的活動等;國家或地方海洋工作、海洋事件、海洋方針政策等，如建設(shè)海洋強國、大洋科考、極地科考、維權(quán)執(zhí)法等;海洋人物、科學(xué)文化教育宣傳、海洋科普，如歷屆“年度海洋人物”故事精彩回放、海洋人物的報告文學(xué)連載、全國海洋意識教育基地系列宣傳、海洋知識、探秘海洋生物等。

（3）按信息形成方式分類，分為發(fā)布和產(chǎn)生兩種方式。發(fā)布是指微信平臺上直接推送出來的內(nèi)容，是微信平臺上信息形成的主要方式;產(chǎn)生是指在微信平臺上產(chǎn)生的內(nèi)容，包括留言和回復(fù)，其中留言產(chǎn)生主體是用戶，回復(fù)產(chǎn)生主體則是公眾號本身。“海洋中國”上帶有精選留言的文章占據(jù)三成左右，從用戶的留言內(nèi)容來看，大部分與當(dāng)篇主題內(nèi)容有關(guān)，小部分無關(guān)，公眾號挑選了部分留言予以回復(fù)。微信平臺上發(fā)布的信息內(nèi)容是主體成分，但留言和回復(fù)也是該信息的重要組成部分，在一定程度上反映了該篇文章的價值、受歡迎程度，是與用戶交互的結(jié)果。

（4）按信息形式分類，即發(fā)布信息的方式，有文字、圖片、視頻、音頻、鏈接、PPT、二維碼等。“海洋中國”上以純文字方式發(fā)布的信息內(nèi)容非常少，基本都采用組合的方式，除文字外，帶有多媒體、鏈接等，整體內(nèi)容非常多元。例如，平臺推送的首篇文章“大家好，我叫海洋中國”中，采用了文字、圖片、音頻、視頻結(jié)合的方式，向用戶全方位、立體地呈現(xiàn)了所要表述的核心內(nèi)容。

三、社交媒體文件歸檔范圍

結(jié)合英、美、澳三國社交媒體文件歸檔的工作經(jīng)驗和對國內(nèi)微信、微博等社交媒體產(chǎn)生的信息調(diào)研分析，找出關(guān)于界定歸檔范圍的共性問題，我們從發(fā)布信息的性質(zhì)、內(nèi)容、形成方式、形式四個維度來分別界定社交媒體文件的歸檔范圍。

從信息性質(zhì)上來說，原創(chuàng)類信息，包含了信息形成者的創(chuàng)作勞動，在其他任何渠道、任何平臺上都找不到重復(fù)信息，這類信息具有非常高的保存利用價值，應(yīng)該歸檔。整編類信息，部分內(nèi)容雖然與其他平臺上的內(nèi)容重復(fù)，但從整體看，內(nèi)容經(jīng)過了組合、匯編、重新整理、編輯等過程，且此類信息的整體構(gòu)成形式是獨一無二的，具有較高的保存利用價值，應(yīng)該歸檔。而轉(zhuǎn)載類信息，產(chǎn)生并發(fā)布于其他平臺或公眾號，不具有原始性，雖然也反映了本機構(gòu)的工作關(guān)注點、工作方向，但信息形成主體并非本機構(gòu)，重復(fù)的信息保存價值不高，如果轉(zhuǎn)載的信息產(chǎn)生于本機構(gòu)的其他信息發(fā)布平臺，也應(yīng)在其他平臺上歸檔，因此轉(zhuǎn)載類信息不納入歸檔范圍。

從信息內(nèi)容上來說，與本機構(gòu)業(yè)務(wù)工作相關(guān)的信息需要歸檔，因為它反映了該機構(gòu)的日常工作;其他與該機構(gòu)從事的行業(yè)緊密相關(guān)的信息應(yīng)該歸檔，反映該機構(gòu)的工作傾向和重點涉足領(lǐng)域;涉及本機構(gòu)的文化、宣傳、教育等方面的信息也應(yīng)當(dāng)歸檔。與本機構(gòu)的日常工作、業(yè)務(wù)方向完全不相關(guān)的內(nèi)容，可視內(nèi)容重要性、價值、影響力、付出的創(chuàng)作勞動綜合考量，選擇性歸檔。

從信息形成方式上來說，直接發(fā)布于該平臺上的信息是社交媒體文件的主要組成部分，需納入歸檔范圍。社交媒體是人們彼此之間用來傳遞資訊、分享見解和觀點的工具和平臺，產(chǎn)生于該平臺上的留言和回復(fù)，正是社交媒體平臺與用戶互動交流的結(jié)果，是社交媒體顯著區(qū)別于傳統(tǒng)的網(wǎng)站、辦公系統(tǒng)的重要因素，也是社交媒體文件區(qū)別于傳統(tǒng)電子文件的根本所在。留言和回復(fù)作為社交媒體文件另一重要組成部分，應(yīng)該視與該發(fā)布內(nèi)容的相關(guān)性、質(zhì)量高低等因素，判定其歸檔價值，選擇性歸檔。

從信息形式上來說，社交媒體平臺上發(fā)布的信息形式呈現(xiàn)多樣性特點，越來越多的信息發(fā)布是以文字、圖片、音頻、視頻、Flash、鏈接等組合方式，這些形式下還帶有大量的網(wǎng)絡(luò)信息資源，多種形式發(fā)布信息正是社交媒體多樣性、不受限制的特點，比傳統(tǒng)以純文字發(fā)布的形式更加多元。應(yīng)歸檔各種形式承載的信息內(nèi)容，使該信息內(nèi)容更加完整。

綜上所述，社交媒體文件的歸檔范圍是指發(fā)布于各種社交媒體平臺上的原創(chuàng)類和整編類的、與本機構(gòu)工作和所從事行業(yè)相關(guān)的或具有歸檔保存價值的各種形式的信息內(nèi)容以及在社交媒體平臺上產(chǎn)生的有歸檔價值的留言、回復(fù)。此外，電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中要求歸檔的元數(shù)據(jù)信息也應(yīng)與社交媒體文件一同打包歸檔[10]53，閱讀量、點贊數(shù)、留言數(shù)等可作為元數(shù)據(jù)歸檔。歸檔時只歸發(fā)布于平臺上的最終定稿，過程稿、多版本稿、修改稿和已經(jīng)刪除掉的留言、回復(fù)不納入歸檔范圍。

四、其他需要歸檔的相關(guān)文件

發(fā)布社交媒體文件的時候可能會產(chǎn)生一系列的文件材料。例如，在保密單位，在公共網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布信息的時候需要對內(nèi)容進行保密審查，因此會產(chǎn)生保密審批手續(xù)等相關(guān)文件材料，應(yīng)當(dāng)歸檔;有些機構(gòu)通過社交媒體平臺發(fā)布官方信息，將社交媒體平臺當(dāng)做日常業(yè)務(wù)工作對外宣傳和交流發(fā)聲的窗口，發(fā)布信息時需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批，這些審批材料也應(yīng)該納入歸檔范圍;有些機構(gòu)在發(fā)布轉(zhuǎn)載或整編類信息過程中，可能為了得到授權(quán)與其他機構(gòu)產(chǎn)生郵件或書面材料，這些也應(yīng)當(dāng)歸檔。

2017年實施的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》和2018年印發(fā)的《機關(guān)檔案管理規(guī)定》中明確規(guī)定了社交媒體文件應(yīng)歸檔，但至今未出臺歸檔方案或相關(guān)細則。從現(xiàn)有的資料和調(diào)研結(jié)果來看，很少有機構(gòu)專門對社交媒體產(chǎn)生的信息采取歸檔措施，對這一部分信息的檔案價值缺乏應(yīng)有的重視，應(yīng)盡快確定社交媒體文件的歸檔范圍，減少有保存和利用價值的信息大量流失。

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項目基金：國家海洋信息中心青年科學(xué)基金資助項目。

作者簡介：于釗，國家海洋信息中心（中國海洋檔案館）助理館員，檔案學(xué)碩士;門翔，國家海洋信息中心（中國海洋檔案館）館員，本科;侯智洋，國家海洋信息中心（中國海洋檔案館）館員，本科;王文玫，國家海洋信息中心（中國海洋檔案館）助理工程師，本科。