航空企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)模型研究

摘 要

在企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)背景下，以航空發(fā)動(dòng)機(jī)企業(yè)為例，從明確“數(shù)字檔案館”的定義開始，闡述了企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館的目的和意義，提出航空類企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的“3S1U”模型，并在此基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行了分析和解讀，旨在總結(jié)出適合現(xiàn)代化研發(fā)制造企業(yè)的數(shù)字檔案館建設(shè)方法。

關(guān)鍵詞

數(shù)字檔案館 模型 航空 企業(yè)

Abstract Under the background of digital archives construction，taking aero-engine enterprise as an example，this paper starts from the definition of "digital archives"，expounds the purpose and significance of digital archives，then puts forward the "3S1U" model of enterprise digital archives，and on this basis，the paper analyses the key contents of digital archives，aiming at summarizing the construction method of digital archives suitable for R&D enterprises.

Keyword Digital Archives; Model; Aero-Engine; Enterprise

現(xiàn)階段，以紙介質(zhì)檔案為管理對(duì)象的傳統(tǒng)檔案管理模式，已無法適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)水平下的企業(yè)發(fā)展腳步。在企業(yè)轉(zhuǎn)型大背景下，檔案管理工作也必然面臨工作模式的重大調(diào)整。在信息化條件下，數(shù)字檔案館建設(shè)是企業(yè)檔案管理的重要命題，是各單位檔案部門的重點(diǎn)工作。在此背景下，國(guó)家檔案局在“十二五”規(guī)劃中提出“各級(jí)國(guó)家檔案館加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，有條件的要完成數(shù)字檔案館建設(shè)，并提供網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)”。

航空領(lǐng)域，尤其是大型的現(xiàn)代化研發(fā)、生產(chǎn)制造企業(yè)，由于其技術(shù)傳承性、專業(yè)性和保密要求的特點(diǎn)，數(shù)字檔案館建設(shè)必然也帶有強(qiáng)烈的領(lǐng)域特色。航空企業(yè)的數(shù)字檔案館建設(shè)文件管理和控制的工作量大、任務(wù)艱巨，同時(shí)，企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)制造的迫切需求以及協(xié)同單位的文件交換需求，都要求檔案管理部門擁有強(qiáng)大的文件管理和控制能力。本文以航空發(fā)動(dòng)機(jī)企業(yè)為例，從明確“數(shù)字檔案館”的定義開始，闡述了企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館的目的和意義，提出航空類企業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)模型，并在此基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行了分析和解讀，旨在總結(jié)出適合現(xiàn)代化研發(fā)、制造企業(yè)的數(shù)字檔案館建設(shè)方法。

一、數(shù)字檔案館定義

國(guó)家檔案局2010年6月發(fā)布實(shí)施的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》將數(shù)字檔案館定義為：數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利益需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公告檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)[1]16。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)的目的

從國(guó)家層面來說，數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)是“提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，確保數(shù)字檔案永久存儲(chǔ)與安全保管，促進(jìn)檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，促進(jìn)國(guó)家信息資源總量增加，促進(jìn)社會(huì)主義文化的發(fā)展繁榮，滿足廣大人民群眾對(duì)現(xiàn)代化信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求”。

作為航空發(fā)動(dòng)機(jī)企業(yè)，數(shù)字檔案館建設(shè)的直接目標(biāo)與最終目標(biāo)，應(yīng)是與企業(yè)的建設(shè)目標(biāo)一致，即為企業(yè)的管理運(yùn)營(yíng)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型服務(wù)。具體而言包括：一是建立并完善檔案工作流程規(guī)范體系，提高檔案資源的管理和利用效率;二是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理部門的工作效率和現(xiàn)代化水平;三是集成企業(yè)內(nèi)部各類信息，建立豐富的檔案數(shù)字資源庫(kù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和運(yùn)營(yíng)管理提供依據(jù);四是實(shí)現(xiàn)企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)工藝等文件的動(dòng)態(tài)管理，為產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型提供檔案數(shù)據(jù)支持;五是開展檔案編研，建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)企業(yè)的文化建設(shè)。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)意義

數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案管理的全方位、整體式建設(shè)。對(duì)企業(yè)而言，通過數(shù)字檔案館的實(shí)施和建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全生命周期的檔案信息化管理、積累檔案數(shù)字資源，支持航空企業(yè)的知識(shí)庫(kù)的建設(shè)、支撐全球協(xié)同研發(fā)體系，并最終完成檔案信息資源整合和提升，滿足企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理及發(fā)展需要，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型提供支持。

1.實(shí)現(xiàn)全生命周期的檔案信息化管理。數(shù)字檔案館是信息社會(huì)數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的產(chǎn)物，是信息化發(fā)展的需要。通過建立數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)航空企業(yè)檔案管理進(jìn)一步現(xiàn)代化的管理模式，提高工作效率，縮短型號(hào)研制周期，減少運(yùn)營(yíng)成本，為企業(yè)提供一套從研發(fā)到生產(chǎn)管理的檔案信息化管理平臺(tái)。

2.豐富檔案數(shù)字資源，形成企業(yè)“強(qiáng)數(shù)據(jù)”管理理念。檔案數(shù)字資源是企業(yè)資源的重要組成部分，是數(shù)據(jù)的主要來源和關(guān)鍵輸入。在“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，航空企業(yè)擁有海量信息資源，如何讓這些信息資源發(fā)揮最大利用效益，充分為航空產(chǎn)品的設(shè)計(jì)定型服務(wù)，是數(shù)字資源建設(shè)的重要任務(wù)?！皬?qiáng)數(shù)據(jù)”管理是現(xiàn)代化企業(yè)管理理念的發(fā)展趨勢(shì)，它強(qiáng)調(diào)的是建設(shè)數(shù)字職能化企業(yè)，用數(shù)據(jù)說話。通過建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館，采集各門類檔案信息資源，使公司檔案信息資源形成大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，建立數(shù)字知識(shí)庫(kù)，為企業(yè)提供龐大的數(shù)字資源支持，為打造數(shù)字型乃至智慧型企業(yè)，實(shí)現(xiàn)“強(qiáng)數(shù)據(jù)”管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.適應(yīng)多協(xié)同研發(fā)制造的管理模式，支撐全球協(xié)同研發(fā)體系。航空發(fā)動(dòng)機(jī)的研制是一個(gè)多方協(xié)同合作的項(xiàng)目，利益相關(guān)方涉及國(guó)內(nèi)外眾多企事業(yè)單位，在此背景下的發(fā)動(dòng)機(jī)產(chǎn)品數(shù)據(jù)的交互是一個(gè)系統(tǒng)而復(fù)雜的工作。具體到檔案業(yè)務(wù)方面，強(qiáng)調(diào)的是對(duì)技術(shù)文件有效的控制和管理，對(duì)文件接收和分發(fā)的精準(zhǔn)、高效管控。通過建設(shè)數(shù)字檔案館，從管理流程、數(shù)據(jù)平臺(tái)等方面加強(qiáng)對(duì)文件的管理，尤其是動(dòng)態(tài)文件的接收與分發(fā)，以適應(yīng)多方協(xié)同合作的企業(yè)管理模式，支撐全球協(xié)同的研發(fā)體系。

四、數(shù)字檔案館建設(shè)模型

以航空發(fā)動(dòng)機(jī)企業(yè)為例，數(shù)字檔案館建設(shè)要從檔案管理的目標(biāo)出發(fā)，以數(shù)字檔案資源（Source）的收集、保管和利用為核心，基于統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案管理平臺(tái)（Uniform），按照系統(tǒng)的、健全的檔案管理運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)（Standard），為用戶提供便捷、可靠的數(shù)字檔案信息咨詢與服務(wù)（Service）。由“資源（S）”、“平臺(tái)（U）”、“標(biāo)準(zhǔn)（S）”和“服務(wù)（S）”組成的“3S1U”航空企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)模型[2]68。

五、數(shù)字檔案館建設(shè)重點(diǎn)內(nèi)容

根據(jù)航空企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的“3S1U”模型，企業(yè)在建設(shè)過程中要全面發(fā)展，突出重點(diǎn)。既要抓主要矛盾，著力建設(shè)和完善企業(yè)的數(shù)字資源、管理平臺(tái)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和服務(wù)體系，也不能忽視數(shù)字檔案館建設(shè)所需的，如信息網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備等基礎(chǔ)層的建設(shè)。

1.強(qiáng)化企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)。航空發(fā)動(dòng)機(jī)企業(yè)數(shù)字檔案資源，按來源可以分為：信息系統(tǒng)采集的數(shù)據(jù)資源、數(shù)字化加工的數(shù)據(jù)資源以及檔案專題資源。按數(shù)據(jù)類型分，包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。數(shù)字檔案館能為企業(yè)發(fā)揮多大效益，其本質(zhì)是由它所承載的數(shù)字檔案資源決定的。豐富的數(shù)字檔案資源庫(kù)是支持產(chǎn)品型號(hào)研制的重要資源，是記錄研制過程的重要數(shù)據(jù)。因此，建立內(nèi)容豐富、可有效支持發(fā)動(dòng)機(jī)研制的“大檔案”，資源庫(kù)是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要方面。另一方面，航空發(fā)動(dòng)機(jī)企業(yè)的數(shù)字檔案資源庫(kù)，不應(yīng)僅局限于企業(yè)經(jīng)營(yíng)、研制過程中的各類數(shù)據(jù)和文件，還應(yīng)包括國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和各方的知識(shí)積累。隨著設(shè)計(jì)和制造的智能化發(fā)展趨勢(shì)，全三維設(shè)計(jì)技術(shù)開始應(yīng)用于型號(hào)研制中，航空發(fā)動(dòng)機(jī)的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、制造已從傳統(tǒng)的手工圖紙模式向三維數(shù)據(jù)模型轉(zhuǎn)變，由此而產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、利用和保管問題對(duì)數(shù)字檔案資源建設(shè)提出了新的要求和挑戰(zhàn)。如何將這些寶貴的檔案資源管理好，支撐企業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制及客戶服務(wù)，是航空發(fā)動(dòng)機(jī)企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的重點(diǎn)，亦是難點(diǎn)。

2.完善數(shù)字檔案管理平臺(tái)功能。數(shù)字檔案管理平臺(tái)并非簡(jiǎn)單意義上的檔案管理軟件系統(tǒng)，它是管理數(shù)字檔案的信息化平臺(tái)，是捕獲、收集、組織、利用檔案數(shù)據(jù)的管控工具，具有“大系統(tǒng)”的概念。數(shù)字檔案管理平臺(tái)應(yīng)包含以下功能：（1）能滿足檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理需求，具備檔案組卷、分卷、拆卷等管理功能以及信息發(fā)布、檔案檢索、利用和反饋功能。（2）對(duì)企業(yè)產(chǎn)品型號(hào)研制數(shù)據(jù)進(jìn)行全生命周期的動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)據(jù)從接收、分發(fā)、回收、鑒定、銷毀的控制和管理功能。（3）能承載產(chǎn)品型號(hào)全部零部件的三維模型，并與數(shù)字化設(shè)計(jì)應(yīng)用平臺(tái)進(jìn)行一體化數(shù)據(jù)集成和流程集成、保證型號(hào)研制各類數(shù)據(jù)的連續(xù)性和數(shù)據(jù)應(yīng)用的準(zhǔn)確性[3]64。（4）與企業(yè)各信息系統(tǒng)進(jìn)行兼容，能無縫銜接與集成，自動(dòng)收集與歸檔如產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、試驗(yàn)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、綜合計(jì)劃系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。（5）能配置安全保護(hù)策略以及資源備份策略，對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)的備份和保護(hù)。

3.健全數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是數(shù)字檔案館管理運(yùn)行的指導(dǎo)文件，一套健全的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系能有效支撐企業(yè)數(shù)字檔案館的高效運(yùn)行。數(shù)字檔案館的流程體系按層級(jí)分，包括以下內(nèi)容：（1）數(shù)字檔案館建設(shè)的頂層框架、綱領(lǐng)，用于制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃。（2）數(shù)字檔案管理的規(guī)章制度，用于制定檔案工作的通用原則和管理章程。（3）檔案業(yè)務(wù)接口流程，用于定義門類檔案跨部門、跨組織的業(yè)務(wù)管理規(guī)則。（4）檔案管理規(guī)范和工作指導(dǎo)書，用于指導(dǎo)檔案著錄、檔案分類等基礎(chǔ)管理業(yè)務(wù)。此外，還應(yīng)包括針對(duì)電子文件及數(shù)字化工作的管理規(guī)范，用于定義檔案數(shù)字化技術(shù)、規(guī)范數(shù)字資源的管理、存儲(chǔ)和利用。如電子文件及電子檔案管理規(guī)范、產(chǎn)品數(shù)據(jù)交互規(guī)范、元數(shù)據(jù)管理規(guī)范、電子數(shù)據(jù)安全規(guī)范、數(shù)字化工作規(guī)范等。

4.加強(qiáng)數(shù)字檔案館服務(wù)建設(shè)。服務(wù)建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)過程中容易被忽視的方面，卻又是至關(guān)重要的部分。數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目標(biāo)是為各利益相關(guān)方提供利用以及服務(wù)，包括為企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理提供決策依據(jù)、為產(chǎn)品研制定型提供數(shù)據(jù)管理服務(wù)，為企業(yè)用戶學(xué)習(xí)成長(zhǎng)提供知識(shí)資源等等。數(shù)字檔案館的服務(wù)對(duì)象不僅包括檔案利用者，也包括從事檔案工作的檔案管理者，它的建設(shè)和發(fā)展，能使得檔案利用者和檔案管理者都從中受益。數(shù)字檔案館的服務(wù)內(nèi)容主要包括：檔案內(nèi)容信息、檔案實(shí)體信息、檔案管理信息、檔案應(yīng)用信息、檔案評(píng)價(jià)信息等，其服務(wù)形式以線上服務(wù)為主、線下服務(wù)為輔。

要做好數(shù)字檔案館的服務(wù)建設(shè)，可從以下四方面入手：（1）做好檔案分類和基礎(chǔ)檔案管理工作，使呈現(xiàn)給用戶的檔案信息結(jié)構(gòu)清晰、分類準(zhǔn)確、字段完整。（2）做好檔案開發(fā)和編研工作，建設(shè)特色專題數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)，側(cè)重建設(shè)發(fā)動(dòng)機(jī)產(chǎn)品型號(hào)專題庫(kù)、技術(shù)研究課題成果專題庫(kù)等。（3）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源訂閱和推送服務(wù)，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化檔案資源配置。（4）建立檔案服務(wù)快速響應(yīng)機(jī)制，從利用、評(píng)價(jià)、咨詢、投訴等方面細(xì)化檔案服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)和響應(yīng)機(jī)制。

六、小結(jié)

現(xiàn)階段航空發(fā)動(dòng)機(jī)企業(yè)所具有的開放合作的管理模式、研發(fā)技術(shù)以及數(shù)據(jù)資源的特點(diǎn)所帶來的數(shù)字檔案館建設(shè)的問題，不應(yīng)成為限制其數(shù)字檔案館建設(shè)的阻礙，而應(yīng)該成為企業(yè)建成行業(yè)乃至全國(guó)一流數(shù)字檔案館的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)，是緊隨數(shù)字化發(fā)展不斷向前推進(jìn)的過程。由于企業(yè)管理模式和新技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，數(shù)字檔案館建設(shè)永遠(yuǎn)是階段性建設(shè)，需要完善和跟進(jìn)，需要在建設(shè)的過程中盡可能為將來項(xiàng)目的拓展多加考慮。本文構(gòu)建的航空企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)模型，僅僅是一個(gè)階段性的研究產(chǎn)物，任何的工作模型都應(yīng)該是包容的，可拓展延伸的，因此，數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)“不斷認(rèn)識(shí)、持續(xù)建設(shè)”的過程，只有開始沒有結(jié)束。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：何南洋，中國(guó)航發(fā)商用航空發(fā)動(dòng)機(jī)有限責(zé)任公司工程師，碩士研究生，研究方向?yàn)閿?shù)字檔案館建設(shè)。