基層檔案管理信息化建設(shè)途徑和策略分析

鄭鐵成

摘要：在科技迅速發(fā)展的社會，信息化已經(jīng)普遍用在各類工作中，已經(jīng)成為了一種趨勢?；鶎訖n案是基層開展各項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)，也是對活動(dòng)的記錄。所以，基層檔案管理工作的信息化進(jìn)程也要不斷加快，適應(yīng)現(xiàn)代化社會的需要，提高工作效率。基于此，以下對基層檔案管理信息化建設(shè)途徑和策略進(jìn)行了分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;信息化建設(shè)途徑;策略分析

中國分類號：G270 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

檔案管理規(guī)范化是檔案管理工作不斷追求不斷努力的方向，基層檔案管理工作是檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。由于一些因素當(dāng)前基層檔案管理工作還面臨一些問題，要規(guī)范基層檔案管理工作首先要明晰當(dāng)前基層檔案管理中存的問題，根據(jù)問題提出解決的途徑。

1基層單位檔案信息化建設(shè)的必要性

基層單位傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案是紙質(zhì)材料，包裝在檔案盒中。這種保管方式占據(jù)的空間較大，對保管環(huán)境有著很高的要求，在保管的過程中容易出現(xiàn)損壞。并且，查找檔案時(shí)不方便，需要耗費(fèi)較多的時(shí)間，降低了工作的效率。為了將紙質(zhì)檔案保管妥當(dāng)，基層單位每年需要在檔案管理方面投入不少的經(jīng)費(fèi)，增加了基層單位的開支。而檔案的信息化管理能很好地解決掉傳統(tǒng)檔案管理的弊端，提升基層單位的辦公效率，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。信息化檔案管理下，只需將檔案錄入到信息管理系統(tǒng)中，使用信息化平臺，能對多種檔案做出分類。并且信息平臺能對存入的檔案備份，以防檔案出現(xiàn)丟失或者損壞的現(xiàn)象。信息化管理有著一套完善的流程，保管時(shí)更加安全，查詢時(shí)更加方便，解放了檔案保管人員。因此，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)非常有必要。

2基層檔案管理工作中的問題

2.1檔案意識薄弱

多年來，基層開展各項(xiàng)工作只重視實(shí)踐，投身地方建設(shè)中，不重視檔案管理工作。很多管理檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)不是專業(yè)的，沒有時(shí)間和精力花在管理檔案上，制定出工作制度不符合實(shí)際。這樣使得一些工作人員錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理工作只是記錄的功能，并不能給基層的各方面發(fā)展帶來什么效益，所以導(dǎo)致檔案管理工作混亂，工作人員散漫。

2.2基層檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化較弱

基層檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化主要是指在基層的檔案管理中網(wǎng)絡(luò)的使用情況和信息的現(xiàn)代化程度。主要表現(xiàn)在：一是當(dāng)前基層檔案管理中對網(wǎng)絡(luò)化和信息化的認(rèn)識不強(qiáng)，有的工作人員認(rèn)為基層檔案管理工作做好檔案的整理查閱和歸檔等工作就可以了沒必要建立電子檔案，對于檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化認(rèn)識不到位。二是基層檔案工作設(shè)施比較落后，實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理工作存在困難。基層對檔案管理的工作重視不夠，很難優(yōu)化和更新檔案管理的硬件系統(tǒng)，如不對現(xiàn)行的硬件設(shè)施等更新?lián)Q代，無法實(shí)現(xiàn)基層檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化，阻礙了基層檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化。

2.3檔案人員素質(zhì)低

檔案管理工作對工作人員的素質(zhì)要求并不高，甚至有的基層部門都沒有專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員。基層領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致了檔案管理人員素質(zhì)低，不了解檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，工作散漫，不重視檔案管理工作。而且，檔案管理部門工作人員調(diào)動(dòng)頻繁，工作交接不明確，工作人員的素質(zhì)水平不一很容易出現(xiàn)檔案缺失和保密性不高的問題。

2.4對基層檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠

在信息化不斷發(fā)展的今天，各行各業(yè)都在追求信息化水平，在基層檔案管理工作中，信息化建設(shè)是未來工作的主要發(fā)展趨勢，需要給予高度的重視。但是在傳統(tǒng)檔案管理理念的影響下，很多基層單位從領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理工作人員都沒有認(rèn)識到信息化建設(shè)對檔案管理工作的重要性，重資料收集、輕資料利用的現(xiàn)象普遍存在，將檔案管理工作的地位放到其他工作之后的情形經(jīng)常出現(xiàn)。

3基層檔案管理信息化建設(shè)途徑和策略

3.1增加信息化建設(shè)檔案的資金投入

資金的投入主要分為兩個(gè)方向，其一是做好檔案管理信息化技術(shù)的投入，信息化建設(shè)對設(shè)備要求很高，需要基層單位根據(jù)信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等多種設(shè)備，對已經(jīng)老舊的設(shè)備要及時(shí)換新，同時(shí)為了確保檔案管理信息化建設(shè)的有序開展，有條件的單位可以積極引進(jìn)檔案管理相關(guān)的軟件，推動(dòng)檔案管理智能化發(fā)展，讓基層單位檔案得到更充分的利用;其二是要加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，現(xiàn)代化的復(fù)合型檔案管理人才不僅要具備專業(yè)的檔案管理水平，而且要求對計(jì)算機(jī)有較高的信息化素養(yǎng)，才能夠有效推動(dòng)基層檔案管理信息化建設(shè)工作的有效開展。

3.2樹立先進(jìn)的檔案管理觀念

基層檔案管理者要樹立先進(jìn)的檔案管理觀念，加大對檔案管理信息化建設(shè)的重視。管理者的重視是開展各項(xiàng)檔案工作的保證，也是信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量的保證。所以管理者一定要制定出合理的管理制度，進(jìn)入基層，了解各項(xiàng)工作得開展情況，定期和工作人員交流，認(rèn)真聽工作人員的回報(bào)，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)改正。同時(shí)，管理者要檔案管理部門，合理分工、明確職責(zé)、規(guī)范工作流程，定期開展檔案管理理念的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)工作人員的先進(jìn)觀念，解決管理工作混亂的問題。

3.3提高基層檔案管理信息化意識

很多基層單位檔案管理信息化建設(shè)工作受到經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平等多種因素的影響，在具體工作開展中依然依賴于人力，對信息化的認(rèn)識還不夠充分，需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳教育工作，從意識上對基層檔案管理工作進(jìn)行改變，讓廣大基層檔案管理工作人員深刻認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的必要性;將信息化建設(shè)意識融入到日常管理工作中去，針對已有的檔案管理制度建立信息化檔案管理制度，切實(shí)指導(dǎo)日常管理工作的開展。

3.4持續(xù)提高對基層檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識

通過提高人們對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識，能夠使人們更加重視檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，一是要提高基層檔案管理工作人員對檔案管理信息化建設(shè)的重視度，使他們認(rèn)識到開展檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性，這樣才能使其在具體工作中更多地運(yùn)用信息化知識，更好地保管檔案、利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平。二是要提高基層單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)工作的重視度，使其充分認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，將信息化建設(shè)工作當(dāng)作一項(xiàng)重要工作來做。

3.5加強(qiáng)人才團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)

與一般的工作有所不同，基層單位檔案管理工作中，必須不斷提升人才團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)力度，該方面的工作實(shí)施具有很大的影響力。1.基層單位檔案管理的所有人員，都要按照新的標(biāo)準(zhǔn)、新的規(guī)范來操作。例如，我國對于檔案的分類以及不同的基層單位檔案管理任務(wù)，都做出了良好的指引，我們需要在具體工作的實(shí)施過程中，按照正確的路線前進(jìn)，從而確保每一項(xiàng)工作的開展，都能夠創(chuàng)造出較高的價(jià)值，使?jié)撛谛缘膯栴}轉(zhuǎn)化為成績。2.人才團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)工作開展，要不斷提升考核的力度。例如，基層單位檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，大家在日常的工作中不斷完善應(yīng)加強(qiáng)合作，這對于基層單位檔案管理的進(jìn)步，可以提供更多的指導(dǎo)。

結(jié)束語

我們知道檔案管理信息化建設(shè)是信息化時(shí)代的要求，也是其自身持續(xù)發(fā)展的要求，因此基層單位應(yīng)重視檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，一方面要持續(xù)提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度，另一方面要持續(xù)加大對基層檔案管理信息化建設(shè)的投入，再一方面要持續(xù)提升基層檔案管理工作人員的工作能力。

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（作者單位：烈士陵園管理處）