辦公自動化中檔案管理存在的問題與對策

張勇

摘 ?要：當(dāng)今社會，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，辦公自動化已成為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位公務(wù)活動以及私人社交聯(lián)系的主要手段和方式。辦公自動化運(yùn)用的結(jié)果，產(chǎn)生了需要?dú)w檔的電子文件和紙質(zhì)文件，在電子文件和紙質(zhì)文件的收集、分類、整理、歸檔、保管和利用等工作中亦存在著許多問題。如不及時解決這些問題，勢必影響檔案工作的開展。

關(guān)鍵詞：檔案;信息技術(shù);自動化;電子;文件;規(guī)范

當(dāng)今社會，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，辦公自動化已成為機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位公務(wù)活動以及私人社交聯(lián)系的主要手段和方式。辦公自動化運(yùn)用的結(jié)果，產(chǎn)生了需要?dú)w檔的電子文件和紙質(zhì)文件，在電子文件和紙質(zhì)文件的收集、分類、整理、歸檔、保管和利用等工作中亦存在著許多問題。如不及時解決這些問題，勢必影響檔案工作的開展。對此，筆者結(jié)合工作實際，就辦公自動化中檔案管理存在的問題與對策談幾點看法。

一、辦公自動化中檔案管理存在的問題

1.檔案管理觀念陳舊落后。因為檔案工作的性質(zhì)，以及受傳統(tǒng)觀念影響，檔案一直待“在深閨無人識”，致使檔案和檔案工作社會認(rèn)知度不高。單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度認(rèn)識普遍不夠，認(rèn)為檔案就是“坐地收攤”，只要不丟失就可以了，將檔案工作與保管性工作混同，片面認(rèn)為檔案管理不會影響單位實質(zhì)性發(fā)展。因此，他們對檔案工作不能及時關(guān)注和更新，對新出現(xiàn)的電子檔案管理方式缺乏正確認(rèn)識。除領(lǐng)導(dǎo)不重視外，部分檔案管理工作者的觀念陳舊，沒有及時調(diào)整管理思維，檔案管理理念比較封閉，制約了電子檔案的發(fā)展進(jìn)程。

2.檔案管理不規(guī)范。電子檔案對計算機(jī)系統(tǒng)和管理軟件依賴性強(qiáng)，電子檔案管理工作中規(guī)定了對重要系統(tǒng)、文件、數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定期備份，但是缺乏具體操作性規(guī)范。電子檔案保存工作缺乏連續(xù)性和完整性，管理工作存在很多紕漏。目前的電子檔案存儲介質(zhì)主要是光盤、移動硬盤和U盤等，沒有進(jìn)行備份數(shù)據(jù)檔案登記管理，缺乏規(guī)范的放置措施，另外，計算機(jī)數(shù)據(jù)檔案沒有配套的避免拷貝技術(shù)，缺乏相應(yīng)的檢查機(jī)制。

3. 電子檔案和紙質(zhì)檔案各自為政。電子檔案可分為黨政電子文件和業(yè)務(wù)電子文件。由于一些單位已經(jīng)實現(xiàn)了業(yè)務(wù)電子文件綜合管理，各類業(yè)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)的唯一性得到了很好的保障，具有極強(qiáng)的連續(xù)性和規(guī)范性。然而，黨政電子文件在各工作人員的計算機(jī)或其他存儲介質(zhì)中，有的只是單套制，沒有輸出紙質(zhì)檔案。離開了當(dāng)事人查詢都成問題，更不用說管理了。

4. 電子檔案利用率不高。受傳統(tǒng)思維和專業(yè)人員素質(zhì)限制，以及缺乏規(guī)范統(tǒng)一的配套軟件，電子檔案只是目錄條目式，或者全文掃描件，利用只是簡單地“百度搜索”式，不規(guī)范，不標(biāo)準(zhǔn)，存儲也不系統(tǒng)。目前，辦公自動化雖然已經(jīng)推行多年，但很多人仍然延續(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的傳閱和檢索都由人工完成，計算機(jī)在整個過程中的應(yīng)用僅限于文字錄人、編輯和打印，僅僅成為打字機(jī)，造成了人力、物力和財力的浪費(fèi)。

5. 電子檔案保存安全意識不夠。電子文件具有操作方便、傳遞便捷等突出優(yōu)點，但對軟硬件設(shè)備的依賴住很強(qiáng);不能直讀、內(nèi)容易更改、數(shù)據(jù)易丟失、易病毒侵害、自然侵害，丟失后無法恢復(fù)等，都給電子檔案的安全保護(hù)和長期保存帶來很大的威脅。據(jù)了解，目前有部分檔案人員防范意識差，對電子文件備份及自用機(jī)器的防毒殺毒等觀念淡薄，如不及時進(jìn)行備份處理和加密操作，一旦計算機(jī)管理系統(tǒng)崩潰，將會造成很大的損失。

二、解決檔案管理存在問題的對策

1.制定電子檔案管理規(guī)范。電子檔案的每一個環(huán)節(jié)：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)電子文件管理的科學(xué)性，應(yīng)該制定相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)范，對單位、檔案員進(jìn)行約束，還要制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗收的規(guī)范、計算機(jī)和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規(guī)定等，更好地保障電子文件的原始性和真實性。

2. 對電子文件和紙質(zhì)文件實行綜合管理。要建立標(biāo)準(zhǔn)的綜合檔案室，制定統(tǒng)一的紙質(zhì)檔案分類方法和標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案的統(tǒng)一性和規(guī)范性。和電子檔案的內(nèi)容相對應(yīng)，為檔案在各業(yè)務(wù)科室之間的流轉(zhuǎn)及為檔案資源的開發(fā)利用提供物質(zhì)基礎(chǔ)。在檔案實行綜合管理的基礎(chǔ)上，采用同一套檔案管理軟件系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)形成一個有機(jī)的整體，提高檔案工作整體效率。

3. 電子文件應(yīng)參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。應(yīng)將具有永久和長期保存價值的電子文件制成紙質(zhì)文件，與原電子文件的載體一同歸檔，并使兩者建立關(guān)聯(lián)。具體做法是：在制發(fā)文件時，除在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行儲存外，還要制作兩份紙質(zhì)文件，一份交單位檔案室存檔，一份備查。單位領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)上簽發(fā)電子文件的同時，應(yīng)制作一份紙質(zhì)簽發(fā)文件交單位檔案室，與紙質(zhì)文件一并保存。

4.建立健全檔案管理制度。一是檔案管理制度，包括歸檔、保管、保密、利用、鑒定銷毀制度等。二是與檔案工作相關(guān)的制度，包括文書部門立卷制度、人員崗位責(zé)任制等。為確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循，有法必依，使之逐步變成自覺的行為，從而保證檔案管理工作跟上單位辦公自動化的進(jìn)程，感知時代的脈搏。

5. 建立檔案信息安全機(jī)制。檔案作為一種特殊的資料，有些可以完全公開，有些需要保密;特別是在辦公自動化進(jìn)程中，檔案的數(shù)字化后，安全工作就顯得更加重要。一方面，要加強(qiáng)信息利用安全，建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及校驗機(jī)制，確保信息安全。另一方面，要加強(qiáng)軟硬件的安全管理。在硬件方面，要嚴(yán)把信息存儲介質(zhì)載體質(zhì)量關(guān)，做好二級備份、多級備份，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。在軟件方面，要通過規(guī)范管理系統(tǒng)、規(guī)范權(quán)限密碼、加密通訊等安全控制方法，有效保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

綜上所述，檔案管理工作者應(yīng)準(zhǔn)確把握時代脈搏，適應(yīng)辦公自動化環(huán)境下的檔案管理要求，積極尋找電子檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗，提高自身管理水平，學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，針對性的解決本單位電子檔案管理中存在的問題，尋找積極有效的對策，促進(jìn)電子檔案管理走上一個新臺階，適應(yīng)不斷變化發(fā)展的社會需要，更好的發(fā)揮價值和作用，服務(wù)于社會各項事業(yè)。