探析道路工程檔案管理存在的問(wèn)題及其措施

潘立娟

摘要：道路工程檔案具有專業(yè)性強(qiáng)以及形成時(shí)間長(zhǎng)等特征，其既是道路工程建設(shè)的真實(shí)反映和記錄，又是道路管理養(yǎng)護(hù)的重要依據(jù)，并且在道路工程建設(shè)管理維護(hù)過(guò)程中發(fā)揮著重要作用，基于此，本文闡述了道路工程檔案管理的重要意義，對(duì)道路工程檔案管理存在的主要問(wèn)題及其措施進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：道路工程；檔案管理；意義；問(wèn)題；措施

一、道路工程檔案管理的重要意義

道路工程檔案管理的作用主要表現(xiàn)為：（1）是道路規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。道路規(guī)劃就是對(duì)道路或道路中各種要素，根據(jù)道路的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色、各方面的動(dòng)態(tài)變化因素，進(jìn)行全面的、綜合的、科學(xué)的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的預(yù)測(cè)和設(shè)想。通過(guò)論證、編制規(guī)劃方案付諸實(shí)施。道路規(guī)劃編制應(yīng)當(dāng)依據(jù)當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點(diǎn)、統(tǒng)籌兼顧，綜合布置。在道路規(guī)劃中不僅形成了道路規(guī)劃?rùn)n案，而且在規(guī)劃之前形成的大量工程檔案又是道路規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。（2）是積累道路建設(shè)經(jīng)驗(yàn)以及進(jìn)行道路建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的重要手段。道路工程建設(shè)活動(dòng)的成果主要包括：一是道路產(chǎn)品，二是工程檔案。道路工程檔案真實(shí)的記述了建設(shè)生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程，記載了道路工程建設(shè)的思想、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)，因此它是儲(chǔ)備道路工程技術(shù)、道路工程經(jīng)驗(yàn)的工具和手段。同時(shí)它又是一個(gè)由少到多、由簡(jiǎn)至繁、不斷積累、逐步完善、服務(wù)于檔案管理的過(guò)程。對(duì)一個(gè)部門(mén)、一個(gè)地方來(lái)說(shuō)，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的道路工程檔案，就在一定程度上標(biāo)志著他擁有比較雄厚的道路工程技術(shù)基礎(chǔ)。（3）道路工程檔案是道路建設(shè)、維修、改擴(kuò)建和管理的重要依據(jù)。隨著道路現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，各種矛盾也將呈現(xiàn)出來(lái)。特別是道路工程的維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建等工作量會(huì)越來(lái)越大，而這些必須以道路工程檔案為依據(jù)。

二、道路工程檔案管理存在的主要問(wèn)題分析

結(jié)合筆者實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為道路工程檔案管理問(wèn)題主要表現(xiàn)為：（1）檔案工作與建設(shè)工作不同步。長(zhǎng)期以來(lái)，在建設(shè)項(xiàng)目中，一直存在著“重外輕內(nèi)”的思想，搶工期，抓進(jìn)度，重安全，往往忽視了對(duì)工程文檔產(chǎn)生過(guò)程的控制和管理，造成“內(nèi)外業(yè)不同步，內(nèi)業(yè)資料缺乏及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)和完整性。（2）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有足夠重視檔案管理工作。很多單位領(lǐng)導(dǎo)常常只重視工程建設(shè)的質(zhì)量、施工進(jìn)度、資金投入和生產(chǎn)安全，認(rèn)為檔案與經(jīng)濟(jì)效益無(wú)關(guān)。（3）檔案管理機(jī)構(gòu)和人員不到位。基于人員和經(jīng)費(fèi)等因素的影響，許多道路工程項(xiàng)目單位沒(méi)有設(shè)立檔案專員以及專門(mén)的檔案管理部門(mén)，檔案室和相關(guān)設(shè)施設(shè)備缺乏，無(wú)法保障檔案質(zhì)量安全；還有些單位雖然成立了相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，但未落實(shí)到具體工作中。

三、 加強(qiáng)道路工程檔案管理的措施

1、嚴(yán)格道路工程檔案管理制度建設(shè)。具體體現(xiàn)在：（1）建立健全文書(shū)處理制度。首先建立文件收發(fā)登記制度，把好收、發(fā)文關(guān)，根據(jù)掌握的信息和工程項(xiàng)目的特點(diǎn)、規(guī)律，確定可能形成的文件材料，及時(shí)編制初步的歸檔目錄，使檔案部門(mén)和道路參建單位對(duì)將形成的工程檔案材料做到心中有數(shù)；其次，建立跟蹤制度，跟蹤收集要求檔案人員經(jīng)常深入到各部門(mén)和施工單位，及時(shí)獲取準(zhǔn)確信息，時(shí)刻緊追工程文件變化情況和運(yùn)行過(guò)程，達(dá)到收集齊全、完整的目的；再次，建立督促和催辦制度，在文書(shū)處理過(guò)程中，文書(shū)檔案人員要關(guān)注文件運(yùn)行過(guò)程，跟蹤督促辦理，對(duì)處理完畢的文件、會(huì)議評(píng)論、工程文件、圖紙要積極主動(dòng)上門(mén)收集。（2）建立檔案保證金制度。檔案是道路養(yǎng)、建、管以及改造的依據(jù)。目前檔案流失和收集不全已成為檔案管理工作中比較突出的問(wèn)題。因此應(yīng)建立保證金制度，在各項(xiàng)目計(jì)劃中列支一定比例的保證金，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，移交驗(yàn)收檔案材料時(shí)，按驗(yàn)收得分情況返還檔案保證金。以保證道路工程檔案的完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。（3）嚴(yán)格檔案檢查驗(yàn)收制度。嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)、政策，堅(jiān)持檔案部門(mén)參與工程驗(yàn)收和道路項(xiàng)目鑒定，做到下達(dá)任務(wù)與提出歸檔要求同步、檢查進(jìn)度與檢查檔案形成同步、驗(yàn)收鑒定成果與驗(yàn)收鑒定檔案同步管理，這是確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確的有效措施。

2、提升檔案管理意識(shí)。道路工程檔案工作是由建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的專兼職檔案人員來(lái)完成的，同時(shí)也需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體員工的大力配合，因此，要想做好檔案管理工作，就必須要強(qiáng)化全員的檔案管理意識(shí)。檔案工作收集和整理，很多并不是由專業(yè)的檔案部門(mén)來(lái)完成的，而是由一些基層單位來(lái)完成的，因此必須要加大檔案管理的宣傳工作，以便做好檔案的收集整理工作。

3、加強(qiáng)道路工程檔案信息化管理。主要表現(xiàn)為：（1）確立檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展思路。信息化、自動(dòng)化是檔案管理工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和主要路徑。從事道路檔案管理工作的人員，必須要具備現(xiàn)代檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等專業(yè)知識(shí)，具備道路工程建設(shè)過(guò)程中質(zhì)量、安全、環(huán)保、科研、協(xié)調(diào)等各個(gè)方面的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等方面的相關(guān)知識(shí)。（2）努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“數(shù)字化”。努力推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的最全面、最廣泛的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下對(duì)電子文件的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編纂等，推進(jìn)文件和檔案一體化管理技術(shù)、磁介質(zhì)技術(shù)、縮微技術(shù)和檔案保護(hù)技術(shù)等。（3）努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“智能化”。將檔案管理人員更新與知識(shí)結(jié)構(gòu)更新、檔案管理技術(shù)更新緊密結(jié)合起來(lái)，培養(yǎng)具有現(xiàn)代檔案管理知識(shí)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的年輕隊(duì)伍，推進(jìn)現(xiàn)代電子技術(shù)在檔案管理工作中的普遍運(yùn)用。

4、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（1）突出專業(yè)化方向。加強(qiáng)道路系統(tǒng)專業(yè)人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和儲(chǔ)備，要引進(jìn)一批經(jīng)過(guò)具有檔案專業(yè)理論素質(zhì)和有一定的文化素養(yǎng)的人才隊(duì)伍，對(duì)于其它專業(yè)的人才，要加強(qiáng)檔案管理學(xué)相關(guān)知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和掌握，熟練運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理技能，對(duì)于檔案信息能進(jìn)行深層次的研究和深入的發(fā)掘，并能較好推進(jìn)檔案工作的組織與管理，使道路工程檔案管理工作符合檔案工作自身的發(fā)展規(guī)律。（2）突出行業(yè)化方向。在道路工程建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作必須緊密結(jié)合建設(shè)的實(shí)際，服務(wù)建設(shè)大局，在精通檔案管理規(guī)律的同時(shí)，要精通道路管理規(guī)律，打造適合道路工程建設(shè)需要的具有行業(yè)特征的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，道路工程建設(shè)的道路項(xiàng)目籌備、建設(shè)和使用過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案。而檔案管理是是道路工程建設(shè)管理的重要內(nèi)容，其能夠有效反映道路工程建設(shè)的實(shí)際，給道路工程后期營(yíng)運(yùn)管理工作提供基礎(chǔ)條件，因此必須加強(qiáng)對(duì)道路工程檔案管理進(jìn)行分析。

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（作者單位：烏蘭浩特市工程建設(shè)管理站）