論辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策探討

尹飛

摘要：辦公室的行政管理工作不僅千頭萬緒，而且非常復(fù)雜，如果不采取科學(xué)、有效的管理模式，將會(huì)雜亂無章和事倍功半，而精細(xì)化管理是全面提高辦公室行政管理工作效能的重要手段。因此，各個(gè)單位或者企業(yè)的辦公室都應(yīng)該結(jié)合自身的工作內(nèi)容和工作特點(diǎn)，大力引進(jìn)和實(shí)施精細(xì)化管理模式管理人員和辦公室員工。牢固樹立精細(xì)化工作的理念，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作再提新水平，再上新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：辦公室；精細(xì)化；管理

一、影響辦公室行政管理精細(xì)化的主要因素

（一）管理目標(biāo)不明確

如果想要全面提升單位或者企業(yè)的辦公室行政管理質(zhì)量，明確的管理目標(biāo)是前提條件。然而從現(xiàn)如今的情況來看，部分單位或者企業(yè)辦公室沒有明確的行政管理目標(biāo)，往往沿用過去較為落后的行政管理模式，沒有堅(jiān)持一切從實(shí)際，辦公室行政管理的過程中更多是依靠老經(jīng)驗(yàn)和老辦法，組織性和計(jì)劃性較為缺乏。另外，有些單位或者企業(yè)辦公室沒有制定和實(shí)施健全的績效考核體系，沒有將辦公室員工的職責(zé)和績效相關(guān)聯(lián)，缺乏較為明確的分工，這使得辦公室的很多員工缺乏工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，有些辦公室員工缺乏一定的認(rèn)同感和歸屬感。遇到難題或者較為棘手的事情，員工之間經(jīng)常是的彼此推脫。

（二）管理人員缺乏較強(qiáng)的精細(xì)化管理意識(shí)

單位或者企業(yè)管理人員具有較強(qiáng)的精細(xì)化管理意識(shí)，是實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的重要因素。假如單位或者企業(yè)管理人員具有較強(qiáng)的精細(xì)化管理意識(shí)，能夠更為細(xì)致、客觀地設(shè)計(jì)和制定辦公室的各項(xiàng)管理制度，對辦公室行政管理過程中各種漏洞和不足進(jìn)行適當(dāng)?shù)貜浹a(bǔ)調(diào)整。然而從現(xiàn)實(shí)情況來看，大部分單位或者企業(yè)的管理人原都缺乏精細(xì)化管理的意識(shí)，這便造成辦公室行政管理工作出現(xiàn)很多漏洞，辦公室行政管理質(zhì)量相對不高。

（三）辦公室部分員工缺乏較高的職業(yè)素養(yǎng)

單位或者企業(yè)辦公室的有些員工自身職業(yè)素養(yǎng)不高，業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)無法滿足實(shí)際工作崗位的需要。在辦公室行政管理過程中，有些員工不但沒有較強(qiáng)的創(chuàng)新精神和團(tuán)結(jié)合作意識(shí)，而且也沒有較強(qiáng)的精細(xì)化工作意識(shí)，甚至少數(shù)員工工作上應(yīng)付了事、敷衍塞責(zé)、態(tài)度消極，缺乏較高的職業(yè)道德水平。這對于辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化起到較大的阻礙作用。

二、辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策

（一）全面明確管理目標(biāo)

在單位或者企業(yè)辦公室行政管理實(shí)際中，務(wù)必應(yīng)該全面明確管理目標(biāo)，要求辦公室的所有員工嚴(yán)格依據(jù)制度和流程辦事，努力朝著辦公室精細(xì)化管理的方向發(fā)展。具體而言包括如下幾個(gè)方面：第一，堅(jiān)持權(quán)責(zé)制衡的原則，按照單位或者企業(yè)辦公室所承擔(dān)的工作職責(zé)以及辦公室的日常工作流程，對工作崗位進(jìn)行科學(xué)地設(shè)定。另外，對辦公室所有工作崗位的職責(zé)要求進(jìn)行明確，實(shí)現(xiàn)所有工作崗位之間不但各自獨(dú)立而且又互相合作。第二，對辦公室的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，保證辦公室各項(xiàng)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)有序。對于辦公室行政管理精細(xì)化來講，科學(xué)、簡便的工作流程有著較大的促進(jìn)作用。因此，辦公室應(yīng)該對自身的工作流程進(jìn)行持續(xù)地優(yōu)化與完善，確保實(shí)際執(zhí)行的快捷和簡便。第三，制定和實(shí)施較為嚴(yán)格的績效考核制度。辦公室應(yīng)該對其程序性較強(qiáng)并且容易量化的工作任務(wù)設(shè)計(jì)合理的量化考核指標(biāo)體系，對其主觀性較強(qiáng)并且不容易量化的工作任務(wù)設(shè)計(jì)定性的指標(biāo)評價(jià)體系。對于表現(xiàn)優(yōu)異的辦公室員工應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)?shù)乇頁P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，增強(qiáng)這些員工的自豪感和滿足感；對于表現(xiàn)較差的員工應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)?shù)嘏u教育，切實(shí)做到獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。

（二）不斷提升管理人員的精細(xì)化管理意識(shí)

單位或者企業(yè)的管理人員應(yīng)該不斷加強(qiáng)對辦公室工作的實(shí)際調(diào)研，立足于辦公室的實(shí)際工作特征，制定出一套科學(xué)、合理的管理制度。在這個(gè)過程中，管理人員應(yīng)該努力堅(jiān)持精細(xì)化的原則和標(biāo)準(zhǔn)，將辦公室的各項(xiàng)行政管理工作進(jìn)行科學(xué)、精準(zhǔn)地分解，同時(shí)對辦公室各種工作崗位之間的個(gè)性與共性予以充分考量。在平時(shí)工作中，管理人員應(yīng)該全面發(fā)揮自身的模范帶頭作用，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，對辦公室的工作紀(jì)律、工作責(zé)任、工作方向、工作流程等進(jìn)行十分詳盡、具體地規(guī)定，實(shí)現(xiàn)企業(yè)和辦公室員工的共同發(fā)展進(jìn)步，在辦公室行政管理過程中大力營造和諧、積極、向上的氛圍環(huán)境，不斷健全和嚴(yán)格執(zhí)行辦公室員工的各項(xiàng)工資福利待遇，最大限度地維護(hù)辦公室員工的各種利益，全面提升辦公室員工日常工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

（三）大力提升辦公室員工的職業(yè)素養(yǎng)

首先，單位或者企業(yè)應(yīng)該努力為辦公室員工搭建學(xué)習(xí)培訓(xùn)和素質(zhì)提升的平臺(tái)，加大對辦公室員工在理論知識(shí)、業(yè)務(wù)操作技術(shù)、職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)，保證辦公室的所有員工具有較高的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)，從而為辦公室行政管理精細(xì)化奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。其次，辦公室員工還應(yīng)該不斷強(qiáng)化自身的精細(xì)化工作意識(shí)，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到工作中團(tuán)結(jié)協(xié)作的重要性，在工作中應(yīng)該彼此鼓勵(lì)和幫助，互相理解和支持，牢固樹立愛崗敬業(yè)和擔(dān)當(dāng)奉獻(xiàn)的精神。最后，辦公室員工在日常工作中要始終注重細(xì)節(jié)，堅(jiān)持規(guī)范性和創(chuàng)新性的工作原則，堅(jiān)持在細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)自身工作的問題和不足，加以認(rèn)真整改，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，摒棄經(jīng)驗(yàn)主義的做法，培養(yǎng)精細(xì)化工作的理念，增強(qiáng)精細(xì)化工作的自覺，將精細(xì)化工作的習(xí)慣和精神融入辦公室工作的方方面面。

參考文獻(xiàn)：

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[2]徐暉.辦公室行政管理精細(xì)化思路與對策分析[J]經(jīng)濟(jì)管理：文摘版，2016年第07期.

（作者單位：中鐵七局集團(tuán)有限公司勘測設(shè)計(jì)研究院）