淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

李虹

摘要：現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)一些物資裝備企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過程中經(jīng)常會(huì)受到信息化意識(shí)薄弱、管理水平偏低、管理制度缺陷等問題的困擾，導(dǎo)致檔案管理效率普遍偏低，對(duì)此檔案管理人員可以采取增加信息化意識(shí)、提高綜合管理水平、將管理制度規(guī)范化等方式進(jìn)行有效的改善，從而達(dá)到較為理想化的檔案管理效果，這也是筆者將要與大家進(jìn)行重點(diǎn)分享和探究的主要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

為了更好地順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，國(guó)內(nèi)一些物資裝備企業(yè)都在不斷地開展信息化建設(shè)，并且將其融入企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作中，將傳統(tǒng)的人工操作管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橄冗M(jìn)的信息化管理模式。接下來(lái)，筆者將以檔案管理工作為主體，從檔案管理工作的主要內(nèi)容、管理要點(diǎn)、信息化應(yīng)用優(yōu)勢(shì)、存在問題、優(yōu)化措施等方面對(duì)其展開詳細(xì)的論述，希望以下筆者所提出的意見和建議可以對(duì)一些檔案管理人員有所裨益。

一、檔案管理工作概述

（一）主要內(nèi)容

對(duì)于物資裝備企業(yè)而言，其內(nèi)部檔案管理工作的主要內(nèi)容包括合同類檔案資料、工程項(xiàng)目類檔案資料、聲像類檔案資料、綜合類檔案資料、科技研究類檔案資料、會(huì)計(jì)類檔案資料、實(shí)物類檔案資料等等，做好企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作不僅可以促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高物資儲(chǔ)存效率，同時(shí)還能有效地推動(dòng)企業(yè)的信息化建設(shè)[1]。

（二）檔案管理要點(diǎn)

工作人員在開展檔案管理工作時(shí)還需要重點(diǎn)注意以下幾項(xiàng)要點(diǎn)問題：第一，工作人員需要擁有較高的政治思想水平，自覺遵守檔案管理的相關(guān)制度，避免出現(xiàn)檔案資料泄露等問題；第二，嚴(yán)格按照檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資管理企業(yè)內(nèi)部各類文件進(jìn)行等級(jí)、收集、整理和歸檔，為后續(xù)的其他工作任務(wù)提供理論依據(jù)；第三，以企業(yè)內(nèi)部的檔案資料為基礎(chǔ)，建立相應(yīng)的電子檔案，并且檔案庫(kù)中的借閱信息進(jìn)行及時(shí)的記錄；第四，采用“先簽字，后借閱”的方式來(lái)完成整個(gè)檔案資料的借閱流程，嚴(yán)格維護(hù)企業(yè)檔案借閱室的規(guī)章制度；第五，為了節(jié)約資源，減少浪費(fèi)，檔案管理人員可以將檔案室內(nèi)一些廢紙資源進(jìn)行循環(huán)利用，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

（三）信息化應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，將信息化引入檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，從提取利用的層面上來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的檔案管理通常是以紙質(zhì)檔案為主，工作人員很難對(duì)這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行精細(xì)化的歸類劃分，提取信息的難度也相對(duì)較大，因而很難將紙質(zhì)檔案資料的價(jià)值性進(jìn)行充分的發(fā)揮，而信息化管理工作則可以系統(tǒng)化地將檔案信息進(jìn)行歸類劃分，而提取信息時(shí)則僅需要在信息系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞則可以以獲得相應(yīng)的信息資料[2]；第二，從儲(chǔ)存保管的層面上來(lái)說(shuō)，使用信息化檔案管理方式可以有效地簡(jiǎn)化檔案資料的儲(chǔ)存保管流程，盡可能地減少對(duì)原始檔案資料的損壞。

二、存在問題

（一）信息化意識(shí)薄弱

就目前而言，國(guó)內(nèi)一些物資裝備企業(yè)還缺乏對(duì)信息化管理模式重要性的認(rèn)知，信息化管理意識(shí)相對(duì)薄弱，個(gè)別企業(yè)的管理人員認(rèn)為檔案管理工作是一種機(jī)械化的管理工作，并未有過多技術(shù)性要求，對(duì)于檔案管理工作的人力資源分配和資金支持也不夠合理，這種情況的頻繁發(fā)生會(huì)嚴(yán)重影響該物資裝備企業(yè)信息化管理的未來(lái)發(fā)展。

（二）管理水平偏低

存在一些物資裝備企業(yè)的管理人員，其主要管理工作僅僅局限于對(duì)檔案資料的簡(jiǎn)單錄入和儲(chǔ)存，因此很難將信息化管理的理念融入現(xiàn)有的檔案管理工作中，其自身的專業(yè)信息化管理水平普遍偏低。

（三）管理制度缺陷

從客觀的角度上來(lái)說(shuō)，很多物資裝備企業(yè)都將企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)放在了生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)上，反而容易忽視檔案管理工作的重要性，因此企業(yè)所制定的檔案管理制度中也會(huì)不可避免地存在一些缺陷問題，使得檔案管理制度無(wú)法落實(shí)在實(shí)處，極易導(dǎo)致該企業(yè)的檔案管理工作無(wú)法在企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中發(fā)揮出關(guān)鍵性的作用效果，不利于該物資裝備企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[3]。

三、優(yōu)化措施

（一）增加信息化意識(shí)

增加物資裝備企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的信息化意識(shí)可以有效地推動(dòng)該企業(yè)的信息化發(fā)展，具體措施如下：第一，將檔案管理工作作為企業(yè)中核心管理工作之一，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，努力提高檔案管理人員的信息化意識(shí)；第二，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)條件允許的前提下盡可能地增加對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的資金投入，購(gòu)進(jìn)一批先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，如檔案掃描設(shè)備、信息化平臺(tái)、計(jì)算機(jī)、打印設(shè)備等等，管理人員可以借助這些先進(jìn)的機(jī)械設(shè)備來(lái)輔助完成檔案管理工作，從而進(jìn)一步提高管理效率。

（二）提高綜合管理水平

針對(duì)檔案管理人員綜合水平普遍偏低的情況，工作人員可以通過以下方式來(lái)進(jìn)行有效的改善：第一，定期組織企業(yè)內(nèi)的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)課程內(nèi)容的訓(xùn)練，通過這種方式在較短的時(shí)間內(nèi)大幅度地提升該物資裝備企業(yè)內(nèi)檔案部門的綜合管理水平；第二，工作人員還可以制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)管理水平進(jìn)行定期地考核，并且將考核結(jié)果進(jìn)行排名，針對(duì)具有良好管理能力的檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于檔案管理能力較差的員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P，這樣也可以大幅度提高管理人員提升自我管理水平的積極性，有利于提高該物資裝備企業(yè)的綜合管理水平[4]。

（三）規(guī)范化管理制度

為了可以更好地將信息化建設(shè)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理工作中，工作人員還需要對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行規(guī)范化處理，減少管理機(jī)制中的缺陷問題，適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)管理制度中的強(qiáng)制性和約束性，與此同時(shí)，工作人員還可以在企業(yè)中創(chuàng)建獨(dú)立的監(jiān)管團(tuán)隊(duì)，用于對(duì)企業(yè)內(nèi)部一些檔案管理行為進(jìn)行監(jiān)督和管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

雖然檔案管理信息化這一建設(shè)項(xiàng)目在很多企業(yè)的檔案部門實(shí)際應(yīng)用中仍然存在著一定的缺陷問題還有待相關(guān)研究人員的進(jìn)一步優(yōu)化，但是我們不可否認(rèn)的是信息化管理已然成為了未來(lái)幾年檔案管理領(lǐng)域中非常重要的一項(xiàng)發(fā)展趨勢(shì)，隨著信息化模式的推廣，物資裝備企業(yè)的檔案管理效率會(huì)得到巨大的突破，推動(dòng)企業(yè)的信息化發(fā)展，同時(shí)也為信息化社會(huì)的成長(zhǎng)和進(jìn)步添加助力，這也正是我們所期望看到的結(jié)果。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳濤.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144-148.

[2]劉薇.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（15）：140-141.

[3]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[4]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013（16）：128-129.

（作者單位：青海油田物資裝備公司）