電力企業(yè)辦公室管理存在問題及對策研究

周劍輝

摘? 要：本文針對目前電力企業(yè)辦公室管理存在的問題，分別進(jìn)行了原因分析，并提出了相對應(yīng)的整體改進(jìn)措施，有助于提高辦公室的整體管理水平，助力公司建設(shè)成為一流的企業(yè)。

關(guān)鍵詞：管理;電力企業(yè);辦公室;

引言

為廣東電網(wǎng)公司創(chuàng)建全國最好、世界一流省網(wǎng)企業(yè)，為惠州創(chuàng)建國內(nèi)一流城市作出新的更大貢獻(xiàn)，全面提升辦公室的整體管理水平至關(guān)重要。

一、辦公室管理存在的主要問題

1.1微型消防站建設(shè)不完善

1.局大樓屬于超高層建筑物，消防管理要求和標(biāo)準(zhǔn)較一般建筑物更高、更嚴(yán)。目前局大樓微型消防站人員都是兼職的，根據(jù)省公司文件要求，微型消防站人員應(yīng)向?qū)I(yè)化、正規(guī)化轉(zhuǎn)型升級，確保消防安全。

2.在完善局大樓微型消防站建設(shè)的基礎(chǔ)上，今年微型消防站建設(shè)要向縣局推進(jìn)。各縣局微型消防站建設(shè)已初具規(guī)模，但部分縣局與《廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司微型消防站和救援技術(shù)處置隊(duì)建設(shè)工作手冊》要求尚有一定差距。

1.2項(xiàng)目管理缺乏系統(tǒng)性

非生產(chǎn)性修理技改項(xiàng)目管理缺乏系統(tǒng)性，未能全局性統(tǒng)籌費(fèi)用，未能按輕重緩急下達(dá)預(yù)算。

1.3文稿撰寫質(zhì)量水平不高

文稿是企業(yè)管理水平的一個(gè)重要展示窗口，目前局文稿質(zhì)量水平總體不高，距離世界一流企業(yè)要求還有較大差距，特別是一些部門起草的對上、對外行文質(zhì)量不高，達(dá)不到世界一流企業(yè)的要求，也直接影響到企業(yè)的形象。

1.4安保執(zhí)勤隊(duì)伍建設(shè)不足

安保隊(duì)伍素質(zhì)偏低，值勤點(diǎn)多面廣，造成管理難度大，作風(fēng)紀(jì)律渙散，偶爾還有違反紀(jì)律現(xiàn)象發(fā)生，時(shí)有脫崗、睡崗或在崗履職不嚴(yán)等問題。

1.5綜合信息工作水平不高

2018年綜合信息排名第十，與我局在公司系統(tǒng)內(nèi)第一梯隊(duì)的排位不相匹配。

1.6保密工作建設(shè)水平不高

保密制度不健全，保密管理制度未根據(jù)局實(shí)際情況進(jìn)行本地化修編，部分員工保密意識(shí)不足，內(nèi)部資料文件任意丟棄、隨意外發(fā)，易導(dǎo)致內(nèi)部資料外泄。

二、辦公室管理存在的主要問題的原因分析

2.1微型消防站建設(shè)不完善原因分析

1.局大樓微型消防站人員都是兼職的，不能滿足專業(yè)化、正規(guī)化要求。

2.部分縣局沒有嚴(yán)格貫徹落實(shí)《廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司微型消防站和救援技術(shù)處置隊(duì)建設(shè)工作手冊》，所以有一定差距。

2.2項(xiàng)目管理缺乏系統(tǒng)性原因分析

辦公室專業(yè)管理非生產(chǎn)性修理技改項(xiàng)目，但全局統(tǒng)籌費(fèi)用總額不清楚，只是作為審核項(xiàng)目可研報(bào)告的審核員角色，甚至項(xiàng)目立項(xiàng)缺乏系統(tǒng)性，各單位泛濫性立項(xiàng)上報(bào)或者未在截止時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，造成審核強(qiáng)度大，輕重緩急程度難于把控。

2.3文稿撰寫質(zhì)量水平不高原因分析

1.文秘隊(duì)伍建設(shè)薄弱。目前我局辦公室文秘人員的數(shù)量和素質(zhì)與第一梯隊(duì)其他單位相比均有較大差距，斷層問題比較突出，未能形成1+1+1的人才梯隊(duì)。

2.文秘工作機(jī)制不健全。目前省公司和第一梯隊(duì)其他單位基本都有一套運(yùn)作比較成熟的工作機(jī)制，包括培訓(xùn)提升、交流分享、分工協(xié)作、素材庫建設(shè)等。

3.業(yè)務(wù)部門對文稿質(zhì)量的重要性認(rèn)識(shí)不到位，要求不高、把關(guān)不嚴(yán)，業(yè)務(wù)部門文稿起草人員素質(zhì)參差不齊。

2.4安保執(zhí)勤隊(duì)伍建設(shè)不足原因分析

一是隊(duì)伍來源要求不高;二是薪酬待遇偏低;三是物業(yè)公司管理上存在缺陷;四是缺乏業(yè)務(wù)工作上的指導(dǎo)培訓(xùn)。

2.5綜合信息工作水平不高原因分析

1.信息來源不穩(wěn)定。各部門、單位未主動(dòng)按時(shí)、按量向辦公室提交綜合信息。目前主要靠辦公室信息工作人員主動(dòng)搜集可能報(bào)送的材料，信息時(shí)效、數(shù)量及質(zhì)量均難以保證。

2.宣貫培訓(xùn)不到位。未組織開展有針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，相關(guān)業(yè)務(wù)人員對綜合信息關(guān)注度、敏感度不高。

2.6保密工作建設(shè)水平不高原因分析

目前保密制度沿用了省公司保密工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)書，許多內(nèi)容未根據(jù)局實(shí)際情況進(jìn)行本地修編，保密管理存在漏洞。少數(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)對保密工作不夠重視，直接導(dǎo)致員工保密意識(shí)淡薄，紙質(zhì)文檔隨意丟棄，電子文檔隨意通過網(wǎng)絡(luò)外發(fā)，導(dǎo)致資料外泄。

三、辦公室管理存在的主要問題的應(yīng)對策略

3.1加強(qiáng)局大樓微型消防站建設(shè)

1. 貫徹落實(shí)好管理制度、嚴(yán)格訓(xùn)練、常態(tài)巡查、落實(shí)演練、加強(qiáng)應(yīng)急響應(yīng)等方面入手，確保消防防火戰(zhàn)斗力提升。

一是貫徹落實(shí)好管理制度。按照《廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司微型消防站和救援技術(shù)處置隊(duì)建設(shè)工作手冊》建設(shè)要求，結(jié)合今年局大樓消防項(xiàng)目設(shè)置專（兼）用房，配備一定數(shù)量的滅火器、水槍、水帶等消防器材，做好消防器材維護(hù)保養(yǎng);有專人負(fù)責(zé)日常管理，組織開展防火巡查、消防宣傳教育和滅火訓(xùn)練，落實(shí)人員崗前防滅火業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。二是落實(shí)訓(xùn)練制度。要組織開展日常業(yè)務(wù)訓(xùn)練，內(nèi)容包括體能訓(xùn)練、滅火器材和個(gè)人防護(hù)器材使用和防火巡查基本知識(shí)等;要多形式開展消防安全教育培訓(xùn)，每年對志愿隊(duì)員開展宣傳教育培訓(xùn)不得少于2次，重要崗位、重點(diǎn)人員和新上崗員工需專門培訓(xùn)。三是落實(shí)巡查制度。要開展日常防火巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和督改火災(zāi)隱患;防火巡查人員應(yīng)填寫《防火巡查記錄表》，簽字確認(rèn);發(fā)現(xiàn)隱患時(shí)，應(yīng)及時(shí)督促整改，無法處置時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)填寫火災(zāi)隱患整改通知。四是落實(shí)演練制度。每年至少落實(shí)兩次綜合演練，要結(jié)合實(shí)際不斷完善預(yù)案。演練后應(yīng)填寫記錄，做好總結(jié)。五是加強(qiáng)應(yīng)急響應(yīng)。堅(jiān)持值班值守，確保人員24小時(shí)在崗在位，切實(shí)做到“135”;即1分鐘接到火警信息后，值班隊(duì)員應(yīng)在3分鐘內(nèi)到場控制火情，5分鐘組織初起火災(zāi)撲救和人員疏散，視情通知消防部門到場等。

2.建設(shè)一支專業(yè)化、正規(guī)化局大樓微型消防站隊(duì)伍。

（1）新增持有建（構(gòu)）筑物消防員（或消防設(shè)施操作員）。共8人，其中6人兩班倒實(shí)行戰(zhàn)備值班，24小時(shí)在崗在位（消防控制室1名、20樓1名、天面2樓1名），切實(shí)做到“135”;即1分鐘接到火警信息后，值班隊(duì)員應(yīng)在3分鐘內(nèi)到場控制火情，5分鐘組織初起火災(zāi)撲救和人員疏散，視情通知消防部門到場等。另外2人負(fù)責(zé)配合開展消防管理、巡查，查找消防隱患，開展基層單位如變電站、供電（營業(yè)）所、倉庫等地消防疏散演練檢查，做到“打早打小”，防范于未然，確保消防安全。

（2）深入推進(jìn)消防樓長制建設(shè)。消防樓長制建設(shè)是有效加強(qiáng)高層住宅建筑消防安全管理、消防“網(wǎng)格化”管理具體落地舉措。今后要在管理上將消防樓（層）長納入微型消防站、志愿者隊(duì)伍一同教育培訓(xùn)演練，目前主要在局大樓試點(diǎn)，今年計(jì)劃在主要辦公場所鋪開。

3.加強(qiáng)與其他局開展微型消防站建設(shè)方面專業(yè)交流，比如肇慶、東莞等局在這方面所做名列省公司前茅。

4.與市消防管理部門構(gòu)建良好的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，開展防范重大電氣火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)工作，將局大樓微型消防站建設(shè)成“電網(wǎng)消防聯(lián)動(dòng)站”。

二、縣局微型消防站建設(shè)

（一）嚴(yán)格貫徹落實(shí)《廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司微型消防站和救援技術(shù)處置隊(duì)建設(shè)工作手冊》，結(jié)合實(shí)際，配備一定數(shù)量的滅火器、水槍、水帶等消防器材，做好消防器材維護(hù)保養(yǎng)，貫徹落實(shí)好管理制度、嚴(yán)格訓(xùn)練、常態(tài)巡查、落實(shí)演練、加強(qiáng)應(yīng)急響應(yīng)，確保企業(yè)消防安全。

（二）結(jié)合實(shí)際情況，參照局大樓微型消防站建設(shè)并積極跟進(jìn)如微型消防站建設(shè)和管理、消防樓長制、與屬地消防管理部門構(gòu)建良好的聯(lián)動(dòng)機(jī)制等工作。

3.2加強(qiáng)項(xiàng)目系統(tǒng)性管理

1、加強(qiáng)非生產(chǎn)性修理技改項(xiàng)目專業(yè)管理力度，清楚每年費(fèi)用預(yù)算總額，結(jié)合歸口管理部門費(fèi)用下達(dá)管理要求，系統(tǒng)性分配統(tǒng)籌費(fèi)用。

2、編制非生產(chǎn)性修理技改項(xiàng)目庫，每年定期更新，根據(jù)年度費(fèi)用預(yù)算，按輕重緩急出庫執(zhí)行。

3、統(tǒng)籌有限的資源，結(jié)合局創(chuàng)建星級班站所計(jì)劃，集中力量精心打造好每個(gè)“建設(shè)點(diǎn)”，確保一次性建設(shè)，不重復(fù)改造。

4、加強(qiáng)非生產(chǎn)性修理技改項(xiàng)目過程管控，屬地單位指派專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。同時(shí)成立現(xiàn)場督查組，采取定期與不定期督查相結(jié)合的形式，對各個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行情況進(jìn)行現(xiàn)場督查。

3.3加強(qiáng)文秘隊(duì)伍質(zhì)量建設(shè)

1、加強(qiáng)文秘隊(duì)伍建設(shè)。參考第一梯隊(duì)其他單位，結(jié)合我局實(shí)際，配齊配強(qiáng)文秘人員，逐步建立起合理的人才梯隊(duì)。

2、規(guī)范健全文秘工作機(jī)制。在文秘人員數(shù)量得到基本保障的基礎(chǔ)上，逐步開展文秘人員培訓(xùn)、交流、協(xié)作和素材庫建設(shè)等工作。

3、加強(qiáng)對業(yè)務(wù)部門文稿起草人員的培訓(xùn)，建議納入即將開展的員工輪訓(xùn)課程。建議辦公室聯(lián)合局團(tuán)委舉辦公文知識(shí)大賽，培養(yǎng)和發(fā)掘一批后備人才。

3.4加強(qiáng)安保執(zhí)勤隊(duì)伍建設(shè)

一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高安保隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平;二是加強(qiáng)檢查指導(dǎo)，督促安保人員嚴(yán)格落實(shí)值勤值班制度;三是加大考核力度，督促物業(yè)公司按局要求做好安保隊(duì)伍的管理和考核;四是提高薪酬待遇，招聘一批業(yè)務(wù)素質(zhì)高、個(gè)人形象好、自我要求高、執(zhí)行紀(jì)律嚴(yán)的安保人員，尤其是局綜合調(diào)度大樓的安保隊(duì)伍，更是迫在眉睫。

3.5提高綜合信息工作水平

1、是加強(qiáng)綜合信息工作宣貫，提高各部門、單位對綜合信息工作重要性認(rèn)識(shí)。

2、構(gòu)建信息工作網(wǎng)絡(luò)，要求各部門、單位指定專人負(fù)責(zé)信息報(bào)送工作，暢通綜合信息報(bào)送渠道。

3、將綜合作息報(bào)送納入各部門、單位組織績效考核，保證綜合信息報(bào)送來源。

4、開展綜合信息培訓(xùn)，整理制作綜合信息報(bào)送模板，提升綜合信息報(bào)送質(zhì)量。

5、梳理并下發(fā)2019年綜合信息報(bào)送工作臺(tái)賬，推動(dòng)綜合信息報(bào)送順利開展。

3.6提高保密工作建設(shè)水平

1、本地化修編保密制度。根據(jù)局實(shí)際情況，重新修編本地保密管理制度，讓保密管理有章可循，有據(jù)可依。

2、加強(qiáng)保密宣傳。通過定期發(fā)送短信、印發(fā)宣傳海報(bào)、舉辦保密培訓(xùn)班、定期檢查等方式，從各部門領(lǐng)導(dǎo)出發(fā)，建立保密意識(shí)，使員工認(rèn)識(shí)到保密工作不僅僅是保密員的責(zé)任，而是全體員工的責(zé)任，并逐步形成企業(yè)保密文化。

3、聯(lián)合信息中心加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保密管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的保密管理是保密工作的重中之重，針對目前局現(xiàn)狀，聯(lián)合信息中心完善內(nèi)部短信發(fā)送功能及內(nèi)部文件外發(fā)程序。

四、結(jié)語

針對辦公室管理存在的問題，提出了相對應(yīng)的整體改進(jìn)措施，提高了辦公室的整體管理水平。