電力物資采購合同風險的防范與管理措施

尚偉偉

摘要：物資采購是對產(chǎn)品生產(chǎn)和項目建設(shè)的質(zhì)量、進度等控制的關(guān)鍵要素，在采購的過程中任何一環(huán)出現(xiàn)小幅的偏差，均會影響整個物資采購預期目標的實現(xiàn)，簡言之，物資采購活動直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營風險。通常情況下，采購活動風險與合同風險緊密結(jié)合，貫穿于合同管理與風險控制的全過程。對此，在接下來的文章中，將針對電力物資采購合同風險的防范與管理措施方面進行詳細分析，希望能夠給相關(guān)人士提供重要的參考價值。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);物資采購;合同風險

引言：市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，使整個市場環(huán)境變得更加復雜多變。對于各行業(yè)的企業(yè)而言，在堅持既定發(fā)展戰(zhàn)略與追尋目標的同時，更關(guān)鍵的在于如何趨利避害，真正的立足于市場，謀求更進一步的發(fā)展。風險管理作為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動必須圍繞的目標之一，也越來越受到重視。企業(yè)物資設(shè)備采購合同風險管理作為企業(yè)內(nèi)部控制體系的重要構(gòu)成部分，其對于企業(yè)整體生產(chǎn)運營的影響是非常大的。企業(yè)在項目推進過程中需要重點把控的就是將面臨的風險值控制到最低，強化合同管理工作。

物資采購合同管理的意義

1.1加強物資采購合同管理，有助于企業(yè)及時完成采購任務(wù)

企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備、維修工程項目對時間和設(shè)備的規(guī)格、型號要求較高，因此，明確工作的具體事項，通過合同管理制定有效的物資采購任務(wù)，如采購物資的數(shù)量、設(shè)備型號、交貨方式、交貨時間等，一切按照科學的計劃進行規(guī)范式推進。

1.2加強物資采購合同管理，有助于約束當事雙方

通過合同風險管理規(guī)范采購工作，可直接對供應(yīng)商和買入方予以約束。一切依照合同對流程進行規(guī)范化，包括各主體方之間的經(jīng)濟關(guān)系、法律關(guān)系以及彼此的職責等均清晰透徹。如此一來，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，責權(quán)到位，及時彌補。

1.3加強物資采購合同管理，有助于物資的正常流通，及時解決采購矛盾

因為合同計劃與實際生產(chǎn)進度不可能完全等同，在管理過程中勢必會出現(xiàn)一系列變動情況。一般情況下，主要表現(xiàn)為原材料、設(shè)備的價格變動，供貨時間的變更等。但是，通過合同將雙方的經(jīng)濟關(guān)系、法律關(guān)系予以明確，確定彼此的責任與義務(wù)，一旦出現(xiàn)矛盾也可及時化解。

物資采購合同管理常見的風險及內(nèi)部控制策略

2.1物資采購合同風險

合同風險存在于合同訂立的各個環(huán)節(jié)，具體如下。其一，合同前期準備風險。合同的擬定是圍繞采購活動進行的，是本次采購活動的目的。如果合同計劃并沒有準確表達出采購業(yè)務(wù)的目的，會間接造成合同計劃與采購目標的不協(xié)同、不統(tǒng)一。其二，合同文本擬定風險。在合同談判過程中，供應(yīng)商有時會采取一些違規(guī)行為和手段誘取合同。一旦該階段企業(yè)內(nèi)部管理不夠規(guī)范，會有部分采購人員無視企業(yè)的采購流程和規(guī)定，采購人員的舞弊風險較大，正因如此，保證談判人員的獨立性是非常必要的^[1]。其三，合同審查審批與簽署風險。本環(huán)節(jié)比較看重審核審批工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能，包括法律、技術(shù)等知識，要求比較高，工作量也較大。結(jié)合既往的現(xiàn)實來看，本環(huán)節(jié)也是問題較多的環(huán)節(jié)之一。一旦無法有效的審查前期工作的漏洞，包括內(nèi)容錯誤、條款不當?shù)?，潛在風險將十分巨大。其四，合同履約與歸檔風險。合同文本的嚴謹性、雙方對合同內(nèi)容的理解偏差等，均會直接影響合同的正常履行。此外，在履行變更或者終止過程中，可能會產(chǎn)生第三方加入的風險。再者，合同歸檔保存方法不當帶來的風險，比如常見的文件丟失、公司資料外泄等。

2.2基于各階段常見風險的內(nèi)部控制

在合同簽訂階段，采購人員根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況起草合同，準確描述合同條款，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責任等。從成本效益原則出發(fā)，可以根據(jù)不同的采購金額區(qū)分合同訂立流程，如單筆金額在5000元以下的零星采購，可以不簽訂采購合同;超過5000元的必須訂立合同，如有特殊情況確實無法簽訂合同的，需要總經(jīng)理書面同意。第二，在合同談判環(huán)節(jié)，一般企業(yè)對采購物資的要求都較為嚴格，包括及時性、適用性、效益性等，因此，收集供應(yīng)商資料時，對已購買其產(chǎn)品的企業(yè)進行實地考察，對產(chǎn)品的性能進行現(xiàn)場分析，再確定合格的供應(yīng)商進行合同談判。對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復雜的合同，組織法律、技術(shù)、財務(wù)等專業(yè)人員參與談判，必要時聘請外部專家參與相關(guān)工作，同時，充分了解外部專家的資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德等情況。第三，明確合同簽署權(quán)限，所有待簽訂的合同應(yīng)交公司分管領(lǐng)導審閱，采購金額超過10萬元的合同，必須履行財務(wù)部門、綜合管理部門、相關(guān)技術(shù)部門、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理集體聯(lián)簽手續(xù)，金額超過100萬元的還需董事長聯(lián)簽，經(jīng)審批后，采購人員才能將其發(fā)給供應(yīng)商。通過對不同采購金額的合同審批流程來控制采購中的合同風險。第四，在合同履行階段，對合同履行情況進行跟蹤管理，根據(jù)供應(yīng)商的實際生產(chǎn)進度，對有可能影響生產(chǎn)或項目進度的異常情況應(yīng)及時匯報并適時調(diào)整與優(yōu)化^[2]。補充合同無論金額大小必須簽訂書面協(xié)議，同時，補充合同金額和原合同金額匯總，按照合同審核簽署流程處理。對于重要的物資，建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點檢和監(jiān)造制度。對于不以固定數(shù)量或固定總價為基礎(chǔ)的合同，如電纜、管道等采購合同，無法確定實際用量，單價固定數(shù)量未定的這類合同，在履約過程中，必須嚴格清點供應(yīng)商送貨數(shù)量、倉庫入庫數(shù)量，使用部門登記使用臺賬，在合同結(jié)算時，三方進行物資使用量的確認，再進行合同結(jié)算。第五，在合同評審階段，采購合同完成后，對該次采購事項進行評審，如根據(jù)供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量、合同履行的及時性等項目，對供應(yīng)商進行分類，可以減少后續(xù)物資采購時供應(yīng)商選擇的風險。如有需要可以建議設(shè)立專業(yè)的采購合同條款評審小組，將評審側(cè)重點放在物資設(shè)備上，包括供貨周期、產(chǎn)品名稱、質(zhì)量標準、型號數(shù)量、價款運費、交貨方式、售后服務(wù)等?？傊?，企業(yè)在物資采購和合同管理方面均應(yīng)建立相關(guān)制度。比如，建立《供應(yīng)商管理辦法》，以減少不合格供應(yīng)商的采購風險;建立《采購議標流程制度》，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商，降低采購價格以及后期的維護費用;建立《反舞弊與舉報制度》和《采購崗位人員輪崗制度》，杜絕物資采購過程中的貪污舞弊行為;建立《合同管理辦法》，規(guī)范合同風險評價機制、防范機制、處理與追責機制等。通俗的理解就是以制度的形式將各工作環(huán)節(jié)、人員、崗位、管理辦法等切實推進和執(zhí)行下去。如此一來，每一階段的每一個環(huán)節(jié)均可實現(xiàn)“有據(jù)可查、有法可依”。建立高素質(zhì)、高水平的采購隊伍，采購活動對于采購人員的要求較高，持續(xù)強化教育與培訓內(nèi)容，時刻保持企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動與市場新知識體系的同步，順利保證企業(yè)物資采購工作的完成，包括工作人員的職業(yè)素養(yǎng)、法律觀念、職業(yè)道德、團隊精神等。在推進建設(shè)中，依然需要將側(cè)重點集中在績效考核層面，適當增加物資獎勵，將工作人員自身的薪酬體系、職業(yè)發(fā)展直接與崗位業(yè)務(wù)的完成度掛鉤^[3]。

結(jié)論：

簡而言之，近些年，我國的城市發(fā)展帶動了電力企業(yè)的不斷完善。在電力企業(yè)的生產(chǎn)中，物資的采購是影響電能供給的重要因素，因此需要提高對物資采購合同的管理。這就涉及到物資采購合同中風險的防范，采取有效的管理措施，減少風險的發(fā)生，從而確保電力能源的穩(wěn)定生產(chǎn)與供應(yīng)，為社會的發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)條件。

參考文獻：

[1]邱際康.劉宇.電力施工企業(yè)在建項目設(shè)備物資管理中的風險及防范措施[J].價值工程，2019（23）26-28.

[2]劉凱.楊輝.強化電力物資采購合同風險管理的內(nèi)部控制[J].城市建設(shè)理論研究，2019（25）102-103.

[3]亢淑文.探析電力物資采購合同風險管理[J].城市建設(shè)理論研究，2018（2）.45-46.