電子時(shí)代檔案管理新方法，新思路的探索

劉磊

摘 要：進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶來(lái)了各行各業(yè)的革新，企業(yè)管理模式也從過(guò)去的人工管理逐漸向計(jì)算機(jī)信息化和智能化的方向轉(zhuǎn)變。檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)非常重要的管理內(nèi)容與模塊，隨著信息化管理不斷普及與廣泛，探索企業(yè)檔案信息化管理勢(shì)在必行。文章重點(diǎn)就電子時(shí)代檔案管理新方法和新思路進(jìn)行研究分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子時(shí)代;檔案管理;新方法;新思路

引言

互聯(lián)網(wǎng)帶動(dòng)了信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，電子信息技術(shù)逐漸融入日常工作當(dāng)中，作為現(xiàn)代化的辦公軟件，電子技術(shù)和現(xiàn)代化的通信技術(shù)使得管理更加便捷，例如信息技術(shù)在電子檔案的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)管理模式的弊端，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，電子檔案能夠形成有價(jià)值的信息內(nèi)容，并在系統(tǒng)中完成處理和存儲(chǔ)。電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理，使檔案管理工作融入了信息化技術(shù)手段，給檔案管理工作帶來(lái)了一種全新革命。

1 電子時(shí)代檔案管理的重要意義

檔案信息能夠客觀真實(shí)地記錄歷史，對(duì)社會(huì)實(shí)踐有著很好的記錄、記憶功能，幫助人們充分認(rèn)知客觀世界，屬不可再生資源，只有在準(zhǔn)確地把握社會(huì)實(shí)踐基礎(chǔ)上的真實(shí)記錄，做好資源數(shù)據(jù)整合，將一些重要的規(guī)律性?xún)?nèi)容進(jìn)行歸檔留存，并通過(guò)現(xiàn)代化的技術(shù)手段，才能完成檔案的歷史使命。信息化建設(shè)下的電子檔案是時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的便捷高效，能夠通過(guò)便捷的方法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合，同時(shí)信息化建設(shè)對(duì)檔案管理也有了新的要求，做好電子和紙質(zhì)兩種不同載體間的轉(zhuǎn)換，不斷完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬軟件條件，電子檔案的優(yōu)勢(shì)是顯而易見(jiàn)并可行的。

2 電子時(shí)代檔案管理的基本要求

2.1完整性

電子檔案與其他文書(shū)檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語(yǔ)主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同。由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤(pán)的方式亦有所不同。由于專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來(lái)文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案的不完整，特別是電子管理部門(mén)立體交叉，工作人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理形式多樣，也會(huì)導(dǎo)致電子檔案的不完整，針對(duì)以上情況，我們必須提高認(rèn)識(shí)，端正態(tài)度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

2.2原始性

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存的過(guò)程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類(lèi)的電子文書(shū)檔案，特別是制作磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶、影像時(shí)必須保證電子檔案的原始性。

2.3真實(shí)性

電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過(guò)程中必須保證其真實(shí)性。

3 電子時(shí)代企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

3.1企業(yè)檔案管理人員管理水平普遍偏低

上世紀(jì)九十年代以來(lái)，我國(guó)的現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)不斷起步，飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)與原來(lái)傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式并不十分匹配，導(dǎo)致我國(guó)的現(xiàn)代企業(yè)管理水平普遍不高，總體上我國(guó)的企業(yè)檔案管理尚處于人力為主的較為傳統(tǒng)的模式，這種模式下企業(yè)檔案管理者檔案管理受諸多限制因素影響，目前檔案管理人員整體業(yè)務(wù)水平及專(zhuān)業(yè)能力普遍偏低是影響企業(yè)檔案管理的重要原因之一。

3.2檔案管理人員綜合能力薄弱

在我國(guó)，絕大多數(shù)的企業(yè)把經(jīng)濟(jì)效益放在企業(yè)發(fā)展的首位，對(duì)企業(yè)管理特別是檔案管理投入的關(guān)注度較少，這使得我國(guó)的企業(yè)檔案管理人員普遍存在“門(mén)外漢”的現(xiàn)象。大部分檔案管理兼職情況較多，工作人員不能將全部精力投入到檔案管理工作中，對(duì)檔案管理服務(wù)水平提升產(chǎn)生較大影響。

3.3企業(yè)檔案管理工作受重視程度偏低

由于檔案管理是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中較為弱勢(shì)的一部分，導(dǎo)致企業(yè)上下對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，特別是一些分管檔案管理的部分負(fù)責(zé)人，包括大部分檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)及重視程度不足，沒(méi)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)管理的重要性。部分人認(rèn)為檔案管理僅僅只是檔案資料的保管工作，既不能給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，又不能對(duì)企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新起到較大作用，這也充分顯示出大部分人對(duì)檔案管理工作缺乏了解。對(duì)企業(yè)檔案管理工作受重視程度不足，直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理工作與現(xiàn)代企業(yè)管理需求不相適應(yīng)。

4 電子時(shí)代檔案管理新方法和新思路

4.1在實(shí)踐中不斷完善電子檔案監(jiān)督機(jī)制

信息化背景下的檔案管理逐漸過(guò)渡到向社會(huì)、向單位部門(mén)及員工服務(wù)的職能，電子檔案安全問(wèn)題至關(guān)重要。應(yīng)進(jìn)一步完善電子檔案管理，建立有效的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，首先就要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的密級(jí)劃分，結(jié)合不同的等級(jí)情況操作，在確保數(shù)據(jù)信息安全的前提下，才能達(dá)到電子信息檔案管理規(guī)范化和秩序化的要求。

4.2構(gòu)建電子管理標(biāo)準(zhǔn)

電子文件在管理上要建立全面的管理標(biāo)準(zhǔn)，注重檔案管理的優(yōu)化升級(jí)，實(shí)現(xiàn)全方位檔案管理的同步發(fā)展，確保文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。

4.3做好電子檔案使用中的控制管理

電子檔案管理制度要實(shí)現(xiàn)理論和實(shí)踐融合，應(yīng)該結(jié)合工作實(shí)際制訂符合電子檔案管理的制度，形成有序、方便、快捷的電子檔案管理，并保證制度落實(shí)到位。通過(guò)制度進(jìn)行電子檔案使用的有效約束，做到有章可循，例如在電子檔案使用權(quán)限審核上，須高度重視人員權(quán)限的限定，在系統(tǒng)管理的保護(hù)上，都要做好安全管理工作職責(zé)的落實(shí)，只有這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)控制和管理。電子檔案在回收管理和使用過(guò)程中也應(yīng)注重安全性問(wèn)題，適時(shí)進(jìn)行安全跟蹤，重點(diǎn)關(guān)注檔案實(shí)體的安全和電子化數(shù)據(jù)的安全。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會(huì)因此變得更加簡(jiǎn)單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在，管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高和完善自己，才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)的最大化，來(lái)提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率。

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