信息技術(shù)與檔案管理的融合策略

唐偉

摘 要：過去一段時間內(nèi)，部分單位對于檔案信息化建設(shè)存在認(rèn)識誤區(qū)以及思維誤區(qū)，對于信息技術(shù)的應(yīng)用程度不高，難以適應(yīng)自動化辦公、無紙化辦公以及電子化辦公的時代發(fā)展趨勢，阻礙了單位檔案建設(shè)的步伐?；诖?，本文立足于時代背景，對檔案信息化建設(shè)進行概述，分析現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題，并結(jié)合現(xiàn)代檔案管理理論對檔案信息化建設(shè)提出建議，以期能夠進一步幫助相關(guān)單位開發(fā)和利用檔案資源。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全;信息技術(shù);服務(wù)模式

一、檔案信息化建設(shè)概述

所謂檔案信息化，主要是指通過信息技術(shù)對信息資源進行收集、處理、整合、分析、利用的一種檔案管理模式，其主要其強調(diào)的就是在信息化環(huán)境中對檔案信息資源進行合理開發(fā)與利用。之所以要加快檔案信息化進程，主要是基于以下幾個原因[1]。第一，基于單位檔案管理成本的考量。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要依靠大量的人力、物力以及財力，對于保管環(huán)境的要求較高，導(dǎo)致單位檔案管理成本居高不下。通過檔案信息化建設(shè)，能夠最大限度的對資源進行優(yōu)化配置，實現(xiàn)檔案管理流程化、自動化以及技術(shù)化，減少單位檔案管理成本。第二，基于單位檔案管理便利的考量。傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理人員對于檢索、調(diào)閱、利用、清理檔案效率不高，需要花費較長的時間。同時，隨著檔案數(shù)量不斷增加，檔案種類不斷豐富，單位檔案管理工作更是面臨著新的挑戰(zhàn)[2]。檔案信息化建設(shè)，則可以實現(xiàn)檔案快速減速、及時調(diào)閱、實時共享、高效利用以及高效清理，能夠更好地滿足相關(guān)單位檔案建設(shè)工作的要求。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

（一）檔案安全管理機制缺失

只有確保檔案安全，防止發(fā)生檔案泄密、檔案非法篡改等事件，才能發(fā)揮檔案的價值以及效用。信息化環(huán)境下，單位檔案管理系統(tǒng)容易遭受各種網(wǎng)絡(luò)病毒程序的攻擊，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)崩壞、檔案資源丟失[3]。同時，部分不法份子也可以通過植入黑客、木馬病毒等程序，對檔案進行篡改，影響檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性以及嚴(yán)肅性。然而，部分單位并沒有通過最新的信息技術(shù)對檔案資源進行加密處理以及安全管理，而是單純通過殺毒軟件、防火墻、內(nèi)網(wǎng)防控等簡單的措施對檔案資源進行安全管理。

（二）信息技術(shù)應(yīng)用層次低

近些年來，隨著信息技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備的普及，大多數(shù)單位都已經(jīng)實現(xiàn)了檔案資源的信息化管理，但總體而言，我國檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用層次低的問題仍然存在。第一，部分單位對于大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、云計算技術(shù)、云儲存技術(shù)以及人工智能技術(shù)缺乏具體的了解，相關(guān)技術(shù)與檔案管理系統(tǒng)的融合度不高，制約了檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級。第二，部分單位對于信息化建設(shè)存在認(rèn)識誤區(qū)，單純將計算機管理等同于信息化建設(shè)。同時，部分檔案管理人員對于檔案共享、檔案專業(yè)化管理、檔案模塊化管理則缺乏具體的了解和認(rèn)識。

（三）人才建設(shè)薄弱

檔案信息化建設(shè)環(huán)境下，檔案管理人員僅具備檔案管理專業(yè)素養(yǎng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，其必須掌握一定的信息技術(shù)。然而，現(xiàn)階段部分單位人才建設(shè)薄弱，缺乏復(fù)合型人才，難以保障檔案信息化建設(shè)工作的推進。一方面，單位人才培訓(xùn)存在漏洞，存在“重檔案信息素養(yǎng)，輕技術(shù)應(yīng)用”以及“重理論教學(xué)，輕實踐指導(dǎo)”等問題，導(dǎo)致檔案管理人員僅僅了解檔案管理的基礎(chǔ)知識內(nèi)容，并沒有掌握相關(guān)的信息技術(shù)。另一方面，檔案管理人員對于檔案系統(tǒng)的應(yīng)用能力、操控能力以及創(chuàng)新能力不足，處于被動管理的狀態(tài)。例如，檔案管理人員沒有立足于單位具體實際狀況對系統(tǒng)供應(yīng)商提出相關(guān)技術(shù)要求，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)與單位檔案管理工作不銜接、不匹配。

三、信息技術(shù)與檔案管理的融合策略

（一）創(chuàng)新利用信息技術(shù)，強化檔案安全管理

單位要創(chuàng)新應(yīng)用信息化技術(shù)，深化檔案安全管理工作。第一，探索運用區(qū)塊鏈技術(shù)構(gòu)建更為安全的防護網(wǎng)絡(luò)，確保檔案資源在傳輸過程中的加密性。第二，探索利用數(shù)字水印技術(shù)，對檔案加以水印，有效辨別檔案的真實性、原始性，防止檔案被非法篡改情況的發(fā)生。第三，探索利用云儲存技術(shù)，對檔案進行云備份處理，防止檔案資源的丟失，確保檔案管理工作正常開展。

（二）以信息化技術(shù)為有力抓手，創(chuàng)新檔案管理模式以及服務(wù)模式

第一，單位要進一步加快檔案共享建設(shè)，加快與相關(guān)職能單位的溝通聯(lián)系，切實發(fā)揮檔案對于業(yè)務(wù)工作的推動作用。具有交叉職能單位之間可以搭建共享云，將檔案資源進行共享，進一步提升檔案自主共享、自主查閱以及自主利用的水平。第二，單位要進一步利用辦公自動化系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息資源的高效傳輸、分類處理，提升檔案管理工作的系統(tǒng)性，解決檔案管理效率低下、質(zhì)量低下的主要問題。

（三）優(yōu)化檔案管理人才知識結(jié)構(gòu)，打造復(fù)合型人才隊伍

檔案管理人才是推動信息技術(shù)與檔案管理融合的基礎(chǔ)，直接影響檔案信息化建設(shè)的成效以及質(zhì)量。為此，相關(guān)單位必須對接信息化建設(shè)的基本需求，有指向性地開展培訓(xùn)工作，優(yōu)化檔案管理人才的知識結(jié)構(gòu)。第一，單位要繼續(xù)加強在信息化建設(shè)領(lǐng)域的理論知識培訓(xùn)以及專業(yè)技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員對于檔案系統(tǒng)的操控能力、應(yīng)用能力以及創(chuàng)新能力。第二，單位可以采取靈活多樣的培訓(xùn)方式，綜合利用專題研討會、學(xué)習(xí)論壇、座談交流、外出考察學(xué)習(xí)等方式為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)平臺，充分借鑒相關(guān)單位在檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的先進做法。第三，單位要進一步提升檔案管理人員的安全培訓(xùn)以及保密培訓(xùn)，確保檔案價值。

四、結(jié)束語

通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)的核心是信息技術(shù)與檔案管理的融合，即通過信息化技術(shù)對檔案資源進行開發(fā)的一種模式。針對實踐中存在的檔案安全管理機制缺失、技術(shù)應(yīng)用層次較低以及人才建設(shè)薄弱等問題，單位必須要有指向額的加以解決。一方面，單位要繼續(xù)從安全管理、技術(shù)應(yīng)用、人才建設(shè)等角度出發(fā)，夯實檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，確保該項工作順利推進。另一方面，單位要加快創(chuàng)新，激發(fā)檔案管理人員干事創(chuàng)業(yè)的決心，不斷創(chuàng)新檔案管理新模式、新流程以及新內(nèi)容?？傮w而言，單位只有深入推進檔案信息化建設(shè)工作，才能更好地發(fā)揮檔案資源的價值，提升單位創(chuàng)造效益的能力。

參考文獻

[1]屈榮.大數(shù)據(jù)時代檔案管理發(fā)展的思考[J].傳媒論壇，2019（16）：129-130.

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[3]張艷麗.數(shù)據(jù)時代電子檔案建設(shè)相關(guān)問題探討[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2019，27（21）：230.