事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策分析

翟嘉澤

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的、高效的工作方法正快速而全面的滲透到社會(huì)的各個(gè)方面，事業(yè)單位檔案管理工作如何適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求也逐漸被提出。本文闡述了當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了事業(yè)單位檔案管理工作的具體實(shí)施策略。以促進(jìn)其全面科學(xué)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;策略

隨著現(xiàn)代技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)今世界資源信息化已成為推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和變革的重要力量。在此大背景下，各事業(yè)單位檔案管理工作如何適應(yīng)時(shí)代的要求，也逐漸成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。

一、檔案及檔案管理

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史紀(jì)錄保存起來(lái)以備查考的，文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第二條規(guī)定，“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄?！睓n案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，包括檔案收集工作、檔案管理工作、檔案鑒定工作、檔案保管工作、檔案統(tǒng)計(jì)工作、檔案檢索工作、檔案利用工作以及檔案編研工作，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理是對(duì)于檔案實(shí)體與信息進(jìn)行收集，整理，鑒定，保管，檢索和統(tǒng)計(jì)，并提供利用服務(wù)。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

事業(yè)單位的檔案管理工作一直以來(lái)并沒(méi)有得到高度的重視，人們對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)也僅僅局限于信息的記錄或者作為一種文字證明等相對(duì)狹隘的視野之中。也正是因?yàn)檫@種現(xiàn)狀的存在導(dǎo)致了檔案管理的現(xiàn)狀存在著很多的問(wèn)題。主要表現(xiàn)在重視不足、資金投入不夠、缺乏必要的專業(yè)性人才及檔案管理制度有待于改善等幾個(gè)方面。

（一）檔案管理認(rèn)識(shí)不足、意識(shí)薄弱

在日常的檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)的就是檔案管理的意識(shí)薄弱，出現(xiàn)這樣的問(wèn)題，原因很多，其中包括有的人把該項(xiàng)工作看作一種可有可無(wú)的工作對(duì)待，是一種輔助性、服務(wù)性的工作，對(duì)事業(yè)單位的管理意義不是很重要;同時(shí)由于工作人員或者每個(gè)人對(duì)于自身的檔案有時(shí)候都不是非常的重視，在這樣的環(huán)境下，檔案管理工作不被重視就可想而知了。當(dāng)然其原因還有很多，如該項(xiàng)工作沒(méi)有納入到日常的考核中、部門(mén)設(shè)置不合理等。

（二）軟硬件設(shè)施薄弱

做好檔案管理工作需要很高的要求，其對(duì)單位的基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)水平及資金投入情況都要求很高，很多事業(yè)單位其實(shí)并沒(méi)有做到這一點(diǎn)。要么是一些單位缺少必備的設(shè)施;要么是一些單位對(duì)檔案信息化管理的深度和力度沒(méi)有做到位，這導(dǎo)致了事業(yè)單位在檔案管理工作中因缺乏必要的軟硬件設(shè)施而導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，沒(méi)有表現(xiàn)出良好的效果，也沒(méi)有發(fā)揮檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位日常管理工作的作用。

（三）缺乏專業(yè)性的檔案管理人才

企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)人才，人才的重要性在如今這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的大舞臺(tái)上越凸顯的明顯。事業(yè)單位的日常管理中的任何一項(xiàng)工作都需要有人去執(zhí)行，執(zhí)行結(jié)果的如何關(guān)鍵也是在于人才。對(duì)于檔案管理工作同樣如此，專業(yè)性的檔案管理人員直接決定了檔案管理的質(zhì)量和效率，而因?yàn)橐恍┦聵I(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致了很多重要的信息檔案并沒(méi)有合理、有效的進(jìn)行保存，造成了一定的損失;或者是因?yàn)槿狈?duì)一些檔案信息的認(rèn)識(shí)和了解，造成了工作上的失誤，最后增加了工作負(fù)擔(dān)，提高了工作成本。

（四）事業(yè)單位檔案管理制度有待于完善

無(wú)規(guī)矩不成方圓，任何一項(xiàng)工作的開(kāi)展都需要遵照一定的秩序和制度才行。由于檔案管理方面的法律、法規(guī)存在很多的漏洞，導(dǎo)致了很多的事業(yè)單位自身也沒(méi)有關(guān)于檔案管理方面明確的制度設(shè)置，導(dǎo)致了工作上存在了一定的空白，嚴(yán)重影響到了事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展。

三、完善事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）提高對(duì)檔案管理的重視

提高對(duì)檔案管理工作的重視就是改變過(guò)去那種把檔案管理當(dāng)做可有可無(wú)或者輔助性、服務(wù)性工作的局面。檔案管理工作水平的提高是事業(yè)單位管理水平提高的重要內(nèi)容，只有提高對(duì)檔案管理的重視，才能從認(rèn)識(shí)或者思想觀念上進(jìn)行扭轉(zhuǎn)。一方面應(yīng)該加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的支持和認(rèn)同，這是做好檔案管理工作的首要任務(wù)和前提;另一方面也需要通過(guò)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式改變檔案人員的觀念，提升他們的責(zé)任感，從而提高他們對(duì)本職工作的重視。

（二）加大對(duì)檔案管理工作的投入

檔案管理工作硬軟件設(shè)施的不足及專業(yè)人員的匱乏直接影響到了檔案管理工作的開(kāi)展，并制約著檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率。對(duì)此應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的投入，一方面要加大人力、物力、財(cái)力的支持，提供必要的辦公地點(diǎn)、技術(shù)、人員，強(qiáng)化隊(duì)伍的建設(shè);另一方面要培養(yǎng)或者引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，通過(guò)他們專業(yè)化的指導(dǎo)來(lái)不斷的完善和提高管理工作的水平。專業(yè)的檔案人員具備豐富的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于管理工作的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新、實(shí)際工作的分類等具有較強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，便于事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，為事業(yè)單位日常工作的管理提供的方便和打下了基礎(chǔ)。

（三）加快事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及規(guī)章制度是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的制度保障，所以事業(yè)單位應(yīng)該加快對(duì)相關(guān)規(guī)范制度的制定。一方面應(yīng)該建立專門(mén)的機(jī)構(gòu)，增設(shè)專門(mén)的人員;另一方面應(yīng)該健全檔案管理制度的體系化建設(shè)，做好有章可循。

（四）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)

將檔案信息化管理納入事業(yè)單位信息化的建設(shè)規(guī)劃中是發(fā)展的趨勢(shì)和時(shí)代的必然。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理便于信息資源的共享，提高單位檔案信息化管理的效率和執(zhí)行的力度。這迎合了時(shí)代發(fā)展的潮流，也是科技進(jìn)步在企業(yè)發(fā)展中越來(lái)越重要的體現(xiàn)，所以加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)是改變現(xiàn)有存在的問(wèn)題的一個(gè)重大舉措。

四、總結(jié)

總之，目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的重視不足、資金匱乏、專業(yè)人員的缺失等現(xiàn)狀嚴(yán)重影響到了事業(yè)單位檔案管理的水平及工作效率，為事業(yè)單位整體的健康發(fā)展增添了阻力。為了推動(dòng)事業(yè)單位管理工作的革新和工作方式的創(chuàng)新，做好事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)成為不可避免和無(wú)法避免的重要問(wèn)題，文章結(jié)合存在的問(wèn)題提出了要在思想觀念、投入、制度及信息化建設(shè)等方面進(jìn)行改善，唯有這樣才能逐漸改變目前的現(xiàn)狀，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理水平的不斷提高。