地鐵檔案管理工作信息化建設(shè)探析

摘?要：地鐵在我國城市交通運(yùn)輸發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，其已成為城市人民出行必不可少的一項交通工具。然而現(xiàn)如今地鐵能夠安全、可靠的運(yùn)營不僅需要進(jìn)行對設(shè)備、人員的管理，更要注重對地鐵檔案的管理，如今為了提升工作的效率和質(zhì)量，就要構(gòu)建更加有效地信息化平臺。本文主要對地鐵檔案管理信息化建設(shè)存在的不足及對策進(jìn)行分析，繼而為地鐵的運(yùn)營提供保障。

關(guān)鍵詞：地鐵檔案;檔案管理;管理工作;信息化建設(shè)

一、 當(dāng)前地鐵檔案管理信息化建設(shè)潛在的弊端分析

當(dāng)前信息化技術(shù)在各個領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，尤其在軌道交通領(lǐng)域更需要信息化提供支持，而且地鐵作為高科技產(chǎn)物也需要在檔案管理中構(gòu)建科學(xué)、高效的信息化平臺，這樣才能夠為地鐵的運(yùn)營和發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。然而由于我國地鐵管理信息化建設(shè)起步較晚，導(dǎo)致在實(shí)際的實(shí)施過程中存在技術(shù)局限性、資源較為匱乏、人員素養(yǎng)不夠等問題，繼而影響地鐵管理的質(zhì)量。

（一）地鐵檔案管理信息化技術(shù)不夠先進(jìn)

在現(xiàn)階段進(jìn)行地鐵檔案管理信息化建設(shè)，關(guān)鍵在于信息化技術(shù)的建設(shè)，無論是在硬件系統(tǒng)，還是軟件系統(tǒng)，都要滿足檔案管理信息化的需求。但是我國在地鐵檔案管理信息化建設(shè)方面還處于初級階段，不僅信息化硬件技術(shù)較為落后，而且相關(guān)的信息化軟件技術(shù)也不夠完善，這就導(dǎo)致我國在地鐵檔案信息化管理中難以實(shí)現(xiàn)有效的突破。信息化技術(shù)存在的局限性帶來的最大問題就是檔案管理難度增加，管理效果難以得到有效的保障，如果處理不當(dāng)甚至?xí)绊憴n案管理的進(jìn)展，例如：出現(xiàn)病毒入侵、軟件漏洞還會出現(xiàn)檔案信息丟失、盜竊、損壞等情況，還要通過后期的修復(fù)才能夠恢復(fù)運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）地鐵檔案中保存的信息不夠完善

地鐵檔案中包含的內(nèi)容冗雜繁多，不僅有日常業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生的信息資料，還有相關(guān)的設(shè)備資料、人員資料，最為關(guān)鍵的就是核心技術(shù)資料，這些基本上都是地鐵單位的機(jī)密文件，在檔案管理信息化過程中，首先需要將信息資料錄入到信息系統(tǒng)之中，這一過程中最容易出現(xiàn)信息錄入問題，導(dǎo)致信息資源流失或丟失。還因為操作不當(dāng)二影響信息的真實(shí)性、有效性，繼而致使檔案信息資料在實(shí)際的使用過程中沒有發(fā)揮作用，甚至還會增加工作所需的時間和成本。

（三）地鐵檔案管理信息化人員素質(zhì)欠缺

近年來我國在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中更加注重經(jīng)營，在地鐵單位運(yùn)營管理中也是如此，這就導(dǎo)致地鐵單位中專業(yè)的管理人員較為匱乏，尤其是檔案管理信息化人員對于管理能力、技術(shù)能力的要求較高，需要管理人員熟練掌握信息化操作，但是現(xiàn)階段地鐵單位還處于轉(zhuǎn)型期，需要不斷地適應(yīng)先進(jìn)的管理機(jī)制和管理技術(shù)，還有部分管理人員的知識儲備不夠、技術(shù)應(yīng)用不嫻熟，甚至是在管理過程中出現(xiàn)不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)的態(tài)度，這就導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量難以實(shí)現(xiàn)有效的提升。

二、 當(dāng)前地鐵檔案管理信息化建設(shè)的對策分析

（一）注重檔案管理信息化技術(shù)的創(chuàng)新

當(dāng)前要想改善地鐵檔案管理信息化建設(shè)，就要注重對信息化技術(shù)的優(yōu)化、升級，首先要對地鐵單位的實(shí)際情況進(jìn)行深入的了解，構(gòu)建符合當(dāng)?shù)氐罔F檔案管理的信息化平臺，不可盲目效仿其他城市或國外的地鐵信息化建設(shè)，導(dǎo)致檔案信息管理不適用。其次還要注重地鐵軟件、硬件技術(shù)的更新?lián)Q代，并且構(gòu)建專業(yè)化的信息管理平臺，例如：地鐵EAM系統(tǒng)（圖1），根據(jù)檔案機(jī)密的內(nèi)容設(shè)置不同的層次和權(quán)限，這樣一來既能夠保障信息資料的共享，還能夠保護(hù)核心資料的機(jī)密性。

（二）保障檔案信息資料準(zhǔn)確、有效性

地鐵檔案管理的主要內(nèi)容就是相關(guān)的信息資料，其實(shí)地鐵運(yùn)營管理的重要組成部分，如果檔案信息資料不完善、不準(zhǔn)確，就難以保障地鐵管理的質(zhì)量和效果。所以在實(shí)際的檔案管理信息化建設(shè)中，首先要保障信息錄入的準(zhǔn)確性、有效性，既要保障信息格式的精確性，還要保障文字、圖片等信息的準(zhǔn)確性，避免因信息錯誤而影響其使用的效用;其次要避免信息資料出現(xiàn)重復(fù)、遺漏、冗余等問題，同時要構(gòu)建完善的資料數(shù)據(jù)庫，保障數(shù)據(jù)技術(shù)更新的實(shí)時性、真實(shí)性，這樣就能夠為地鐵檔案管理奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化人才的應(yīng)用

首先地鐵單位可根據(jù)檔案管理信息化的需求聘用專業(yè)的管理人員，確保其具有一定的管理經(jīng)驗和操作能力，這樣不僅能夠減少后期培訓(xùn)、適應(yīng)所需的時間和成本，還能夠提升檔案管理的質(zhì)量。其次地鐵單位可在內(nèi)部檔案管理人員或信息技術(shù)人員中選拔具有上進(jìn)心、責(zé)任心、知識基礎(chǔ)的新人進(jìn)行培養(yǎng)，這樣不僅能夠減少高薪聘用人才所需的成本，還能夠提升內(nèi)部人員的積極性，使其能夠積極地參與到檔案管理信息化建設(shè)中來。

三、 結(jié)束語

地鐵檔案管理是促進(jìn)地鐵穩(wěn)定有序運(yùn)營的關(guān)鍵所在，所以當(dāng)務(wù)之急是要強(qiáng)化地鐵檔案管理的效率和質(zhì)量，通過檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)應(yīng)用到檔案管理中，不僅能夠顯著的提升信息管理的效果，還能夠確保信息資料得到充分的利用，為此明確當(dāng)下信息化建設(shè)中存在的不足，并提出有效的應(yīng)對措施是我國改善地鐵管理的重要舉措。

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[2]陳慧.機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：42-43.

作者簡介：王文樂，南京市地鐵交通設(shè)施保護(hù)辦公室。