信息時代檔案管理工作創(chuàng)新研究

摘?要：隨著信息時代發(fā)展，對檔案管理工作的要求也不斷增加，檔案管理工作的重要性也不斷顯現(xiàn)。本文從分析檔案工作管理出現(xiàn)的問題入手，對檔案工作管理體制和運行機制的改革與創(chuàng)新進行了探討分析，對于提升檔案管理水平有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：檔案工作;管理體制;運行機制改革;創(chuàng)新

一、 引言

現(xiàn)階段各行業(yè)都加大了對人事檔案管理工作的投入力度，努力的提高人事檔案的管理水平。同時加大力度推動人事檔案信息化建設(shè)的進程，確保人事檔案能夠更好的滿足市場發(fā)展的需求。在這種大背景下，需要加快推動人事檔案工作管理體制的改革和創(chuàng)新，確保人事檔案的作用更好的發(fā)揮出來。

二、 檔案管理工作中體制和運行機制方面存在問題

一是對檔案管理工作不夠重視，就直接導(dǎo)致了檔案管理人員對于檔案的管理意識不是很強烈，造成了主要表現(xiàn)為檔案利用率低下的一系列的問題。事實上檔案工作對于本單位的各項活動的進行有著重大的意義。檔案工作人員應(yīng)創(chuàng)新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現(xiàn)觀念、機制、管理的創(chuàng)新。檔案信息資源的有效利用可以為本單位帶來巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。

二是檔案管理制度不健全。導(dǎo)致了很多的檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等工作做得不夠好，從而造成了流失，積壓，用的時候很難找尋等問題。很多單位雖有制度，但是監(jiān)管執(zhí)行的力度確不夠，從而使制度形同虛設(shè)，檔案管理工作效率也提高不上來。如檔案管理人員責(zé)任心不強，文件資料規(guī)程如山，整理不及時;檔案資料收集不全，丟失嚴重;借出的檔案不發(fā)行借閱手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向;還有些人借此機會在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)用來作自己有利的證據(jù)，嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

三是新設(shè)備、新技術(shù)的運用不夠。在當前的檔案管理當中，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下的一個很重要的原因就是新設(shè)備、新技術(shù)的運用不夠。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，管理的方式大多數(shù)以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用中得到了全方位的升級和改造。但是在檔案管理工作上，由于沒有足夠重視，其計算機和網(wǎng)絡(luò)化水平跟不上，有些單位甚至為了節(jié)約管理成本而沿用傳統(tǒng)的手工收集管理的方式，從而大大影響了檔案管理工作的效率，有些時候也影響了效率。

三、 加強檔案工作管理體制和運行機制的改革與創(chuàng)新的建議

一是案管理工作的規(guī)章制度“法制化”。要想更好地規(guī)范檔案管理工作，首先應(yīng)該使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。

二是整合檔案資源“全面化”。集中統(tǒng)一管理是我國檔案管理工作指導(dǎo)思想。實行集中統(tǒng)一的檔案管理體制，與我國的經(jīng)濟基礎(chǔ)相適應(yīng)，符合我國現(xiàn)行國家制度、宏觀管理原則。繼續(xù)堅持集中統(tǒng)一管理的指導(dǎo)思想，繼續(xù)加強對檔案信息資源的管理和開發(fā)利用，維護黨政檔案的歷史的有機聯(lián)系。在此原則的指導(dǎo)下，有效整合檔案資源，建設(shè)“大檔案”就是要打破檔案接收和利用中的時間、區(qū)域、全宗界限，廣泛整合全部檔案資源。建設(shè)“大檔案”可以有效實現(xiàn)國家檔案資源的有效配置，以適應(yīng)檔案資源社會共享的需要。

三是管理體制“多樣化”。市場化帶來了檔案所有權(quán)的多元化，檔案所有權(quán)的多元化帶來檔案管理體制的多樣化。單一的檔案管理體制已經(jīng)不能滿足檔案管理工作的需求，需要建立一個多樣的檔案管理體制，來適應(yīng)形式多樣的文件檔案管理工作。比如，對于非國有企業(yè)的各種檔案，不需要統(tǒng)一由國家政府來管理，可以鼓勵他們建立自己的檔案管理體制。

四是檔案管理“一體化”。文檔管理一體化不僅僅是業(yè)務(wù)的問題，也是體制上的問題，文件工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文件工作的發(fā)展。我國應(yīng)該把文件管理和檔案管理看成是一個統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，并且采用統(tǒng)一工作模式、制度以及管理方案對兩者相互連接的工作程序進行控制，從而加強檔案部門對文件管理的超前控制，確保檔案的高質(zhì)量，以減少檔案部門的工作程度，避免工作人員的重復(fù)工作。所以在各單位、團體、企業(yè)的內(nèi)部建立起各自的文件實時歸檔制度，把文件部門和檔案部門合二為一，在企業(yè)和單位的內(nèi)部構(gòu)件關(guān)安管理一體化的平臺。另一個方面，緊密結(jié)合各地區(qū)、各單位、各區(qū)域的實際情況，建立檔案管理中心、文件管理中心，充分的發(fā)揮集約的優(yōu)勢，有效的降低運行的成本，與此同時，為檔案管理機構(gòu)的設(shè)施提供新方法。

五是檔案管理“信息化”。檔案管理有比較長的發(fā)展史，但是傳統(tǒng)的檔案管理工作在信息化時代遇到了很多挑戰(zhàn)。如何創(chuàng)新工作方法，讓檔案管理工作與時俱進是檔案管理人員需要研究的重要課題。創(chuàng)新是時代發(fā)展的主題，信息化時代的主要特征是信息技術(shù)革新非常快，學(xué)會創(chuàng)新，增強在新環(huán)境下的適應(yīng)能力和學(xué)習(xí)能力特別很重要。做好檔案管理信息化的工作是時代的客觀需要。理清檔案管理的內(nèi)容，直面檔案管理信息化過程中的問題，積極采取措施解決，就為檔案信息管理信息化的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)?？萍嫉陌l(fā)展，信息化技術(shù)的提高，互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生和應(yīng)用，檔案管理也隨著信息技術(shù)的變化發(fā)生了在革新變化。檔案管理要保留傳統(tǒng)檔案管理方式中的優(yōu)良方法，同時與時俱進開拓創(chuàng)新。運用信息技術(shù)進行檔案管理，能夠提高檔案管理工作的效率，增大檔案信息的存儲容量，保證檔案資料保存的完整性。

四、 結(jié)束語

綜上所述，目前我國檔案管理體制仍然存在很多不足，尚不完善，因此，對現(xiàn)有體制進行改革顯得尤為重要。在檔案管理體制改革中，我們要意識到這是一個全面系統(tǒng)的工作，是在原有的體制上逐步探索、逐步完善和逐步實現(xiàn)的過程。

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作者簡介：王娟娟，山東泉興能源集團有限公司。