摘?要:鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理,是直接關(guān)乎我國基層政府的關(guān)鍵環(huán)節(jié),并且和人民群眾存在緊密的關(guān)聯(lián)。目前,我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作隨著社會的發(fā)展已經(jīng)取得了些許成就,但仍存在一些亟待改進(jìn)的問題。在信息化時(shí)代中,檔案管理工作信息化是一種必然趨勢。本文主要探討了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化建設(shè)路徑。
關(guān)鍵詞:鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府;檔案管理;信息化建設(shè)
隨著經(jīng)濟(jì)社會的迅猛發(fā)展,鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)也得到了快速的發(fā)展,在助力鄉(xiāng)鎮(zhèn)振興發(fā)展的過程中,要改變現(xiàn)有的檔案管理理念和思路,注重結(jié)合使用信息化技術(shù),開展高效率高質(zhì)量的檔案管理工作,真正提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作的檔案管理水平,為鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更好的服務(wù)。
一、 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的特點(diǎn)
(一)工作涉及范圍廣。鄉(xiāng)鎮(zhèn)屬于國家一級行政區(qū),是各種單位的綜合體,因此檔案管理工作不僅涉及人事、組織、宣傳、紀(jì)檢等日常工作,又涉及農(nóng)業(yè)、牧業(yè)、水利等各相關(guān)部門政策性材料,因此相對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案而言,管理工作涉及范圍十分廣泛。
(二)檔案內(nèi)容復(fù)雜,涉及種類繁多。這一點(diǎn)是源于各組成單位工作與活動的多樣性。
(三)具有季節(jié)性的特點(diǎn)。這一點(diǎn)在以農(nóng)業(yè)生產(chǎn)為主導(dǎo)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)顯得尤為突出。檔案管理工作作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作的組成部分之一,其服務(wù)對象主要為鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民,對于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)為主導(dǎo)的象征,即使需要整理和查閱檔案,也只會選擇農(nóng)閑時(shí)間來開展。
(四)時(shí)效性要求較強(qiáng),對于檔案工作具有完備的分類標(biāo)準(zhǔn),既有長期堅(jiān)持的,又有短期制定的規(guī)章制度,既有上級部門要求執(zhí)行的,又有鄉(xiāng)鎮(zhèn)要求村級上報(bào)的,所以在歸檔的期限與時(shí)效性、檔案材料的完備性要求較嚴(yán)格。
二、 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的問題
(一)信息化管理服務(wù)理念較為薄弱
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理相對而言尚未形成完善的評價(jià)考核標(biāo)準(zhǔn),因此,無論是鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)還是干部對檔案管理工作并不重視,而且也沒有較強(qiáng)的信息化管理服務(wù)理念,造成《檔案法》得不到有效落實(shí),鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案不能更好的為鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)民而服務(wù)。
(二)管理設(shè)備及管理方法不先進(jìn)
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案內(nèi)容多且數(shù)量大。因此,現(xiàn)如今每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)都配備電腦,但有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理中仍舊采用以往的方式,忽略了信息化管理。并且有些政府對“三農(nóng)”建設(shè)具有實(shí)效性和指導(dǎo)作用的可研性文件資料是相當(dāng)少的,缺少層級化和信息化管理的檔案管理體系建設(shè)。同時(shí),很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)所使用的電腦都是很早配備的,電腦配置相當(dāng)?shù)?,有些?fù)雜化的程度難以運(yùn)行,電腦經(jīng)常出現(xiàn)藍(lán)屏或者黑屏的情況,不能確保檔案管理軟件得以正常使用,也不能安裝掃描儀器。這樣一來,也就不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。
三、 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑
(一)加大資金投入力度,更新設(shè)備,革新方式
信息化設(shè)備的更新,需充足資金提供保障。所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)中,需不斷加大資金投入力度,并始終堅(jiān)持??顚S茫忂M(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案管理軟件,定期更新計(jì)算機(jī),全面提升計(jì)算機(jī)整體性能,以此有效提升計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息處理質(zhì)量和效率。同時(shí),鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門需構(gòu)建區(qū)域網(wǎng),促使內(nèi)部計(jì)算機(jī)可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,無須數(shù)據(jù)傳遞,簡化操作步驟,以此全面提高管理工作指令執(zhí)行效率。另外,技術(shù)方面。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門需與尋找聲譽(yù)度高的第三方技術(shù)團(tuán)隊(duì),建立長效合作機(jī)制,幫助鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員掌握信息分類、數(shù)據(jù)處理、檢索程序編寫等知識,為革新鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理方式提供保障,從而有效提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)水平。
(二)積極建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案資料館
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的初期,必須要明確信息建設(shè)之后,信息的存儲地點(diǎn),這是進(jìn)行信息化建設(shè)的重點(diǎn)問題。所以,這就是需要進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料館建設(shè),這個(gè)資料館能夠存在政府大量信息,這樣能夠保證信息的安全性,也能夠極大的提升信息化的建設(shè)進(jìn)程。而且,在進(jìn)行檔案資料館建設(shè)的同時(shí)能夠幫助系統(tǒng)化的建設(shè),這樣可以使得服務(wù)群眾的范圍更加廣泛,同時(shí)也能夠給整個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府服務(wù)群眾的水平得以進(jìn)一步的提升。
(三)完善檔案的信息化管理機(jī)制
鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)需要制定完善的信息化檔案管理的制度,在社會科技的快速發(fā)展中,需要不斷的完善相應(yīng)的規(guī)章制度,并將制度記入到日常的考核中,使信息化的檔案管理工作更具有標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,并且設(shè)定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰的辦法,提高檔案管理人員的工作積極性。另外,需要加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理操作人員的計(jì)算機(jī)操作水平,并對工作中出現(xiàn)的問題,提出有效的解決方案,同時(shí)需要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)與溝通能力,使得檔案信息的管理工作更具有精準(zhǔn)性和有效性,能夠滿足人們對檔案查找的需求。
(四)政府領(lǐng)導(dǎo)與工作人員齊心協(xié)力,確保信息化建設(shè)水平
現(xiàn)在工程建設(shè)效果的好與否是由上層領(lǐng)導(dǎo)與工作人員共同決定的。如果工作人員在工程開始之前已經(jīng)準(zhǔn)備得十分好,那么在工程建設(shè)時(shí)便會大大提高工作效率,從而使信息化路徑的建設(shè)能夠更快完成。而在空余時(shí)間,領(lǐng)導(dǎo)要善于總結(jié)檢查,總結(jié)在建設(shè)中出現(xiàn)的問題,以后要如何避免問題再次出現(xiàn),并將所建設(shè)好的部分進(jìn)行詳細(xì)檢查,力求工程效果達(dá)到最好。這樣一來,在上層領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的共同努力下,一定能夠提高信息化建設(shè)水平。
四、 結(jié)語
綜上所述,鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展需求,是提高政府工作效率的必然選擇。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府需要加強(qiáng)人才、資金、設(shè)備、技術(shù)等方面的投入,切實(shí)做好信息化建設(shè)工作,提高檔案管理工作的質(zhì)量,更加充分的發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。
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作者簡介:崔彩玲,科右前旗額爾格圖鎮(zhèn)人民政府。