淺談信息數(shù)字化在婦幼保健機構(gòu)檔案管理中的作用

秦邱立

摘 要：現(xiàn)代化技術(shù)正在飛速的發(fā)展中，數(shù)字化信息也已經(jīng)在全國普及，婦幼保健機構(gòu)作為我國一個重要的服務(wù)機構(gòu)，如何提升其服務(wù)水平，保證其檔案材料的完整性和精確性已經(jīng)成為了時下一個非常重要的課題。一些傳統(tǒng)單一的檔案管理方式工作量太大，效率太低，那么由此看來信息數(shù)字化在婦幼保健機構(gòu)的檔案管理過程中變得尤為重要。

關(guān)鍵詞：信息數(shù)字化；婦幼保健機構(gòu)；檔案管理

一、檔案管理信息數(shù)字化對于婦幼保健機構(gòu)的重要性

婦幼保健機構(gòu)作為我國的一個非常重要的服務(wù)性機構(gòu)，它是一個集中了教學(xué)，醫(yī)療還有科研，以及婦幼保健四大職責(zé)的平臺。作為婦幼保健機構(gòu)的重要組成部分之一的檔案管理，它支撐和保障了婦幼保健機構(gòu)其下各個部門能夠順利的開展工作，由此，檔案管理對于婦幼保健機構(gòu)的重要性不言而喻。因為我們有必要對于婦幼保健機構(gòu)檔案管理工作進行進一步的提高，在現(xiàn)有的管理方式上，加強檔案管理的信息數(shù)字化建設(shè)，可以縮短工作時間，還能讓服務(wù)水平得到進一步的提高。尤其是在信息數(shù)字化如此普及的社會背景之下，將其運用到婦幼保健機構(gòu)的檔案管理中來，使得檔案管理日趨專業(yè)，精簡，高效，這更有利于婦幼保健機構(gòu)開展其他的工作。另一方面，婦幼保健機構(gòu)檔案管理信息數(shù)字化能夠讓傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸開放，可以節(jié)約很多的人力，將檔案管理變得簡單化，透明化，規(guī)范化，以此可以推進婦幼保健機構(gòu)其他部門的工作也逐漸走向系統(tǒng)化。

二、當(dāng)下婦幼保健機構(gòu)檔案管理信息數(shù)字化中面臨的難題

（一）忽略了檔案管理在婦幼保健機構(gòu)中的重要程度

由檔案管理的信息數(shù)字化實在是不能對婦幼保健機構(gòu)產(chǎn)生帶來一些實質(zhì)性的經(jīng)濟利益，所以在一部分的高層和管理人員的思想中，他們并不將檔案管理信息數(shù)字化放在一個重要的位置，甚至認(rèn)為這是一件可有可無的事情。但是事實上。這種片面的認(rèn)知對于婦幼保健機構(gòu)的工作開展非常不利，對于婦幼保健機構(gòu)來說，為群眾帶來高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)才是第一位，那么檔案管理的信息數(shù)字化就顯得不那么重要了，只有在面對領(lǐng)導(dǎo)的檢查的時候，檔案管理才能派上用場，而當(dāng)這時候，只需要用簡單的紙質(zhì)檔案就能交差，就是因為這個思想的存在，才使得婦幼保健機構(gòu)檔案管理的信息數(shù)字化建設(shè)變得非常困難，工作難以展開。

（二）傳統(tǒng)的檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍不高

隨著當(dāng)今社會的信息數(shù)字化的普及，一些較為先進的辦公軟件和技術(shù)的運用對于傳統(tǒng)的檔案管理人員就變得相對于比較困難。特別是對于婦幼保健機構(gòu)的檔案管理人員來說，能夠熟練掌握這些先進技術(shù)的人士就變得很稀缺，由于專業(yè)的局限性，使得婦幼保健機構(gòu)檔案管理的信息數(shù)字化的推廣和普及變得比較艱難。因此，當(dāng)下我們需要解決的最大難題就是提高婦幼保健機構(gòu)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，確保他們有一定的信息數(shù)字化的基礎(chǔ)和對計算機運用的能力，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，這對于婦幼保健機構(gòu)檔案管理和發(fā)展都是一件非常有意義的重大進展。

（三）檔案管理機制的不健全

在婦幼保健機構(gòu)現(xiàn)有的檔案管理中，電子文件是作為信息存儲的載體，我們可以通過文件的形式對信息進行收集和管理，還可以隨時的對信息進行更新。但是電子文件畢竟只是一種數(shù)字信息，它也存在很大的弊端，比如容易發(fā)生信息的丟失和篡改，文件一旦被破壞，想要恢復(fù)就變得尤為的困難，這一定程度上對婦幼保健機構(gòu)的檔案管理信息數(shù)字化的發(fā)展產(chǎn)生了一定的約束。

三、婦幼保健機構(gòu)檔案管理信息數(shù)字化的相關(guān)對策

（一）制定信息標(biāo)準(zhǔn)，建立電子檔案

為了確保檔案管理信息數(shù)字化工作的進行，首先婦幼保健機構(gòu)檔案管理信息數(shù)字化工作的開展，首先就要結(jié)合當(dāng)下檔案管理的實際情況來考慮，在原有的管理模式之下，將信息數(shù)字化與其相結(jié)合，制定一個嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。那么信息數(shù)字化工作的開展過程中，第一件事就是要對信息進行整合，再將其按照標(biāo)準(zhǔn)記錄在系統(tǒng)中，不僅要保證頁面的美觀，更要保證信息的準(zhǔn)確性。同時，通過區(qū)域網(wǎng)的聯(lián)系能夠更好在后期的維護工作中更新個人資料信息，保證了信息的及時性。

（二）讓檔案管理信息數(shù)字化的保密性得到提高

在檔案管理信息數(shù)字化的過程當(dāng)中，最受關(guān)心的問題就是信息的保密性。畢竟現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)信息都面臨的一個最大的隱患，那就是個人信息的泄露，一旦這些個人信息被泄露，那么面臨的可能就是一系列的，麻煩。那么如何保障這些私人信息的安全就成了一個難題。在進行檔案管理信息數(shù)字化的過程中，婦幼保健機構(gòu)需要加強對管理人員的安全意識的培養(yǎng)，首先要做到的是能夠自覺地對檔案信息進行保密，其次還要有能夠及時發(fā)現(xiàn)安全隱患的意識，發(fā)現(xiàn)問題，立刻解決。同時對管理系統(tǒng)設(shè)定強有力的防護系統(tǒng)，必要時還需要對一些更為重要的文件進行加密的處理，如指紋識別等等方式，以提高信息的安全，確保檔案管理信息數(shù)字化工作安全有效地進行。

（三）展開對檔案管理信息數(shù)字化人才的培養(yǎng)工作

雖說信息數(shù)字化的發(fā)展是為我們?nèi)祟惞ぷ鲙砹撕芏嗟谋憷?，同時也為人類的工作節(jié)約了很多的時間，但是這并不代表信息數(shù)字化可以完全脫離人類自行工作。在檔案管理信息數(shù)字化的過程中，有了人類的參與才能讓一系列的工作正常展開。由此看來，檔案管理信息數(shù)字化專業(yè)人員的培養(yǎng)變得至關(guān)重要。他們不僅需要對計算機有很好的操作能力，還要懂得相關(guān)的檔案管理知識，除此之外，他們還需要有良好的職業(yè)素養(yǎng)，要樹立真正的安全管理意識，用他們的專業(yè)知識做更好的服務(wù)，讓婦幼保健機構(gòu)檔案管理信息數(shù)字化的工作更加系統(tǒng)化。

在計算機技術(shù)迅速發(fā)展的今天，我們從各個行業(yè)里都能看到信息數(shù)字化的身影，由此可見，婦幼保健機構(gòu)檔案管理信息數(shù)字化已經(jīng)是社會發(fā)展的一個趨勢了，這不僅僅是為了追逐社會發(fā)展的腳步，更重要的是檔案管理信息數(shù)字化可以有效地促進婦幼保健機構(gòu)下各個部門工作的展開。但是這并不代表這我們當(dāng)下的信息數(shù)字化已經(jīng)非常完美無懈可擊了，它仍有不完美的地方，需要我們對它進行完善。但這只能通過在日常工作的運用中來找到問題，解決問題，由此構(gòu)建一個更加合理的婦幼保健機構(gòu)檔案管理平臺。

參考文獻

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（作者單位：菏澤市定陶區(qū)婦幼保健計劃生育服務(wù)中心）