淺析大中型國企采購內(nèi)控管理存在的問題及對策

方華

摘 要：隨著國企對內(nèi)部控制的重視程度不斷加深，眾多大中型國企紛紛依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》等建立了企業(yè)內(nèi)控管理規(guī)范，其中包括采購內(nèi)控管理規(guī)范。本文基于大中型國企采購內(nèi)控管理的實施情況，發(fā)現(xiàn)企業(yè)采購內(nèi)控管理工作中存在的問題并對其成因進行分析。針對研究中發(fā)現(xiàn)的問題，結(jié)合其成因，提出解決問題的對策，以期能對大中型國企采購內(nèi)控管理實際效果的提升提供有益思路。

關(guān)鍵詞：國企 采購 內(nèi)控管理

中圖分類號：F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2019）01（b）-143-02

1 國企實施采購內(nèi)控管理重要性

1.1 國家層面規(guī)范的要求

2008年5月，我國發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，隨后2010年4月，《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》出臺，這兩個文件的發(fā)布標志著我國企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范指引的成型。規(guī)范和指引首先要求上市公司施行，同時鼓勵非上市大中型企業(yè)提前執(zhí)行，而后大中型國企，紛紛響應(yīng)國家號召建立自身的內(nèi)部控制規(guī)范，其中也包含了采購內(nèi)控管理規(guī)范。

1.2 企業(yè)參與市場競爭的需要

在市場經(jīng)濟體制下，企業(yè)必然要參與市場競爭。企業(yè)為了能在市場競爭中求得生存和發(fā)展，行之有效的途徑之一是在經(jīng)營上實施成本領(lǐng)先戰(zhàn)略。采購不僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)節(jié)約費用及降低成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，只有采購到價低質(zhì)優(yōu)的原材料或服務(wù)，企業(yè)節(jié)約費用及降低成本的目標才有可能達到，企業(yè)才有可能提高產(chǎn)品及服務(wù)的競爭力，從而使企業(yè)在市場競爭中搶得先機、獲得發(fā)展，這是企業(yè)對采購行為實施內(nèi)控管理的原始動力。

1.3 企業(yè)經(jīng)營管理的需要

企業(yè)為了發(fā)展壯大，必須對企業(yè)所有的生產(chǎn)經(jīng)營行為進行管理，這是企業(yè)建立內(nèi)控管理規(guī)范體系的內(nèi)在動因。內(nèi)控管理規(guī)范體系明確了各類生產(chǎn)經(jīng)營行為的風(fēng)險點，規(guī)定各類生產(chǎn)經(jīng)營行為的操作流程，并對各類生產(chǎn)經(jīng)營行為進行監(jiān)督考核，以促進各類生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)目標的完成，從而保證企業(yè)整體目標的完成。采購內(nèi)控管理規(guī)范是內(nèi)控管理規(guī)范體系的核心內(nèi)容之一，管理的內(nèi)容除了采購成本外，還要充分考慮采購資金的融資成本、采購效益及效率、原材料管理及腐敗風(fēng)險等，因此通過建立規(guī)范的采購內(nèi)控管理體系并對其實施科學(xué)管理是必不可缺的。

2 企業(yè)采購內(nèi)控管理工作存在的問題及成因

2.1 采購內(nèi)控管理未充分考慮成本、效益及效率

企業(yè)在部分采購業(yè)務(wù)中，將所有支出類項目均列為采購項目。如某國有企業(yè)將空調(diào)機修理列入采購項目進行管理，相關(guān)品牌空調(diào)商家在該企業(yè)所在地設(shè)有售后服務(wù)點，相關(guān)的配件及服務(wù)價格是透明的、統(tǒng)一的，且當?shù)貨]有其他綜合型維修企業(yè)能提供相關(guān)服務(wù)。采購小組按相關(guān)流程向當?shù)乜照{(diào)售后服務(wù)點發(fā)出采購邀請函，但當?shù)乜照{(diào)售后服務(wù)點拒絕承接該項業(yè)務(wù)。可見，由于企業(yè)未充分考慮項目的實際情況，按部就班地將此類項目列入采購項目管理，既不符合實際工作需要，又增加企業(yè)采購管理成本，同時也降低了采購工作效益。

企業(yè)在采購過程中未充分發(fā)揮集中采購作用。在國企集團總部對項目委托代理機構(gòu)進行公開招標采購過程中，往往同時要求集團內(nèi)各所屬企業(yè)各自委托代理機構(gòu)進行招標采購，集團總部及各單位在完成采購工作后，都確定了各自的中標方，從采購流程上，各單位都達到了規(guī)范的要求，但從采購成本上，各單位均重復(fù)投入管理成本、時間及招標費用。另外，由于中標方不一致，也為今后該信息化項目的統(tǒng)一改造升級帶來困難。造成上述問題的主要原因是該集團未從整體上對此類采購項目進行統(tǒng)籌安排，這樣的運作結(jié)果既增加了集團整體采購成本及管理成本，又降低了集團整體采購工作效率。

沒有依據(jù)實際情況采用公開招標采購方式，部分國企采購管理部門在確定項目的采購方式時，偏重于采用公開招標方式，往往不切實際地盡可能將金額較大的采購項目的采購方式確定為公開招標，從而造成某些項目的采購失敗。采用公開招標采購方式必須滿足一定條件，若某項目只能在當?shù)厥袌鲞M行采購，而且當?shù)厥袌龅暮细窆?yīng)商不足3家，那該項目是不符合公開招標條件的。如果企業(yè)采購管理部門機械地按采購金額將其采購方式定為公開招標方式，采購結(jié)果必然是因應(yīng)標供應(yīng)商不足3家而流標，同時造成采購管理成本增加，采購期間延長，采購工作效率下降。

2.2 采購預(yù)算編制不嚴謹

部分采購項目采用的預(yù)算依據(jù)不適當。我們知道，網(wǎng)絡(luò)報價及歷史采購價格可以作為制定預(yù)算的參考依據(jù)，但不是所有的采購項目預(yù)算都能以網(wǎng)絡(luò)報價及歷史采購價格作為制定預(yù)算的參考依據(jù)。以日用品采購項目為例，日常用品品牌眾多，規(guī)格不一，采購需求數(shù)量各異，購入要求時間不一，企業(yè)只能采取就地采購模式，而當?shù)厝粘Ｓ闷返墓?yīng)價格中含有銷售費用、稅金及利潤，加上年度通貨膨脹原因，實際供應(yīng)價格與歷史價格的差異會較大，如果編制日常用品采購預(yù)算時，若僅僅以網(wǎng)絡(luò)報價及歷史采購價格作為制定預(yù)算的參考依據(jù)，預(yù)算價格將不具備實用價值，從而無法發(fā)揮預(yù)算控制功能。

編制專業(yè)采購項目預(yù)算時未利用中介資源。部分國企在編制專業(yè)項目的采購預(yù)算時，為了節(jié)省成本而要求本單位相關(guān)部門自行編制采購預(yù)算。由于企業(yè)相關(guān)部門缺少專業(yè)資質(zhì)人員，往往只通過參考歷史類同項目成本或市場調(diào)研方式編制項目的采購預(yù)算。由于編制依據(jù)不充分，編制流程不科學(xué)，不僅使預(yù)算編制結(jié)果實用價值不大，還可能導(dǎo)致采購部門無法按時完成采購業(yè)務(wù)。

2.3 未充分利用政府的采購成果

首先，未充分利用政府同類項目的采購成交價格。政府采購部門或機構(gòu)會定期對物資，服務(wù)及工程實施采購，并在規(guī)定網(wǎng)站公示相關(guān)采購信息。政府采購涉及多種采購方式，采購內(nèi)容廣泛，采購品類齊全，采購成交價格對國企的采購業(yè)務(wù)具有很大參考價值及實用價值。但由于部分國企與政府采購部門或機構(gòu)之間缺少溝通與合作，企業(yè)采購管理部門不關(guān)注政府的采購業(yè)務(wù)及采購結(jié)果，因而未對政府采購成交價格加以利用，從而降低了企業(yè)同類項目的采購效率。

其次，建立供應(yīng)商候選庫時沒有充分利用政府采購確定的供應(yīng)商。在采購活動中，地方政府的采購部門或機構(gòu)會按規(guī)定在相關(guān)網(wǎng)站公示參與投標的供應(yīng)商及中標供應(yīng)商，但部分國企在建立同類采購項目的供應(yīng)商候選庫時沒有充分利用政府的采購結(jié)果，仍然通過公開招標方式自行建庫。參與政府采購的供應(yīng)商參與了投標，并成功加入了該企業(yè)的供應(yīng)商庫，但這樣的采購運作模式卻增加了采購成本，也延長了建庫時間。

3 提升大中型國企采購內(nèi)控管理水平的建議

3.1 采購模式要據(jù)實而定

據(jù)實采用自行采購模式，對供應(yīng)商固定、價格透明且采購金額較小的物資及服務(wù)項目，可由需求部門在預(yù)算控制價內(nèi)自行采購，但要按“辦事公開、民主管理”的要求及時公示采購情況，特別是要公示采購成交價格及中選供應(yīng)商，以接受員工監(jiān)督，讓采購在陽光下運行。同時，要求審計部門對此類采購進行不定期抽查審計。

充分發(fā)揮集中采購功效，對于集團或系統(tǒng)通用服務(wù)及信息項目建設(shè)，應(yīng)集中實施采購，采購?fù)戤吅笥筛髌髽I(yè)與供應(yīng)商簽訂合同；對于集團或系統(tǒng)內(nèi)通用的物資，在不增加管理成本的前提下可實施集中采購。通過集中采購確定具有供貨能力的供應(yīng)商，充分利用其異地供貨及庫存能力，在確定價格的基礎(chǔ)上按需采購，以達到零庫存采購的目標。

采購實施要充分考慮區(qū)域因素，如車輛采購，由于車輛銷售存在區(qū)域限制，同一品牌車輛供應(yīng)商一般不會跨省參與采購。因此，在采購某品牌的車輛時，如果當?shù)氐莫毩⒔?jīng)營經(jīng)銷商只有3～4家，可采用邀請招標方式實施采購，若不足3家，則應(yīng)據(jù)實采用其他方式實施采購。

分包采購業(yè)務(wù)，開展多元化經(jīng)營。大型國企可以開展多元化經(jīng)營，按片區(qū)組建專業(yè)獨資采購公司，實行片區(qū)負責(zé)制，各片區(qū)的企業(yè)統(tǒng)一將采購需求提供給專業(yè)獨資采購公司，簽訂委托代理采購合同，由其負責(zé)實施采購。同時，價格信息收集工作也由專業(yè)獨資采購公司負責(zé)實施。通過這種采購業(yè)務(wù)分包，片區(qū)內(nèi)國企就能將企業(yè)資源集中到主要業(yè)務(wù)上，以使企業(yè)能創(chuàng)造出更好的經(jīng)營效益。

3.2 充分利用政府采購成交價格及專業(yè)中介資源進行預(yù)算編制

首先，企業(yè)可將政府的采購成交價格作為采購預(yù)算依據(jù)。比如編制某品牌車輛采購預(yù)算時， 考慮到車輛銷售的區(qū)域限制因素，企業(yè)可以將當?shù)卣谫徣朐撈放栖囕v的成交價格作為編制預(yù)算依據(jù)，從而提高采購預(yù)算的準確率，真正發(fā)揮預(yù)算控制功能。

其次，對于金額較大且專業(yè)化較強的采購項目，應(yīng)聘請專業(yè)中介機構(gòu)編制采購預(yù)算或?qū)Σ少忣A(yù)算進行審計。 國企在編制專業(yè)項目的采購預(yù)算時不能單純考慮局部成本，而是需要對采購項目的整體采購成本進行科學(xué)測算。通過聘請專業(yè)中介機構(gòu)編制采購預(yù)算或?qū)Σ少忣A(yù)算進行審計，可以提高預(yù)算的科學(xué)性及可靠性，從而真正做到采購成本的節(jié)約。

3.3 充分利用政府采購結(jié)果

充分利用政府采購的成交價格。地方政府會定期開展采購活動，并會在相關(guān)網(wǎng)站公示項目的采購結(jié)果，公示的主要內(nèi)容有采購項目名稱、采購具體內(nèi)容、采購成交價格、采購中選供應(yīng)商及合同條款等。由于政府采購品類齊全，品牌眾多，成交價格參考價值及實用價值都很高，企業(yè)應(yīng)當對當?shù)卣牟少彉I(yè)務(wù)隨時關(guān)注，并對其采購結(jié)果加以有效利用。如對于緊急采購項目，可按政府招標成交價格向中標的供應(yīng)商直接實施采購，這樣既能做到采購價格有據(jù)可依，又能提高采購工作效率，從而滿足實際工作需要。

充分利用政府采購活動中的各類合格供應(yīng)商建立企業(yè)供應(yīng)商庫。政府采購部門完成采購業(yè)務(wù)后，會在相關(guān)網(wǎng)站公示參與采購的供應(yīng)商。由于政府采購涉及品類多，品牌廣，參與采購的供應(yīng)商類別齊全，數(shù)量眾多，其中合格的供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)及能力已通過采購代理機構(gòu)及評標委員會的審核，完全符合企業(yè)供應(yīng)商庫的入庫條件，企業(yè)建庫時可以通過簽約方式直接將此類供應(yīng)商列為供應(yīng)商庫成員，這樣的運作方式既能提高建庫效率，又減少了建庫成本。

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