事業(yè)單位檔案信息化管理的意義和對策

亓琳

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和云存儲技術(shù)的迅速發(fā)展，人類已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。由于存儲便捷、儲存空間大、運(yùn)行速度快、云共享等優(yōu)點(diǎn)，信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于企業(yè)檔案管理。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理不僅有利于檔案的長期保存，而且對規(guī)范人力資源管理系統(tǒng)、提升事業(yè)單位檔案管理效率，加快人事檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程等也具有重要意義。但是，由于受資金和技術(shù)的限制，目前我國事業(yè)單位檔案信息化管理存在人才不足、信息化程度不高、工作系統(tǒng)不夠完善等問題，在提升單位檔案信息化管理方面，我國事業(yè)單位仍具有很大的提升空間，針對當(dāng)下現(xiàn)實(shí)困境，筆者將分點(diǎn)論述應(yīng)對之策。

【關(guān)鍵詞】檔案;事業(yè)單位;信息化;管理;意義

知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的決定力量之一，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到應(yīng)用，并廣泛推進(jìn)著社會的發(fā)展。同樣，在信息技術(shù)的幫助下，如今的檔案管理系統(tǒng)得到了極大的完善，檔案管理效率大大提升。

一、檔案信息化管理的意義

（一）檔案信息化管理符合現(xiàn)代社會管理需求。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，我國人才流動(dòng)性增大，人才管理任務(wù)日益加重。為了適應(yīng)社會發(fā)展的需求，檔案總局提出全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)與任務(wù)，企事業(yè)單位都應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代需求做出變革。施行檔案管理的信息化建設(shè)是與時(shí)代發(fā)展相一致的，是現(xiàn)代管理的必然要求，有利于人事檔案管理工作的開展及工作效率的提升，對改善人事檔案的利用價(jià)值等方面也具有重要意義。

（二）檔案信息化管理是資源共享的前提。信息時(shí)代的到來使得信息成為重要的戰(zhàn)略資源，在人類社會進(jìn)步的過程中，人事檔案信息化建設(shè)就是要以檔案信息資源建設(shè)為核心進(jìn)而強(qiáng)化對檔案資源的利用與開發(fā)，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。從而推動(dòng)我國人事檔案工作的開展，為現(xiàn)代化建設(shè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）完善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，提供更有效服務(wù)。信息時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)難以滿足信息化管理的要求。推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化改革，形成檔案管理信息化和文檔館室一體化，建立一套完整的檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和全方位覆蓋的檔案資源利用系統(tǒng)，有助于提高我國檔案管理的效率，滿足為社會提供更優(yōu)質(zhì)、更有效、更便捷檔案信息資源及服務(wù)的總體目標(biāo)。傳統(tǒng)的檔案管理工作重復(fù)、復(fù)雜，耗費(fèi)大量的人力、物力、精力，但信息化的管理及有效的技術(shù)手段能夠推動(dòng)檔案管理工作高效展開，它本身所具有的廣泛性和時(shí)效性、共享性等特征能大大提升檔案管理工作的效率。

二、強(qiáng)化檔案信息化管理的對策

（一）加強(qiáng)政府管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)信息化。為了實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化目標(biāo)，政府必須要制定與其相對應(yīng)的規(guī)章及制度，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的信息化。在檔案信息資源的規(guī)劃和管理和過程中，政府要為事業(yè)單位提供檔案管理的資金技術(shù)保障和人才支持，結(jié)合事業(yè)單位管理工作特征，建立起一套統(tǒng)一的質(zhì)量高、涵蓋面廣、方便快捷的電子檔案管理系統(tǒng)。方便事業(yè)單位檔案的統(tǒng)一收集、分類、鑒定、保管以及調(diào)動(dòng)，提高數(shù)字化和自動(dòng)化水平，切實(shí)提高檔案信息調(diào)用管理的便捷程度。

（二）加大投入，完善基礎(chǔ)硬軟件設(shè)施。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)鍵，是實(shí)現(xiàn)人才和技術(shù)的現(xiàn)代化。大數(shù)據(jù)時(shí)代，當(dāng)前信息技術(shù)和電子技術(shù)被廣泛地運(yùn)用到我國社會的方方面面，如海量存儲、圖像分類、大數(shù)據(jù)查詢、智能檢測等等，要實(shí)現(xiàn)信息化，首先要實(shí)現(xiàn)技術(shù)的現(xiàn)代化。總之，要根據(jù)檔案管理工作需要及時(shí)更新檔案管理硬軟件設(shè)備，加大經(jīng)費(fèi)投入，選購優(yōu)質(zhì)、可靠、運(yùn)行高速的信息化管理設(shè)備，不斷完善檔案館基礎(chǔ)設(shè)施，保證檔案及相關(guān)信息的完整性，保證員工工作的有效性。

（三）加強(qiáng)人才引進(jìn)和管理人員培訓(xùn)。在檔案信息化建設(shè)過程中，對新型管理人才需求會異常強(qiáng)烈，因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)對管理人才的能力提出了新的要求，能適應(yīng)這些要求的人才并不多見。例如，在檔案管理過程中，加大對檔案管理人才的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)全面的信息化改革，保證管理人員及時(shí)掌握現(xiàn)代檔案管理的方法和要求，學(xué)習(xí)掌握檔案管理的法律法規(guī)，提高管理隊(duì)伍的工作素質(zhì)。與此同時(shí)，還要注重建立合理的人才考核機(jī)制，適應(yīng)崗位工作需求。

（四）安全為首，新時(shí)代應(yīng)注重檔案網(wǎng)絡(luò)安全。隨著黑客技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)下檔案管理過程中信息資源的安全性越來越重要，這就要求檔案管理中心要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和網(wǎng)絡(luò)完全保障，建筑強(qiáng)大的信息防火墻，以強(qiáng)效的技術(shù)防止黑客入侵，這需要管理人才和技術(shù)雙向支撐。保證網(wǎng)絡(luò)安全這一點(diǎn)在當(dāng)下日益重要。

三、結(jié)論

總之，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，程序復(fù)雜，但意義重大，需要更充沛的人力、物力、財(cái)力投入。雖然當(dāng)下我國檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得不小的成果，但是依舊存在不少的問題。尤其是事業(yè)單位，作為管理的創(chuàng)新模式，檔案管理信息化建設(shè)更加不能忽視，對事業(yè)單位的發(fā)展、人才的有效分配有著重要作用。因此加強(qiáng)對事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)有著十分重要的價(jià)值和意義，當(dāng)下我國事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)改革，不斷推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化改革。

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