周丹丹

高速公路的檔案管理，是發(fā)展運(yùn)輸行業(yè)的重要保證和必然要求。高速公路的檔案管理范圍較廣，內(nèi)容較多，較復(fù)雜，也存在著較多問題。我們必須轉(zhuǎn)換管理方式，樹立新的理念，形成系統(tǒng)的規(guī)劃，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分提高管理人員素質(zhì)，健全管理體制，保證高質(zhì)量的高速公路檔案管理。

一、高速公路檔案的特點(diǎn)

高速公路工程檔案除具有一般檔案的基本特性外，還具有很多專色的自身特點(diǎn)： 一方面是工程檔案數(shù)量的龐大性。高速公路在建設(shè)開始就會(huì)有很多每個(gè)階段所產(chǎn)生的原始記錄文件，每一個(gè)項(xiàng)目會(huì)以文字形式呈現(xiàn)千卷計(jì)的資料檔案，地勢(shì)、地形、隧道、立交橋、里程路線、橋梁等等的構(gòu)筑物等所形成檔案的數(shù)量也隨之增加;一方面是其資料文件所形成的周期性較長(zhǎng)。按照目前我國的形式，高速公路項(xiàng)目的建設(shè)所需要的施工工期至少需要2-3年，再加上可行性研究、征地拆遷、項(xiàng)目立項(xiàng)和設(shè)計(jì)等前期的工作還有后期質(zhì)量保證的工作，周期性會(huì)更加久;一方面是其資料所涉及的單位眾多。高速公路的工程項(xiàng)目安排設(shè)計(jì)、監(jiān)理、建設(shè)、材料設(shè)備供給還有施工等少則幾家多則幾十家的單位協(xié)同，分為若干個(gè)標(biāo)段在合同形式中表現(xiàn)出來，錯(cuò)一不可;一方面是其專業(yè)性強(qiáng)。高速公路的工程屬于多系統(tǒng)綜合工程，包含了路面、交通、綠化、房屋、隧道、機(jī)電、路基、橋梁等等繁雜的專業(yè)項(xiàng)目，這些專業(yè)項(xiàng)目都有著自己獨(dú)樹一幟的技術(shù)要求及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。而這些內(nèi)容都需要在工程檔案的內(nèi)容中完整的體現(xiàn)出來，并且要完全符合有關(guān)的技術(shù)要求及標(biāo)準(zhǔn);一方面是其檔案歸屬繁雜。高速公路工程的檔案在建設(shè)項(xiàng)目檔案整理完成之后，不但需要提供完整的內(nèi)容交由建設(shè)單位負(fù)責(zé)保管，還需要按照要求一一供應(yīng)給接管運(yùn)營單位、投資方、檔案館，還要供應(yīng)給上級(jí)主管單位，缺一不可。

二 、高速公路檔案管理工作中存在的問題

1重工程建設(shè)，輕文件管理。這是一個(gè)普遍存在的問題，有部分施工單位并不能完全理解工程工期和工程施工質(zhì)量的重要性，而忽視資料檔案的管理與整理，使得一些工程的檔案資料嚴(yán)重殘缺，很多工程建設(shè)中所整理收集的有價(jià)值的資料被留到工程結(jié)束后才倉促整理，使得許多不同類別文件龍蛇混雜，造成了檔案管理的很多不便，更有甚者肆意按照自己想法臨時(shí)改變圖紙中的方案，卻不及時(shí)更正資料內(nèi)容，使得日后的檔案整理得不到準(zhǔn)確的保證。

2檔案管理制度不健全。很多項(xiàng)目的建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位因?yàn)閷?duì)檔案資料不夠重視，尤其是在交通工程等項(xiàng)目的簽訂、招標(biāo)協(xié)議中，沒有把文件資料歸檔納入責(zé)任制，所配備的工作人員僅僅應(yīng)付檢查，無法真正做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。

3檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)。部分檔案工作人員素質(zhì)較差，責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏專業(yè)知識(shí)，對(duì)高速公路工程項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料如何收集、歸檔心中無數(shù)，不清楚交什么收什么，造成盲目被動(dòng)的局面。

三、高速公路工程檔案管理對(duì)策

1加速公路檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

在信息化時(shí)代，檔案管理在信息收集、傳播及使用等方面都離不開先進(jìn)的信息技術(shù)和科學(xué)的管理手段，公路事業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案管理更高不開計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用。一是建立檔案管理信息庫。要加速檔案管理的技術(shù)化和網(wǎng)絡(luò)化，必須要建立和完善檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，這樣可在很大程度上拓寬信息渠道，快速提供信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)國家對(duì)檔案管理的宏觀調(diào)控;二是建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)資源共享;三是充分運(yùn)用激光掃描等先進(jìn)技術(shù)。在公路檔案管理過程中，還應(yīng)充分運(yùn)用激光掃描等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)于紙質(zhì)檔案中較大的信息項(xiàng)可運(yùn)用激光掃描技術(shù)，有效將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以有效保證重要檔案的安全，減少因檔案原件頻繁使用而造成的磨損，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

2建立完整的高速公路工程檔案的管理體系。

企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專職專業(yè)的檔案管理人員，且建立專門的檔案室，專人專管，以免造成重要高速公路工程檔案資料的流失、損耗，并且要對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行完善的檔案管理工作培訓(xùn)，使其了解檔案管理工作的職責(zé)與義務(wù)。還可以實(shí)施“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、年終考評(píng)、分級(jí)管理、定期檢查”的制度，要細(xì)化高速公路檔案管理的所有內(nèi)容，和內(nèi)部審核相同步，將高速公路檔案管理做出一定的指標(biāo)去考核，在年終時(shí)按工作情況做年終獎(jiǎng)罰。

3提高公路檔案人員的素質(zhì)。

檔案管理有序進(jìn)行的前提是檔案人員需具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。但由于現(xiàn)在的檔案管理人員多以兼職為主，專業(yè)水平有限，使檔案工作的深化管理受到限制，工程文件資料的形成質(zhì)量和檔案整理質(zhì)量也難以保證。因此，工程建設(shè)之初，就應(yīng)對(duì)高速公路工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進(jìn)行有計(jì)劃、有措施、分期分批的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其明確工程項(xiàng)目檔案工作的法規(guī)和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，明確施工過程中原始簽證資料的操作方法，明確竣工資料整編、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求，明確項(xiàng)目檔案的管理分工職責(zé)，使他們?cè)谠鰪?qiáng)檔 案意識(shí)的同時(shí)也熟知把握檔案業(yè)務(wù)和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，采用各種方法，如獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)他們積極主動(dòng)地參與項(xiàng)目檔案管理，在實(shí)踐中提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，以完成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

4要加強(qiáng)檔案管理的保密工作。

在高速公路檔案管理過程中，還必須加強(qiáng)檔案管理的保密工作。第一，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，強(qiáng)化其保密意識(shí)，作為檔案管理保密各項(xiàng)工作規(guī)章制度的執(zhí)行者和實(shí)施者，檔案管理人員理所當(dāng)然要成為保密教育的重點(diǎn)對(duì)象，不斷提高檔案保密的警惕性，如不得在公共場(chǎng)所談?wù)撋婕皺n案中的秘密內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借、查、閱制度，不得擅自透露所存重要檔案的內(nèi)容、數(shù)量、存入位置等;第二，必須做好檔案的編制、檢索工作，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析、分類、排序、選擇等。最后，嚴(yán)格按要求制訂保密期限表。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按程序指定檔案保管保密期限表，并認(rèn)真做好檔案鑒定工作，及時(shí)完成對(duì)保密檔案的降密、解密工作。

隨著時(shí)代的發(fā)展，未來的高速公路檔案管理工作還會(huì)遇到許多未遇到的問題，這些問題仍然需要更多的管理人員一起努力來解決，只有與時(shí)俱進(jìn)，才能不斷提高高速公路檔案管理水平。

作者單位：161200黑龍江省齊齊哈爾高速公路管理處富裕收費(fèi)站