關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的探討

李茂華

摘要：檔案管理工作可以為事業(yè)單位提供更加全面的信息資源，是事業(yè)單位管理工作的基礎(chǔ)。在網(wǎng)絡(luò)智能化的新時(shí)代，檔案管理工作也正努力融入整個(gè)社會的信息化進(jìn)程，建立數(shù)字檔案館，推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化;創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合。本文立足新時(shí)期特征，簡要闡述了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容和重要意義，針對當(dāng)前現(xiàn)實(shí)工作中存在的問題提出切實(shí)可行的優(yōu)化策略，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

一、 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要意義

檔案是企業(yè)和事業(yè)單位在日常管理過程中形成的，記錄各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始資料。檔案具有形成者、具有查考價(jià)值、載體和形式的多樣性三個(gè)基本要素，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。事業(yè)單位檔案管理是直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。檔案管理工作作為事業(yè)單位改革的重點(diǎn)，是事業(yè)單位管理的基礎(chǔ)性工作，在事業(yè)單位運(yùn)行中具有重要作用。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理是提高事業(yè)單位檔案使用效率、完善事業(yè)單位管理體系，推動事業(yè)單位改革的必然要求。

二、 新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1 現(xiàn)代化管理技術(shù)手段有待進(jìn)一步摸索

新形勢下，事業(yè)單位檔案管理部門在對存量檔案數(shù)字化、新增檔案電子化的過程中，不能百分之百保證電子檔案的真實(shí)性。比如在電子檔案的復(fù)制過程中，由于采用的方法、軟件或格式不同導(dǎo)致檔案失真的現(xiàn)象常常存在。數(shù)字化、電子化檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在使用和管理過程中，以往的管理方法不再適用，新的管理方法無論是對于檔案管理者還是對于使用者來說都需要長時(shí)間摸索和適應(yīng)。

2.2 對事業(yè)單位檔案管理工作重要性認(rèn)識不足

現(xiàn)階段，我國部分的事業(yè)單位對檔案管理工作認(rèn)識不全面，管理崗位配置不科學(xué);領(lǐng)導(dǎo)片面重視職能部門忽視檔案管理工作，積極性較低，崗職責(zé)不明確;在檔案管理方面存在滯后性，檔案管理投入資金、人力資源不足、檔案管理設(shè)備落后，檔案管理硬件有待提升;檔案管理工作本身缺乏聯(lián)系性，單位內(nèi)部各部門檔案工作溝通交流不暢，難以形成有效配合。

2.3 事業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)水平不高

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，需要檔案管理人員具有扎實(shí)的理論知識、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及強(qiáng)烈的工作責(zé)任心。當(dāng)前事業(yè)單位部分檔案管理人員專業(yè)性不足，業(yè)務(wù)能力不足，工作編制緊缺，人員流動頻繁，部分檔案管理人員兼崗管理在時(shí)間和精力上嚴(yán)重不足，檔案管理工作不夠主動;單位不能開展系統(tǒng)、常規(guī)、長期管理培訓(xùn)，難以滿足崗位的需求，束縛了事業(yè)單位管理水平的提升。

三、提升新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的應(yīng)用策略

3.1 健全事業(yè)單位檔案的管理制度

事業(yè)單位要結(jié)合自身的發(fā)展需要，制定出科學(xué)合理的管理制度。積極的推進(jìn)制度的落實(shí)，提升人員對于檔案管理工作的重視程度。依托事業(yè)單位的工作特點(diǎn)，形成科學(xué)合理的規(guī)章制度。對于事業(yè)單位的人員行為進(jìn)行約束，運(yùn)用強(qiáng)制性的條款來促進(jìn)管理效率的提升。在實(shí)際的規(guī)則制定過程中，要學(xué)會靈活變通。通過不停的嘗試和探索，形成結(jié)構(gòu)完整、內(nèi)容全面的管理標(biāo)準(zhǔn)。在管理制度的基礎(chǔ)上來完成體系的建設(shè)，從而保證制度的合理性。另外，要將事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化處理，審視所有的規(guī)范制度。將其同實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，強(qiáng)調(diào)部門的實(shí)際權(quán)益。在制度的過程中，要明確每一個(gè)環(huán)節(jié)的分工。針對具體的工作內(nèi)容，形成科學(xué)合理的應(yīng)對方案。在管理內(nèi)容的制定中要添加合理的獎(jiǎng)懲措施，促進(jìn)管理方案的不斷完善。

3.2 利用大數(shù)據(jù)深度挖掘檔案資源

云技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)是基于“互聯(lián)網(wǎng) +”的時(shí)代背景，以短時(shí)間內(nèi)挖掘、處置、并整理海量資料為主要模式的迅速發(fā)展壯大的大數(shù)據(jù)技術(shù)。由于大數(shù)據(jù)處理本身具有數(shù)據(jù)規(guī)模大、數(shù)據(jù)種類多等特點(diǎn)，因此能否充分利用大數(shù)據(jù)帶來的優(yōu)勢，是傳統(tǒng)行業(yè)能否在日益激烈的事業(yè)單位競爭中取勝的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。這就要求相關(guān)部門建立采集、處理與分析大數(shù)據(jù)的技術(shù)架構(gòu)與技術(shù)過程。不難判斷，明確檔案管理的需求和模型是首要步驟，而篩選符合用戶需求的數(shù)據(jù)類型，使信息資源能夠?yàn)槭聵I(yè)單位服務(wù)則緊隨其后。為進(jìn)一步完善檔案管理，還應(yīng)當(dāng)對已有的數(shù)據(jù)模型進(jìn)行訓(xùn)練并根據(jù)結(jié)果作出合理的整改，以促進(jìn)數(shù)據(jù)模型的優(yōu)化。最后，為使檔案在公共體系建設(shè)中更好地發(fā)揮其基礎(chǔ)作用與服務(wù)價(jià)值，還應(yīng)當(dāng)依據(jù)優(yōu)化后的模型，分析相關(guān)數(shù)據(jù)、預(yù)測未來趨勢。

3.3 技術(shù)手段創(chuàng)新

3.3.1采用專業(yè)的綜合檔案管理軟件系統(tǒng)。當(dāng)今電子信息化時(shí)代下的事業(yè)單位檔案管理應(yīng)選擇融合性強(qiáng)的綜合檔案管理軟件系統(tǒng)。管理軟件功能應(yīng)涵蓋：（1）檢索功能健全。（2）模塊化設(shè)計(jì)，能夠快速擴(kuò)展和適應(yīng)不同需求和業(yè)務(wù)。（3）支持平臺擴(kuò)展和融合，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的信息交互。（4）安全性、保密性高，備份完善。2.數(shù)字電子檔案的過程控制。在數(shù)字化、電子化檔案的過程中，要保證采集檔案的真實(shí)性，可以采用優(yōu)化的技術(shù)手段，比如使用縮微復(fù)制技術(shù)、光盤備份技術(shù)做好檔案的數(shù)字采集和多重備份工作;在用好綜合檔案管理軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上建立電子檔案查詢網(wǎng)站，開發(fā)微博、微信等信息平臺，同時(shí)做好安全備份。3.數(shù)字電子檔案的原始資料管理。原始資料可以通過高速掃描儀或?qū)Ｓ玫膾呙柢浖呙瑁瑢⒃假Y料尤其是紙質(zhì)資料加工為高質(zhì)量的影像文件，可以設(shè)置不同的格式，保存在服務(wù)器或電腦中。

四、結(jié)束語

關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新要從不同的層面進(jìn)行思考。明確事業(yè)單位檔案管理的原則，為后續(xù)的工作開展奠定基礎(chǔ)。健全事業(yè)單位檔案管理的制度，從制度的層面為檔案管理工作的創(chuàng)新提供保障。同時(shí)，要充分的發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值，進(jìn)一步的提升檔案管理的綜合效率。促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)程，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的形式。提升事業(yè)單位的綜合工作效率，更好的服務(wù)于廣大群眾。

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