基層人事檔案的現(xiàn)狀及對(duì)策探討

王云貴

摘要：基層人事檔案管理工作是內(nèi)部管理的核心內(nèi)容，它實(shí)現(xiàn)了人力的合理配置，是人力資源部門(mén)的主要工作內(nèi)容，只有內(nèi)部配備高質(zhì)量人才，管理機(jī)制不斷完善。因此，負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)更新自身觀念，帶動(dòng)人力資源管理部門(mén)與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合當(dāng)下新型的信息化技術(shù)，構(gòu)建新型的人事檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：基層人事檔案；現(xiàn)狀；對(duì)策

引言

人事檔案可將歷史考察情況作為參照，為更好地開(kāi)展組織工作、人事工作，并為人事工作提供準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)。值得一提的是，人事檔案管理為人事管理的重點(diǎn)，做好這項(xiàng)管理工作，可有效發(fā)揮人事檔案資源、人力資源的最大作用，保證信息材料的準(zhǔn)確性、可靠性。基層檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案進(jìn)行管控，作業(yè)人員要注重問(wèn)題出現(xiàn)，并且制定合理的解決方案，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行解決和處理，保證基層檔案工作在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中順利進(jìn)展。

1 基層人事檔案管理的重要意義

人力資源管理部門(mén)是保證內(nèi)部穩(wěn)定的重要部門(mén)，通過(guò)對(duì)人才進(jìn)行招攬、配置、培訓(xùn)等工作。人事檔案管理工作作為人力資源管理部門(mén)的主要業(yè)務(wù)之一，能夠合理地對(duì)于內(nèi)部的人力資源進(jìn)行規(guī)劃，保證配置的合理性，。同時(shí)，完善人事檔案管理工作，能有效地提高員工的工作效率。當(dāng)前我國(guó)各項(xiàng)產(chǎn)業(yè)迫切地尋求轉(zhuǎn)型，作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支柱，在新時(shí)代的要求下，也不斷的尋求創(chuàng)新，提高管理水平。人力資源管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合數(shù)據(jù)化的技術(shù)手段進(jìn)行人事檔案管理，使每個(gè)員工都能在自己合適的崗位上發(fā)揮最大的效益，能有效地施展員工工作的積極性。但是，當(dāng)前基層人事檔案管理工作存在著較多不健全的地方，應(yīng)不斷改進(jìn)與完善。

2基層人事檔案的現(xiàn)狀

2.1檔案管理方式方法較為落后

目前，存在對(duì)于人事檔案管理工作的重視程度較低，檔案管理方式存在落后的現(xiàn)象。目前，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，仍采取手工操作的手段，簡(jiǎn)單地將人事資料進(jìn)行記錄，并隨意進(jìn)行放置與保管，并沒(méi)有提升人力資源管理效率。當(dāng)前是現(xiàn)代化社會(huì)，電子信息技術(shù)應(yīng)當(dāng)成為內(nèi)部管理的主要形式，但是內(nèi)部沒(méi)有結(jié)合現(xiàn)代化的信息管理手段，導(dǎo)致了檔案信息陳舊，即使部分建立了人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，功能也相對(duì)單一，沒(méi)有發(fā)揮出信息化系統(tǒng)的最大作用。

2.2人事檔案管理機(jī)制問(wèn)題

當(dāng)前，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制不斷完善、人們的思想發(fā)生了較大的變化，在招聘職工時(shí)，比較關(guān)注職工的個(gè)人能力。為約束職工的行為，多會(huì)簽署勞動(dòng)合同，不能重視人事檔案管理工作。但是，一些單位為維護(hù)自身利益，沒(méi)有及時(shí)歸還職工的人事檔案，而這也是產(chǎn)生人事檔案脫節(jié)、檔案克隆、虛假檔案等情況的主要原因。

2.3人事檔案材料內(nèi)容不齊全

人事檔案必須要具備完整性，才能了解每個(gè)員工的實(shí)際情況，從而達(dá)到人力資源有效配置的目的。但是當(dāng)前基層人事檔案管理的內(nèi)容不齊全，導(dǎo)致了在參考過(guò)程中信息不足，從而造成了人事信息的不完整和不正確。檔案的收集存在滯后性，也是當(dāng)下造成人事檔案不完整的主要因素之一，如個(gè)別員工的資格證書(shū)已經(jīng)獲得，但是并沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行回收并統(tǒng)計(jì)，在后期進(jìn)行績(jī)效等分發(fā)的過(guò)程中，部分職工的福利待遇沒(méi)有得到保障，導(dǎo)致了內(nèi)部管理容易出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。

3加強(qiáng)基層人事檔案管理的對(duì)策

3.1建立數(shù)據(jù)化基層人事檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)前并沒(méi)有建立專門(mén)的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，這是制約基層人力資源管理水平提升的重要因素之一。人力資源管理部門(mén)是基礎(chǔ)管理部門(mén)，但是對(duì)于人力資源管理中的檔案管理工作的重視程度不夠，只是單純地過(guò)于注重發(fā)展過(guò)程中獲取的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)，沒(méi)有投入豐富的資源結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理工作。因此，應(yīng)當(dāng)做好檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容的擴(kuò)充工作，擴(kuò)大數(shù)據(jù)檢索的范圍，不斷豐富內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息。在建立人事檔案信息庫(kù)之前，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況做好調(diào)查工作，如員工人數(shù)、學(xué)歷水平、工作時(shí)間、職稱級(jí)別、技能證書(shū)等，做好檔案的收集工作，方便進(jìn)行信息的錄入。

3.2 制定合理的檔案管理制度

由于數(shù)據(jù)化技術(shù)是新興的技術(shù)手段，因此目前傳統(tǒng)的檔案制度難以應(yīng)對(duì)當(dāng)下的需求，應(yīng)當(dāng)跟隨新技術(shù)的出現(xiàn)而不斷地完善，制定出更加合理的檔案管理制度，將具體的工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，帶動(dòng)員工水平的不斷提高。應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的責(zé)任意識(shí)，注重內(nèi)部的管理，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作注入新的活力。

具體而言，在進(jìn)行制度的規(guī)范建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分立足于我國(guó)相關(guān)職能部門(mén)出臺(tái)的一系列檔案管理法律法規(guī)，例如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部檔案工作條例》等等，首先創(chuàng)設(shè)出相應(yīng)的科學(xué)規(guī)范的管理環(huán)境，滲透正確的管理理念，其后根據(jù)實(shí)際需求，內(nèi)部職能組織結(jié)構(gòu)的劃分等等，將理論工作與實(shí)踐工作進(jìn)行有效的結(jié)合，不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，推動(dòng)全面科學(xué)發(fā)展。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新制度文件，確保檔案工作有序進(jìn)行。

3.3取得領(lǐng)導(dǎo)支持，逐步加大檔案基礎(chǔ)建設(shè)投入

在進(jìn)行工作的時(shí)候，應(yīng)該加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)之間的合作，根據(jù)本單位的實(shí)際情況以及檔案管理工作的發(fā)展，需要領(lǐng)導(dǎo)的支撐，按照標(biāo)準(zhǔn)能力以及自我解決行政能力進(jìn)行檔案的管控。在進(jìn)行工作管理時(shí)，應(yīng)該及時(shí)解決檔案管理所遇到的問(wèn)題，注重檔案管理使用情況，改善檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的建設(shè)，檔案部門(mén)要對(duì)檔案管理的資源進(jìn)行管控，幫助各個(gè)單位部門(mén)管理工作的規(guī)范。因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該及時(shí)對(duì)檔案資料整理研究，注重檔案管理的資源開(kāi)發(fā)，嚴(yán)格控制檔案管理的歸檔制度，建立健全檔案管理的方式，確保檔案工作發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中完整、無(wú)損使用。

結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了引領(lǐng)時(shí)代潮流的主要技術(shù)手段，必須迎合時(shí)代需求，為保證自己不被市場(chǎng)所淘汰，重視基層人事檔案的管理工作，將檔案管理與信息技術(shù)手段相結(jié)合，提升基層人力資源管理質(zhì)量。應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，針對(duì)當(dāng)前管理過(guò)程中存在的不足不斷地進(jìn)行整改，做好基層人事檔案的建設(shè)工作。

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