新形勢下事業(yè)單位檔案管理面臨的困境及解決措施

摘要：為滿足事業(yè)單位信息需求，針對事業(yè)單位檔案管理過程中普遍面臨的困境，提出困境解決策略，以期為我國事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展提供有利參考。

關(guān)鍵詞：新形勢下；事業(yè)單位；檔案管理

引言

新形勢下，我國大量行業(yè)、領(lǐng)域迎來前所未有的發(fā)展契機，檔案管理作為事業(yè)單位各項工作的重要組成部分，其工作水平也邁入了一個新的臺階。然而，一些本質(zhì)問題在其發(fā)展的過程中也逐漸保留出來，亟待事業(yè)單位相關(guān)人員予以解決。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作面臨的主要困境

（一）缺乏對檔案管理工作的重視度

部分事業(yè)單位檔案信息資源含量豐富巨大，并且檔案和單位諸多重要業(yè)務具有緊密關(guān)聯(lián)，例如，人力資源管理、歷史營收數(shù)據(jù)等資料均事關(guān)著單位的發(fā)展。因此，事業(yè)單位檔案管理部門必須加強對本職工作的重視度，改變傳統(tǒng)無序紛雜的管理方式，將檔案資料實施分類處理，以便各部門需要相關(guān)檔案時能夠以更快的速度為其提供檔案，有效確保檔案的可靠性和安全性。然而，在實現(xiàn)工作當中，大量檔案管理人員缺乏對檔案管理工作的重視，將檔案管理看作僅為資料抄寫、檔案保管的一項簡單工作，認為檔案管理要求專業(yè)性和技術(shù)含量并不高，這些認知誤區(qū)和錯誤理念嚴重阻礙了我國大量事業(yè)單位檔案管理工作的前行與創(chuàng)新。除檔案管理專職員工對檔案管理工作重視度不足以外，事業(yè)檔位領(lǐng)導人員也時常將檔案管理視為一項技術(shù)難度較低的工作。因此，領(lǐng)導人員和檔案管理部門逐漸形成一種上下級均不夠重視的惡性循環(huán)，導致檔案管理水平難以有效提升，對企業(yè)經(jīng)濟效益、社會效益等各個方面造成一定程度的負面影響。

（二）管理設(shè)備與檔案管理人員素質(zhì)方面存在問題

隨現(xiàn)代科學技術(shù)的快速發(fā)展，我國大量事業(yè)單位檔案管理工作逐漸向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。然而，在相關(guān)技術(shù)開發(fā)的方面仍然相對落后，并且先進的計算機管理軟件難以應用于實際管理工作當中。一方面，事業(yè)單位針對于檔案管理工作的財政支持資金數(shù)量有限，社會中新軟件、先進軟件的購買費用較高，因此導致我國一部分事業(yè)單位雖然已經(jīng)進入信息化管理初期，但是其配套設(shè)備、管理模式仍然停留在幾年前，這是造成檔案管理工作質(zhì)量不足、效率欠缺的關(guān)鍵因素。另一方面，雖然部分單位對檔案管理較為重視，相關(guān)工作的支持力度也較大，配套設(shè)備等更新頻繁，但是在更換配套設(shè)備后，往往需要工作人員花費大量時間進行新系統(tǒng)的使用學習，將舊系統(tǒng)中的信息資源轉(zhuǎn)移至新系統(tǒng)中，這些事務均需要耗費一定的精力。再加之檔案管理人員專業(yè)技能、專業(yè)知識以及計算機水平參差不齊，這也是造成我國一些事業(yè)單位檔案管理工作效率低、質(zhì)量差的主要因素。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理面臨困境的解決措施

（一）提高事業(yè)單位全體員工對檔案管理工作的重視度，提升檔案管理專職人員的工作水平

事業(yè)單位各層級員工對檔案管理工作的重視性，直接影響該項工作的發(fā)展和進步。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導部門必須以身作則，改善自身對檔案管理工作的認識和態(tài)度，以檔案管理部門為核心，展開全單位、全體成員的檔案管理重要性普及活動，積極舉辦檔案管理方面的宣傳、宣講、會議等，繼而使檔案管理成為一項廣受單位各層級員工重視的發(fā)展性事業(yè)。與此同時，檔案管理部門在職人員專業(yè)水平也是直接影響檔案管理工作質(zhì)量優(yōu)劣的關(guān)鍵。一方面。檔案管理人員必須不斷完善自身專業(yè)技能和水平，提高對檔案管理工作的認識程度，有效劃分并明確工作職責，立足于“互聯(lián)網(wǎng)+”、信息時代等背景，以打造信息化、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)為目的，積極學習信息化檔案管理知識。另一方面，事業(yè)單位應針對檔案管理各項技能定期展開培訓活動，對檔案管理部門在職員工進行專業(yè)知識和技能培訓，尤其是在更新檔案管理系統(tǒng)后，必須聘請專業(yè)人員將軟件具體的操作方式普及到檔案管理部門的全體成員上。

（二）提高檔案管理財政投入，優(yōu)化檔案管理工作的基本條件

隨現(xiàn)代科學技術(shù)水平的快速提高，大量新興技術(shù)被廣泛應用于社會各種傳統(tǒng)行業(yè)中。檔案管理工作作為歷史悠久、重要性極高的一項傳統(tǒng)工作，需要與現(xiàn)代科技相融合，開辟一條更加符合時代特色、極具時代優(yōu)勢的全新發(fā)展道路。由于事業(yè)單位各項信息資料基數(shù)龐大，所以大干管理人員勞動強度、工作量較大，包括檔案的歸類、收集、保存等多種工作內(nèi)容。如果事業(yè)單位能夠有效引進先進管理設(shè)備，充分應用現(xiàn)代科學技術(shù)帶來的便利，那么將能夠大幅提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，并降低相關(guān)人員的工作強度。因此，事業(yè)單位在充分認識到檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，還需要給予其一定的財政支持，加大對檔案管理工作的資金投入力度，積極學習、引進、購買國內(nèi)外先進的檔案管理系統(tǒng)和硬件設(shè)備，使本單位檔案管理工作能夠與國內(nèi)外先進單位接軌。此外，檔案管理部門一線員工不僅要學會使用各種先進的檔案管理軟件系統(tǒng)，更要具備較強的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新思維，在完成本職工作的基礎(chǔ)上積極開發(fā)新軟件，或為新軟件研發(fā)企業(yè)提出系統(tǒng)化建議，為檔案管理領(lǐng)域的未來發(fā)展提供源源不斷的動力。

結(jié)語

綜上所述，新形勢背景之下，檔案管理是我國事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要工作，關(guān)乎事業(yè)單位的未來發(fā)展前景。然而，我國部分事業(yè)單位存在對檔案管理工作重視度不足、缺乏先進檔案管理設(shè)備、人員素質(zhì)參差不齊的情況，需要相關(guān)人員的進一步改善，繼而為我國事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定夯實基礎(chǔ)。

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作者簡介：

王瑞連（1968.1--），女，漢族。