事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對策探討

竇艷麗

摘要：隨著經(jīng)濟和信息技術的快速發(fā)展，在事業(yè)單位中，檔案管理是一項非常重要的基礎性工作。但是就其發(fā)展的工作現(xiàn)狀來看，檔案管理呈現(xiàn)出新的特點，并在工作中也存在著一定的不足，為了解決這些問題，事業(yè)單位要著眼于問題的本身，采取有效的工作措施進行管理。

關鍵詞：事業(yè)單位；數(shù)字化；檔案管理

引言

在“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略下，信息技術已經(jīng)在諸多行業(yè)和領域實現(xiàn)了廣泛應用，對推動社會進步和經(jīng)濟發(fā)展起到關鍵作用。檔案管理作為事業(yè)單位的基礎性工作，其管理質量與單位運行具有密切關系，因此，相關領導和檔案人員需要認識到信息技術的重要性，在管理中積極應用和引入先進的信息技術和信息設備，推動檔案管理全面實行信息化，為單位發(fā)展保駕護航。

1數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

1.1提高辦公自動化水平，減少資源浪費

在事業(yè)單位檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式比較粗放，需要不斷增設人員，定期更新管理軟件和硬件設備，不僅會提高管理成本，還會影響檔案管理效率的提升。在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案可以擺脫傳統(tǒng)紙質載體形式，以數(shù)字化方式儲存在電腦中，便于隨時調(diào)取和使用，可以節(jié)省許多空間，降低管理成本，還能夠提高工作效率。

1.2保證檔案得到充分利用，資源隨時共享

數(shù)字化檔案通過先進技術的處理后，可以及時得到歸檔與存儲。事業(yè)單位對于檔案資料的應用比較普遍，許多部門均需要通過調(diào)用、查詢相應的檔案資料指導工作。數(shù)字化檔案管理可以為各部門隨時提供及時有效的信息，為決策提供相應的參考依據(jù)。同時，數(shù)字化檔案管理可以實現(xiàn)資源共享，便于人們在不同時間、不同地點隨時使用和查閱信息。

1.3提高檔案管理水平，提高人員綜合素質

數(shù)字化檔案管理可以有效提升事業(yè)單位的檔案管理水平。由于檔案管理工作需要借助先進的網(wǎng)絡技術和計算機設備，因此，檔案管理人員必須要有較高的素質與業(yè)務能力，熟練使用網(wǎng)絡，正確操作計算機等設備，還要加強對設備的維護。隨著數(shù)字化檔案管理軟件不斷升級，檔案管理人員要不斷學習，與時俱進。

2事業(yè)單位在開展數(shù)字化檔案管理中所面臨的工作現(xiàn)狀

2.1沒有專門的管理人才作為工作的保障

數(shù)字化的檔案管理，對管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業(yè)務，又要將其與數(shù)字化的技術結合起來，共同作用于檔案管理中，但是就事業(yè)單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現(xiàn)在很多工作人員沒有將兩者兼顧起來，有的工作人員除了管理檔案之外，還要負責其他的工作業(yè)務，沒有對檔案的管理工作進行研究和仔細謀劃。加之現(xiàn)在有的單位在對檔案進行管理時，主要還是沿用傳統(tǒng)的紙質管理的方式，工作人員對傳統(tǒng)的紙質檔案的管理比較了解，但是由于對數(shù)字化技術了解地不夠深入，以至于在運用數(shù)字化技術進行檔案管理還顯得不夠到位。

2.2檔案管理的技術相對落后

在進行數(shù)字化檔案管理時，數(shù)字化技術的應用是非常關鍵的。但是就工作開展的情況來看，數(shù)字化應用還存在不夠理想的狀態(tài)。這主要表現(xiàn)在有的單位在應用技術時，沒有與時俱進地運用最新的技術，使得技術和檔案管理之間存在著不匹配的現(xiàn)象，所應用的技術相對落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各種硬件設施也存在老化的現(xiàn)象，不能夠進行有效地利用，這些老化的設備給檔案管理人員在工作中帶來了很多的不便。

2.3缺乏科學有效的工作標準

盡管目前事業(yè)單位對檔案管理的數(shù)字化都比較重視，但是就將這種數(shù)字化的技術應用到什么程度、如何將兩者有效結合起來、數(shù)字化檔案管理所要達到效果的具體體現(xiàn)等問題都沒有進行仔細的探討，在所制定的工作制度中，也缺少就這些內(nèi)容環(huán)節(jié)進行具體量化，沒有進行明確的要求和規(guī)范，這使得工作人員在應用數(shù)字化技術到檔案管理中陷入到了一定的被動局面，由于不了解工作標準具體如何，導致了管理的不同效果的表現(xiàn)形式的出現(xiàn)。另外，由于缺少具體的工作標準，使得檔案管理的安全性能不能得到有效的體現(xiàn)，在某種程度是具有一定的安全隱患的，亟待需要加強管理。

3事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作提升措施

3.1轉變傳統(tǒng)管理意識，提高人員素質

事業(yè)單位檔案管理人員要轉變傳統(tǒng)的思想觀念，樹立數(shù)字化檔案管理意識，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，積極學習新的知識和技能，保證自身知識結構與時俱進，盡快適應數(shù)字化檔案管理節(jié)奏，提高自身業(yè)務能力。檔案管理人員要具備創(chuàng)新能力和良好的綜合素質，這就需要事業(yè)單位加強對檔案管理人員的培訓，加快檔案管理數(shù)字化建設，在提高數(shù)字化管理水平的同時，建立一批強大的檔案管理人才隊伍。

3.2完善檔案管理制度，完善數(shù)字化管理體制

事業(yè)單位若要加強數(shù)字化檔案管理，就要不斷完善管理制度，結合本單位的實際情況，積極應用信息技術，保證本單位的檔案管理與時代同步。保證檔案的收集、整理、歸檔、錄入等環(huán)節(jié)操作規(guī)范，以嚴格的制度為依據(jù)，使檔案管理工作得到層層把關，并實現(xiàn)統(tǒng)一管理。進行檔案調(diào)閱時，要嚴格按照制度和要求，不得有泄密、遺失等問題。在健全制度的同時，要制定數(shù)字化檔案管理體制，結合本單位的工作情況和檔案管理特點，使該體制能夠方便檔案管理，提高管理效率。要明確各項制度，將制度有效結合，保障檔案使用安全，并得到保密。加強對文件集成檔案一體化建設，需以信息資源安全為前提，有效發(fā)揮出軟件和硬件的功效，提高辦公效率，避免信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、篡改等問題。還要保證數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)安全，避免出現(xiàn)病毒感染、黑客入侵等問題，明確權限。

3.3確保文書與歸檔數(shù)字化，降低工作強度

在事業(yè)單位工作中，文書是一項基礎工作，加強文書管理，保證文書順利執(zhí)行，才會提高檔案管理水平。為滿足事業(yè)單位的需求，在處理文件時，就要提高批量處理效率，利用網(wǎng)絡的優(yōu)勢提高文檔處理效果。工作人員在輸入稿件時，為進一步節(jié)省文檔保存與歸檔時間，要將文檔的審核、修改與、改正、歸檔等一系列工作統(tǒng)一管理，以數(shù)字化方式降低工作人員的工作強度，提高工作效率。

3.4提高安全防護技術，及時更新軟硬件

要進一步提高安全防護技術，保證數(shù)字檔案的安全。數(shù)字檔案主要利用網(wǎng)絡和計算機設備進行存儲，因此，其安全必須要得到保證，否則一旦遭到黑客、病毒的攻擊與入侵，就會給事業(yè)單位的各項工作造成不利的影響。因此，必須要結合實際情況，安裝殺毒軟件，設置防火墻，或者限制訪問權限；定期更新數(shù)據(jù)庫與病毒庫，做好文件、檔案的備份工作，一旦發(fā)生意外，也不會導致數(shù)據(jù)資料丟失。加強軟件與硬件的更新和建設，提高技術水平，實現(xiàn)對檔案資源的有效利用與共享。事業(yè)單位在重視數(shù)字化檔案管理建設的基礎之上，要加強對軟硬件的定期維護和檢查，了解其是否存在問題，及時更新，提高檔案的利用率與使用安全。除了數(shù)字化檔案之外，還要加強對傳統(tǒng)檔案的管理，這樣就可以起到雙保險作用，使數(shù)字化檔案管理更有保障。

結語

在事業(yè)單位中，要對檔案管理的新特點進行有效地研判，并對檔案管理中呈現(xiàn)出的新的發(fā)展趨勢進行認真研究部署。隨著檔案管理數(shù)字化的加劇，要進一步強化創(chuàng)新的工作理念，認真研究并部署檔案管理的有效對策，實現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展方向。

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