淺談5s管理在辦公電腦中的應(yīng)用

王洋

摘 要：隨著辦公自動化，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)是工作人員的必備能力，但是在工作中，管理文件的不合理，造成工作效率嚴(yán)重下降，甚至丟失重要文件，無法挽回。從造成這些危害的原因著手，簡要介紹管理電腦文件的科學(xué)方法。

關(guān)鍵詞：5s管理;辦公電腦;應(yīng)用

On the application of 5s management in office computer

Wang Yang

Chery automobile henan co.LTD

Abstract：with the office automation，the application of the computer has been the necessary ability of the staff，but in the work，the unreasonable management of documents，resulting in a serious decline in work efficiency，and even lost important documents，irreparable.From the causes of these hazards，this paper briefly introduces the scientific methods of managing computer files.

Key words：5s management;Office computer;application

引言

5s起源于日本，是國際上較流行的一種先進(jìn)的企業(yè)現(xiàn)場生產(chǎn)管理方法，其目的是保證企業(yè)能夠以最高效、最節(jié)約的方式生產(chǎn)。為了提高辦公人員的工作效率，分析辦公中遇到的問題，造成效率低下的原因，制定防治對策顯得尤為重要。5s管理應(yīng)用到辦公電腦的文件管理具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、硬盤劃分和文件架構(gòu)建立的方法

為了規(guī)范操作，系統(tǒng)一般應(yīng)裝在c盤，軟件包和軟件安裝文件存放在d盤，文件放在e盤或者其他盤符。重要文件一般不可放在桌面，如若系統(tǒng)出現(xiàn)問題，避免丟失。文件管理的關(guān)鍵在于方便保存和迅速提取，所有的文件將通過文件夾分類組織，放在你最能方便找到的地方。解決這個(gè)問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬盤分區(qū)開始到每個(gè)文件夾的建立，都應(yīng)按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個(gè)層級的文件夾，建立合理的文件保存架構(gòu)。

二、5s管理

5s是整理（seiri）、整頓（seiton）、清掃（seiso）、清潔（seiketsu）和素養(yǎng)（shitsuke）這5個(gè)詞的縮寫。

（一）整理整頓清掃

整理：把有用與無用的文件分開，再把硬盤中不需要的文件清理掉。①把有用的文件包括最近正在使用的軟件，以及自己制作的文檔、圖片、視頻錄像等等;②把無用的文件識別出來并刪除，其中不太好分辨的如確定不用的文件，不確定有什么用處的文件，均直接刪除，在5s管理中有一個(gè)重要的原則就是沒有標(biāo)識的產(chǎn)品是不合格產(chǎn)品以垃圾處理。既然不知道是干什么的，就毫不猶豫地刪除。

整頓：把需要的文件定量、定位，以便用最快的速度取得

所需，在最有效的規(guī)則、習(xí)慣和最簡捷的流程下完成工作。其要點(diǎn)是文件存放要有固定的盤符和區(qū)域以便于尋找，存放區(qū)域要科學(xué)合理，文件存放達(dá)到目視化，存放不同文件的區(qū)域采用不同的文件名加以區(qū)別。即先把軟件和資料分開，一般把軟件存放在d盤，資料存放在e、f盤。①對軟件進(jìn)行分類。安裝文件確定后存放在軟件的文件夾，安裝以后的文件，默認(rèn)安裝以后的文件存放在program文件里，按軟件的用途一般分辦公軟件和系統(tǒng)軟件;②對文檔資料分類。分類原則按照時(shí)間和空間進(jìn)行，便于尋找和以后處理失效的文件。一個(gè)文件夾存放50個(gè)以內(nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的。

清掃：將電腦保持在無垃圾文件、系統(tǒng)干凈、桌面整潔的狀態(tài)。①發(fā)揮快捷方式的便利。訪問比較頻繁的文件或文件夾，可以右擊選擇“創(chuàng)建快捷方式到桌面”，即可省去大量尋址的時(shí)間，又可避免系統(tǒng)崩潰對文件的危害;②及時(shí)處理電腦系統(tǒng)因運(yùn)行而產(chǎn)生的垃圾文件。清理垃圾文件可以借助一些輔助工具，如超級兔子、360安全衛(wèi)士、優(yōu)化大師等。

（二）清潔素養(yǎng)

清潔：將我的電腦中的文件經(jīng)過整理、整頓、清掃三個(gè)環(huán)節(jié)后，就感覺電腦中的文件井然有序，一目了然。建立完善的結(jié)構(gòu)、規(guī)范化地命名、周期性地歸檔，這樣可以避免尋找文件浪費(fèi)時(shí)間，大大提高工作效率。在使用中要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，使你電腦里的文件始終保持有條理，有秩序。①下載軟件時(shí)，要放在策劃好的分類里，并給軟件起一個(gè)能夠識別的名字;②安裝軟件時(shí)，要安裝在合適的位置，并且記住這個(gè)位置。卸載軟件后要到軟件安裝的地方將目錄徹底刪除。

素養(yǎng)：素養(yǎng)是比清潔更高的要求，其目的是要用上面的一套管理思想來對待任何新的文件資料，處理所有需要整理和存放的資料，進(jìn)而逐漸養(yǎng)成習(xí)慣，形成高效、有序的工作作風(fēng)，這就是素質(zhì)的提高。

三、結(jié)論

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，辦公自動化技術(shù)日趨成熟。在工作中如何正確的使用和掌握其性能，還需要在實(shí)際工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，判斷計(jì)算機(jī)在應(yīng)用中存在的問題和故障的處理，找出故障的原因并加以分析，及時(shí)采取對策，以保證計(jì)算機(jī)在辦公過程中正常運(yùn)行，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

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