如何提升辦公室檔案管理工作效率的思考

劉思思

摘 要：辦公室檔案管理工作需要根據(jù)信息化檔案管理系統(tǒng)以及完善的檔案管理制度作為基礎(chǔ)，才能更好地提高檔案管理的質(zhì)量。并且辦公室檔案管理工作涉及的方面比較多，所以需要及時聽取工作人員意見，逐層進行完善。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率

辦公室各項工作的開展都和辦公室檔案管理工作有直接的聯(lián)系，只有提高了辦公室檔案管理的工作效率，才能為辦公室各項工作提供數(shù)據(jù)資料的查詢便利，推進辦公室工作的順利開展。辦公室檔案管理也應(yīng)該采取一系列管理措施，通過加強管理人員的專業(yè)知識，利用計算機信息技術(shù)，單位各部門相互配合合作等措施，進一步提高辦公室檔案管理工作效率。

一、辦公室檔案管理工作的重要性

辦公室檔案管理工作有助于單位整體工作的順利進行。在辦公室工作中，檔案的內(nèi)容都是非常重要的，雖然在大量的檔案中，其重要程度也不盡相同，但是在其中會有很多極為重要的檔案甚至機密檔案。辦公室的重要機密檔案關(guān)系到整個單位的工作開展，甚至關(guān)系的整個企業(yè)的存亡。因此，對于大量的辦公室檔案只有采取有效的管理方法，才能確保辦公室以及整個單位工作的順利開展。

辦公室檔案管理工作可以有效的保護重要或機密資料。辦公室中有很多資料檔案都是具有機密性的，如果機密性檔案發(fā)生泄漏，那么會嚴重影響單位的工作效率，甚至因為機密文件的泄漏導(dǎo)致整個單位發(fā)生危機，因此做好檔案管理工作是尤為重要的。在辦公室檔案管理中對機密文件管理進行權(quán)限設(shè)置，沒有權(quán)限的人不能對機密文件進行查閱，通過采取這樣的管理措施，不僅能夠保證檔案管理工作的效率，也能夠有效的保護重要機密檔案。

二、提高辦公室檔案管理的工作效率的措施

1加強檔案收集

檔案收集工作缺乏全面性，導(dǎo)致難以有序開展檔案管理工作。因此，辦公室的檔案收集工作必須加強，整理收集可以從時間或類別等不同角度進行，對檔案通過計算機實施有效的管理。

2提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)水平與能力

為進一步提高辦公室檔案管理的工作效率，必須保證檔案管理人員能夠清楚地認識到檔案管理的重要性，明確檔案的真正價值所在。為提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)水平和能力，單位的領(lǐng)導(dǎo)人可以選擇定期聘用一些專業(yè)的管理人員對內(nèi)部的檔案管理人員進行培訓，保證檔案管理人員通過培訓深刻認識到檔案管理的重要性，熟練掌握辦公室檔案管理的能力。從整體上來講，加強對管理人員專業(yè)水平及能力的培訓不僅能夠有效提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力，并且對企業(yè)整體形象的提升有著重大的推動作用。另外，辦公室的檔案管理人員更應(yīng)該積極接受相關(guān)管理知識的培訓，不斷豐富自身的檔案管理知識與技能，保證更好地進行辦公室的檔案管理工作。

3拓寬資金來源，建設(shè)信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)建設(shè)是一筆巨大投資，而單位資金有限，財政預(yù)算只能是信息系統(tǒng)建設(shè)的資金來源之一，單位應(yīng)拓寬資金來源，積極建設(shè)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公室檔案管理的信息化，提高工作效率。比如說，將單位辦公室檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)納入到城市電子政務(wù)建設(shè)和地方信息化建設(shè)規(guī)劃中，從而獲得更多的撥款，為信息系統(tǒng)建設(shè)提供資金保證。將單位信息系統(tǒng)建設(shè)納入到地方信息化建設(shè)規(guī)劃中，可以做到資源共享，節(jié)約資金;可以減少軟件平臺的開發(fā)資金，提高資金利用率。

4進一步完善單位的檔案管理制度

由于一些單位自身的規(guī)章制度體系以及內(nèi)容還存在很多欠缺的地方，尤其是那些辦學時間較短的學校而言，其將大多數(shù)精力都投入到了教學管理當中，而忽視了辦公室檔案管理工作的重要性，因此，并沒有在規(guī)章制度中執(zhí)行詳細的工作規(guī)范。但是，辦公室檔案管理工作尤為重要，為了更好地提高辦公室檔案管理工作的效率，必須進一步完善檔案管理工作的規(guī)章制度：第一，充分爭取辦公室檔案管理工作人員的意見，在完善規(guī)章制度的過程中集思廣益，使相關(guān)的規(guī)章制度能夠更加完整和合理。第二，在實際工作中，需要根據(jù)辦公室檔案管理工作的實際情況，不斷修復(fù)和完善規(guī)章制度中的相關(guān)章節(jié)，從而使規(guī)章制度能夠更好地指導(dǎo)辦公室檔案管理工作，不斷提高辦公室檔案管理工作的工作效率。

5建立辦公室檔案管理工作的反饋機制

對于很多單位來講，都需要及時匯報職工的工作，從而使得單位領(lǐng)導(dǎo)者能夠了解職工的工作內(nèi)容，并且對未來的工作內(nèi)容進行合理規(guī)劃。因此，在提高辦公室檔案管理工作效率的過程中，可以建立辦公室檔案管理工作的反饋機制，為此，可以從以下幾點入手：第一，鼓勵職工積極反映和反饋工作中的問題，反饋意見的收集人員可以對意見進行整理和匯總，使得單位管理者能夠充分參考這些意見，對現(xiàn)有的辦公室檔案管理工作進行改革;第二，辦公室檔案管理工作可以根據(jù)不同的部門對資料的重視程度等進行分門別類地整理，這不僅僅有利于資料的保存和檢索，也可以使辦公室檔案管理工作人員及時了解資料用途，為不同資料分配不同的整理資源。

6加大辦公室檔案管理的資金力度

辦公室檔案管理工作對保障辦公室穩(wěn)定工作、提高工作效率都具有非常重要的作用。辦公室檔案資料在辦公室工作中有著重要的指導(dǎo)作用，因此通過對大量雜亂檔案資料進行管理，可以方便辦公室工作人員對資料文件進行查閱借鑒。由于辦公室的資料文件都比較量大雜亂，對于大量的檔案進行管理也是一項十分繁瑣的工作，所以想要提高辦公室檔案管理的工作效率，不僅需要大量的時間，也需要大量的資金支持。單位可以加大資金支持力度，完善檔案管理信息系統(tǒng)，通過資金支持建立科學的檔案管理信息系統(tǒng)，只有檔案管理實現(xiàn)信息化，才可以減少在檔案管理中耗費的時間和人力，也可以提高辦公室檔案管理的工作效率。

結(jié)語

辦公室的檔案管理工作與其他工作都有著或多或少的聯(lián)系，辦公室的檔案管理工作的規(guī)范性和合理性是保障一個單位正常運行的重要保障，為解決我國現(xiàn)階段辦公室檔案管理中出現(xiàn)的各種問題和缺陷，單位的各個部門應(yīng)密切合作，采取行之有效的措施提高辦公司檔案管理的工作效率，保障單位的正常穩(wěn)定運行。

參考文獻

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