事業(yè)單位檔案管理改革模式思考

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理工作主要是對單位發(fā)展和當下情況進行真實的記錄和保存，對于檔案資源可以說其是事業(yè)單位不斷發(fā)展的重要資源。隨著信息化在社會各個領域的廣泛應用，事業(yè)單位檔案管理也應順應時代發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理中大量的應用信息化先進技術，有效實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作目標，通過這樣不斷提升事業(yè)單位檔案管理效果和水平。結(jié)合這些情況，本文重點對事業(yè)單位檔案管理改革模式進行了全面的研究，望可以為事業(yè)單位檔案管理效果高效性創(chuàng)造條件。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;模式創(chuàng)新

伴隨科技的高速發(fā)展，網(wǎng)絡技術的大面積普及，信息化技術的普遍應用。在此情況下，作為事業(yè)單位也需推動本單位的檔案管理緊跟時代發(fā)展?，F(xiàn)時期很多檔案與數(shù)據(jù)管理部門都已完成了本單位的信息化創(chuàng)新。然而隨著事業(yè)單位在檔案管理中合理的應用互聯(lián)網(wǎng)技術和數(shù)據(jù)處理技術，有效的解決了檔案管理中的各類問題，所以檔案管理信息化創(chuàng)新能夠不斷提高檔案管理水平，并且充分發(fā)揮檔案管理優(yōu)勢。

1.現(xiàn)時期事業(yè)單位檔案管理中的不足

1.1對檔案管理重視度不足

大多數(shù)事業(yè)單位因工作比較多，都對檔案管理有所忽略，在當下的工作任務處理完以后，經(jīng)常認為本階段的工作已完成，便不會再去分析和考慮，而是為下一階段工作任務做準備，因此致使當前階段的一些工作資料及工作總結(jié)都隨意的堆放于檔案室當中。另一方面，因各單位間存在激烈的競爭，所以一些單位都認為應把工作重點專注于業(yè)務上，這樣才可以突出本單位的工作成效及質(zhì)量，使本單位可以在眾多單位中更加突出。有時因為單位在資金分配上存在不平均性，所以在檔案管理上的投入就會非常少，如此便使檔案管理變得不完善。

1.2檔案管理形式落后

有些事業(yè)單位盡管已實施了檔案管理，然而在管理過程中，依舊使用以往的管理方法，只是將檔案放到書架上擺放，之后再使用紙質(zhì)標簽來歸類，采用這種方法進行檔案管理會對檔案管理質(zhì)量受到影響，例如因為受潮會使檔案資料文字變得模糊不清，更為嚴重的還會使紙張破損，如此對于檔案查找和翻閱會非常不利。這種管理方式在當前信息技術下顯得特別落后，如此很大程度降低檔案管理成效。

2.事業(yè)單位實施檔案管理改革模式必要性

2.1信息時代數(shù)字化的出現(xiàn)

在平時的生活當中，人們出行時僅需一部手機便能夠?qū)崿F(xiàn)乘車、購物、導航及旅游等事項，沒有現(xiàn)金的社會，說明傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)現(xiàn)已逐漸退出舞臺。在檔案管理中，如堅持沿用落后的紙質(zhì)數(shù)據(jù)管理，一定會形成檔案損壞的情況。如能夠把數(shù)據(jù)導入基于網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)庫中，可通過互聯(lián)網(wǎng)來檢索檔案資料，這種模式的檔案管理不但方便快捷，而且還對檔案保存也非常有利。所以，在信息化時代背景下，在事業(yè)單位檔案管理中應用信息化也是一種必然的趨勢[1]。

2.2事業(yè)單位體制改革下的必然趨勢

現(xiàn)時期，如想盡快的對事業(yè)單位實施創(chuàng)新和改革，便一定要先對事業(yè)單位過去的工作報告與發(fā)展過程進行查閱和了解，由此為改革的有效實現(xiàn)提供方便。始終使用以往較陳舊的檔案管理模式，一定會對改革工作的有效實現(xiàn)產(chǎn)生影響，在采用信息化實施檔案管理時，作為實施改革的管理人員可參照工作具體情況來利用互聯(lián)網(wǎng)查閱相應檔案資料，以便于對單位發(fā)展歷程進行了解，如此能夠使改革進程效率得到提升。所以利用信息化實施事業(yè)單位檔案管理與事業(yè)單位改革趨勢是相輔相成的。

2.3以往檔案管理模式不適用當下形勢

在信息化時代到來之前，檔案管理一般都是由人工來管理紙質(zhì)檔案的，在此方式下，需定期的對檔案進行維護及保養(yǎng)，然而這樣一定會花費很多時間來整理檔案，經(jīng)過一段時間后檔案會不斷增多，由此檔案管理會變得更加復雜，并且在查閱檔案時會浪費很多時間，在此過程中因為環(huán)境因素的影響，一定會對檔案造成較大的損壞。隨著生活節(jié)奏的不斷加快，由人工來管理紙質(zhì)檔案的形式明顯無法與時俱進，所以，一定要擺脫陳舊的管理模式，通過融入信息技術來有效實施檔案管理[2]。

3.事業(yè)單位檔案管理管理模式改革

3.1檔案管理數(shù)字化管理模式建設

如想促進事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理水平能夠得到有效提升，作為事業(yè)單位的檔案管理人員便先要構(gòu)建數(shù)字化形式的檔案管理模式。現(xiàn)時期，最優(yōu)秀的數(shù)字化檔案管理模式中包括了很多技術功能，如身份識別技術、數(shù)據(jù)庫、加密與掃描等技術，以往的紙質(zhì)檔案通過融入數(shù)字化技術，可將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案資料，這樣便能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的永久性保存，同時檔案資料還可以隨時更新、補充、整合、查閱。檔案資料是事業(yè)單位發(fā)展過程中所形成的資料與工作報告，所以對檔案實施數(shù)字化能夠促進事業(yè)單位社會效益得到有效實現(xiàn)。

3.2檔案管理自動化管理模式建設

在事業(yè)單位檔案管理改革模式工作過程中，一定要將信息化模式合理的融入原檔案管理模式中。通過自動化技術（數(shù)碼掃描識別、電子標簽、二維碼識別、指紋識別和OCR識別）的合理融入。工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化管理，其中主要包含檔案信息的智能搜集、智能篩選、智能提取、關鍵詞智能檢索等，由此及時找出所需的檔案信息。事業(yè)單位檔案管理中合理的應用自動化檔案管理模式，使檔案資料能夠具備查找、整合、批量處理功能[3]。

3.3檔案管理互動化管理模式建設

過去事業(yè)單位對于每一份檔案只是用一個檔案袋來保存，檔案和檔案間并不存在任何聯(lián)系與交流，造成檔案間互動性欠缺。然而，事業(yè)單位的檔案管理信息化增加了信息互動性，檔案間互動交流對工作人員對不同階段的工作實施比較非常有利，由此方便察覺工作中所存在的不足與經(jīng)常犯錯的地方，并且通過對比各工作人員檔案，可方便事業(yè)單位實施人事篩選和調(diào)動。

4.結(jié)語

總體來說，在新時代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也需緊跟時代發(fā)展步伐不斷改革工作模式，使檔案管理盡早實現(xiàn)信息化，由此為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)并且高效的檔案管理服務，促進檔案管理水平得到有效提升。

參考文獻

[1] 張姝倩.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究[J].黑河學刊，2019（02）：175-176.

[2] 閆晨煜.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革[J].辦公室業(yè)務 ，2019（18）：118.

[3] 張海寧.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務，2019（5）：84-85.

作者簡介：徐紅（1972-02），女，漢族，遼寧省遼陽市人，本科學歷，中級職稱，遼陽縣農(nóng)業(yè)技術推廣與服務中心檔案管理，主要研究方向：檔案管理。