龔玉梅 周瑞麗
摘 要:文章闡述了A公司汽車機(jī)械零部件國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目的操作流程以及在項(xiàng)目管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題,并總結(jié)了如何將PMI項(xiàng)目管理中的干系人識(shí)別和管理、變更管理等流程有效應(yīng)用于國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目中,從而解決項(xiàng)目中存在的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)凝聚力不足、變更混亂等問(wèn)題,提高項(xiàng)目執(zhí)行的效果和質(zhì)量。
關(guān)鍵詞:PMI;項(xiàng)目管理;機(jī)械零部件;國(guó)產(chǎn)化
1 引言
“全球大型公司面臨最大的問(wèn)題和挑戰(zhàn)是巨型項(xiàng)目的失控?!边@是海洋石油工程股份有限公司總裁金曉劍眼中項(xiàng)目管理的價(jià)值[1].美國(guó)PMI項(xiàng)目管理是一套全球普遍公認(rèn)并在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用的項(xiàng)目管理做法,也是一套先進(jìn)的、科學(xué)的思維管理模式。美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)主席保羅說(shuō),“在當(dāng)今社會(huì),一切都是項(xiàng)目,一切也將成為項(xiàng)目”,所以學(xué)習(xí)、生活、工作中的問(wèn)題都可以應(yīng)用PMI項(xiàng)目管理的思維進(jìn)行解決。筆者總結(jié)了PMI項(xiàng)目管理知識(shí)在機(jī)械零部件國(guó)產(chǎn)化工作中的應(yīng)用實(shí)踐,供大家參考。
2 PMI項(xiàng)目管理
項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)PMI(Project Management Institute)成立于1969年,是全球領(lǐng)先的項(xiàng)目管理行業(yè)的倡導(dǎo)者,它創(chuàng)造性地制定了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),由PMI組織編寫的《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》(PMBoK)已經(jīng)成為項(xiàng)目管理領(lǐng)域最權(quán)威教科書,被譽(yù)為項(xiàng)目管理“圣經(jīng)”。PMI目前在全球185個(gè)國(guó)家有70多萬(wàn)會(huì)員和證書持有人,是項(xiàng)目管理專業(yè)領(lǐng)域中由從業(yè)人員、研究人員、顧問(wèn)和學(xué)者組成的全球性的專業(yè)組織機(jī)構(gòu)[2]。該協(xié)會(huì)推出的項(xiàng)目管理專業(yè)人員資格PMP(Project Management Professional)認(rèn)證已經(jīng)成為全球權(quán)威的項(xiàng)目管理資格認(rèn)證,受到越來(lái)越多人的青睞。今天,項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)創(chuàng)建的項(xiàng)目管理方法已經(jīng)得到全球公認(rèn),從而成為全球項(xiàng)目管理的權(quán)威機(jī)構(gòu)。
3 汽車機(jī)械零部件國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目及主要存在問(wèn)題
汽車機(jī)械零部件國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目是A公司項(xiàng)目部門中的一類項(xiàng)目,它是為從國(guó)外采購(gòu)的汽車機(jī)械零部件在國(guó)內(nèi)尋找能夠滿足同等要求的供應(yīng)商,經(jīng)過(guò)價(jià)格比較和投資回報(bào)率核算之后立項(xiàng)啟動(dòng),制定項(xiàng)目計(jì)劃和零部件的生產(chǎn)件批準(zhǔn)計(jì)劃(PPAP),在完成所有驗(yàn)證活動(dòng)和獲得生產(chǎn)件批準(zhǔn)之后,開始改由國(guó)內(nèi)供應(yīng)商進(jìn)行供貨從而降低公司采購(gòu)成本的臨時(shí)性活動(dòng)。
A公司采用的是復(fù)合型組織架構(gòu),如圖1所示,零部件國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目是項(xiàng)目部中的一類項(xiàng)目(除此之外還有新產(chǎn)品轉(zhuǎn)移等其他類型項(xiàng)目),設(shè)有專門的項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé),項(xiàng)目成員來(lái)自于其他各職能部門。國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目按照機(jī)械和電子零件進(jìn)行分組,機(jī)械零部件國(guó)產(chǎn)化小組再按照產(chǎn)品系列進(jìn)行分工,某一系列產(chǎn)品下的機(jī)械零部件由一位項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。項(xiàng)目成員由技術(shù)工程師、采購(gòu)工程師、模具工程師、供應(yīng)商質(zhì)量管理工程師(以下簡(jiǎn)稱SQE)、產(chǎn)品工程師、工藝工程師、物流工程師等人員組成,他們分別來(lái)自各職能部門中負(fù)責(zé)該產(chǎn)品的工程師。
國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)持續(xù)時(shí)間自項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)開始,需要負(fù)責(zé)跟蹤至國(guó)內(nèi)零部件順利量產(chǎn)半年后結(jié)束。雖然公司有詳細(xì)的程序文件作為指導(dǎo),但是在項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中,還是普遍存在一些問(wèn)題。比如雖然項(xiàng)目經(jīng)理是專人專職,但是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員都是臨時(shí)進(jìn)入項(xiàng)目組,有些成員之間是第一次合作,并且除了國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目的工作外,各自還有其它本部門工作任務(wù)要兼顧,整個(gè)項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)建設(shè)和凝聚力相對(duì)較弱,不利于項(xiàng)目工作的開展,導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度與原計(jì)劃偏差大,從而造成項(xiàng)目延期。另外,項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中,對(duì)于國(guó)產(chǎn)零部件的驗(yàn)證計(jì)劃和驗(yàn)證活動(dòng)等核心任務(wù),較多的依賴項(xiàng)目經(jīng)理或技術(shù)工程師、SQE等人員的能力水平和工作經(jīng)驗(yàn)積累,因此在項(xiàng)目中往往會(huì)突然出現(xiàn)各種變更請(qǐng)求,處理不當(dāng)則會(huì)帶來(lái)各種風(fēng)險(xiǎn),比如對(duì)國(guó)產(chǎn)零部件驗(yàn)證不充分而提出變更驗(yàn)證計(jì)劃需求,對(duì)國(guó)內(nèi)供應(yīng)商生產(chǎn)能力把握不足而提出產(chǎn)能變更需求,國(guó)產(chǎn)化零件在量產(chǎn)后出現(xiàn)新的問(wèn)題而提出更改設(shè)計(jì)變更需求等。這些問(wèn)題的存在,在一定程度上制約了項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目成本和項(xiàng)目資源等,導(dǎo)致項(xiàng)目不能按時(shí)地、保質(zhì)保量地完成。究其根本原因,主要是在項(xiàng)目管理過(guò)程中,還存在著進(jìn)一步改進(jìn)和優(yōu)化的空間,下面借助PMI項(xiàng)目管理的專業(yè)知識(shí)對(duì)國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化。
4 PMI項(xiàng)目管理知識(shí)在零部件國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目中的應(yīng)用
4.1 計(jì)劃和準(zhǔn)備項(xiàng)目(啟動(dòng)過(guò)程組)
在計(jì)劃和準(zhǔn)備階段,主要任務(wù)是成立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),進(jìn)行項(xiàng)目可行性分析和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析。
在確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員時(shí),需要準(zhǔn)確完整地識(shí)別項(xiàng)目干系人。項(xiàng)目干系人是參與項(xiàng)目工作的個(gè)體和組織,或由于項(xiàng)目的實(shí)施與項(xiàng)目的成功,其利益會(huì)直接或間接地受到正面或負(fù)面影響的個(gè)人和組織。干系人包括所有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員,以及組織內(nèi)部或外部與項(xiàng)目有利益關(guān)系的實(shí)體。為了明確項(xiàng)目要求和各參與方的期望,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要識(shí)別內(nèi)部和外部、正面和負(fù)面、執(zhí)行工作和提供建議的干系人。為了確保項(xiàng)目成功,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該針對(duì)項(xiàng)目要求來(lái)管理各種干系人對(duì)項(xiàng)目的影響。
在A公司的國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目中,可以通過(guò)從內(nèi)部和外部識(shí)別的方法來(lái)識(shí)別項(xiàng)目干系人。內(nèi)部項(xiàng)目干系人主要有項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)工程師、采購(gòu)工程師、模具工程師、供應(yīng)商質(zhì)量管理工程師、物流工程師、工藝工程師、產(chǎn)品技術(shù)工程師、財(cái)務(wù)等,外部干系人有供應(yīng)商、客戶(或銷售代表)。
干系人識(shí)別之后,就要召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議,進(jìn)行項(xiàng)目可行性分析和風(fēng)險(xiǎn)分析。技術(shù)工程師提供正確版本的技術(shù)文檔(包括零部件圖紙和技術(shù)規(guī)范等)和通過(guò)批準(zhǔn)的零部件驗(yàn)證計(jì)劃;模具工程師提出針對(duì)模具設(shè)計(jì)和制造的具體要求(如模具壽命,穴位數(shù),產(chǎn)能等);物流工程師提供6個(gè)月的物料需求計(jì)劃和訂貨要求(如交貨地點(diǎn),交貨周期,最小訂貨量等);SQE發(fā)起PPAP流程,涉及相關(guān)職能部門和供應(yīng)商,讓各成員明確PPAP對(duì)零部件的所有要求。收集到上述所有資料之后,采購(gòu)工程師將所有文件打包發(fā)送給潛在國(guó)內(nèi)供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià),期間需要技術(shù)工程師、SQE、采購(gòu)工程師等與供應(yīng)商召開技術(shù)會(huì)議,對(duì)零部件的技術(shù)文檔和所有相關(guān)要求進(jìn)行分析與確認(rèn),以協(xié)助供應(yīng)商完成報(bào)價(jià)。
收到國(guó)內(nèi)供應(yīng)商報(bào)價(jià)之后,項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行成本核算,計(jì)算零部件年度可節(jié)省金額,模具等固定資產(chǎn)的投資回報(bào)率,報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和公司財(cái)務(wù)部門審批,根據(jù)審批結(jié)果,可以明確項(xiàng)目范圍,即確定可以進(jìn)行國(guó)產(chǎn)化的零部件清單。
4.2 制定項(xiàng)目計(jì)劃(規(guī)劃過(guò)程組)
規(guī)劃過(guò)程組是為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)制定行動(dòng)方案的一組過(guò)程,制定用于指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施的項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目文件。由于項(xiàng)目管理的復(fù)雜性,可能需要通過(guò)多次反饋來(lái)做進(jìn)一步分析。隨著收集和掌握的項(xiàng)目信息或特性不斷增多,項(xiàng)目很可能需要進(jìn)一步規(guī)劃。項(xiàng)目生命周期中發(fā)生的重大變更,可能會(huì)引發(fā)重新進(jìn)行一個(gè)或多個(gè)規(guī)劃過(guò)程,甚至某些啟動(dòng)過(guò)程。這種項(xiàng)目管理計(jì)劃的逐漸細(xì)化叫做“漸進(jìn)明細(xì)”,表明項(xiàng)目規(guī)劃和文檔編制是反復(fù)進(jìn)行的持續(xù)性活動(dòng)。
在規(guī)劃項(xiàng)目、制定項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目文件時(shí),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)征求所有干系人的意見,鼓勵(lì)所有干系人的參與。作為規(guī)劃過(guò)程組的輸出,項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目文件將對(duì)項(xiàng)目范圍、時(shí)間、成本、質(zhì)量、溝通、人力資源、風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)和干系人參與等所有方面做出規(guī)定。在汽車機(jī)械零部件國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目中,主要應(yīng)用PMI管理知識(shí)制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和干系人管理計(jì)劃。
制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃是分析活動(dòng)順序、持續(xù)時(shí)間、資源需求和進(jìn)度制約因素,創(chuàng)建項(xiàng)目進(jìn)度模型的過(guò)程,包括每一具體活動(dòng)的計(jì)劃開始日期和期望完成日期。常用的方法有關(guān)鍵路徑法、關(guān)鍵鏈法、甘特圖法。關(guān)鍵路徑法是指在不考慮任何資源限制的情況下,在給定的活動(dòng)持續(xù)時(shí)間、邏輯關(guān)系、時(shí)間提前量、時(shí)間滯后量和其他制約因素下,可開展各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間段是由總時(shí)差為0或負(fù)數(shù)的各個(gè)活動(dòng)組成的活動(dòng)序列。關(guān)鍵鏈法是在考慮資源限制后,制定的符合資源情況的進(jìn)度模型,特點(diǎn)是為影響進(jìn)度的資源風(fēng)險(xiǎn)集中預(yù)留緩沖時(shí)間。甘特圖(Gantt chart)又稱為橫道圖、條狀圖(Bar chart),其通過(guò)條狀圖來(lái)顯示項(xiàng)目進(jìn)度和其他時(shí)間相關(guān)的系統(tǒng)進(jìn)展的內(nèi)在關(guān)系隨著時(shí)間進(jìn)展的情況,它主要關(guān)注進(jìn)程管理。國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目的關(guān)鍵活動(dòng)有:樣品準(zhǔn)備與提交、樣品安裝試驗(yàn)、樣品性能試驗(yàn)、小批量樣品提交、小批量樣品驗(yàn)證、生產(chǎn)件批準(zhǔn)、消耗進(jìn)口庫(kù)存等,對(duì)于這些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把握,在項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中一定要合理規(guī)劃,并讓所有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員知曉。
制定干系人管理計(jì)劃,目的是有效調(diào)動(dòng)干系人積極參與整個(gè)項(xiàng)目周期的活動(dòng),確保在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)能夠滿足所有項(xiàng)目干系人的期望,達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目經(jīng)理可以通過(guò)向高級(jí)管理人員、有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理、已識(shí)別的關(guān)鍵干系人、團(tuán)隊(duì)成員、領(lǐng)域?qū)<业葘で蠛瞳@取專業(yè)意見,確定每位干系人對(duì)項(xiàng)目的參與程度,進(jìn)而制定干系人管理計(jì)劃,主要包含關(guān)鍵干系人的所需參與程度(表2)和當(dāng)前參與程度,在國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目中,技術(shù)工程師、模具工程師、SQE工程師均為關(guān)鍵干系人,他們的參與程度應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)這一類,需要積極參與項(xiàng)目確保項(xiàng)目成功,在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中,項(xiàng)目經(jīng)理需要監(jiān)控他們的參與程度,如果出現(xiàn)偏差必須及時(shí)采取措施,例如會(huì)議缺席次數(shù)太多,對(duì)項(xiàng)目關(guān)注度不夠等;干系人直接的相互關(guān)系和潛在交叉;項(xiàng)目現(xiàn)階段的干系人溝通需求;需要分發(fā)給干系人的信息及發(fā)送的時(shí)限和頻率等。除此之外,項(xiàng)目經(jīng)理還需要應(yīng)用建立信任、解決沖突、積極傾聽等人際關(guān)系技能來(lái)管理干系人,增加團(tuán)隊(duì)的凝聚力,使團(tuán)隊(duì)成員都能積極地參與項(xiàng)目活動(dòng)。
4.3 項(xiàng)目執(zhí)行(執(zhí)行過(guò)程組)
在這一過(guò)程中,需要按照項(xiàng)目管理計(jì)劃協(xié)調(diào)人員和資源,管理干系人期望,以及整合并實(shí)施項(xiàng)目活動(dòng),完成項(xiàng)目管理計(jì)劃中確定的每一項(xiàng)具體工作,以滿足項(xiàng)目目標(biāo)。
在國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中,也會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目變更,比如多次提交樣品之后發(fā)現(xiàn),某一尺寸始終不能滿足設(shè)計(jì)要求,供應(yīng)商可能會(huì)提出申請(qǐng)變更設(shè)計(jì)尺寸,或者不能按照原計(jì)劃提交樣品,需要提出時(shí)間上的變更,再或者因?yàn)楣静呗曰蛸Y源等原因?qū)е马?xiàng)目無(wú)法正常進(jìn)行,提出暫?;蚪K止項(xiàng)目的申請(qǐng)。項(xiàng)目變更的管理對(duì)于項(xiàng)目的順利完成起著非常重要的作用,變更的分析是否充分、變更的審核是否全面、變更的影響是否充分評(píng)估等情況都會(huì)影響項(xiàng)目的最終交付成果。項(xiàng)目變更需要遵循變更管理流程,如圖2所示,變更申請(qǐng)?zhí)岢龊螅枰?jīng)過(guò)可行性評(píng)估,獲得批準(zhǔn)之后方可實(shí)施并跟蹤變更,直至完成變更。制定嚴(yán)格的變更管理流程并在項(xiàng)目中嚴(yán)格按流程執(zhí)行,才能正確處理項(xiàng)目中出現(xiàn)的變更,避免給項(xiàng)目帶來(lái)新的風(fēng)險(xiǎn),避免項(xiàng)目的失控。國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目中,變更管理的應(yīng)用,可以有效解決之前項(xiàng)目中變更混亂的問(wèn)題,提高項(xiàng)目的效果和質(zhì)量。
4.4 項(xiàng)目監(jiān)控(監(jiān)控過(guò)程組)
監(jiān)控過(guò)程是包含跟蹤、審查和調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)展與績(jī)效,識(shí)別必要的計(jì)劃變更并啟動(dòng)相應(yīng)變更,定期對(duì)項(xiàng)目績(jī)效進(jìn)行測(cè)量和分析,從而識(shí)別與項(xiàng)目管理計(jì)劃的偏差,并采取及時(shí)的措施以減小偏差,確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
在國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目中,對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度的監(jiān)控必不可少,項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)召集所有項(xiàng)目干系人每2周召開一次項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議,會(huì)上需要對(duì)零部件清單中的每一個(gè)零件的進(jìn)行狀態(tài)(樣品提交、樣品試裝、樣品試驗(yàn)等)進(jìn)行跟蹤與更新,并及時(shí)反饋遇到的問(wèn)題,將下一步待完成事項(xiàng)記錄到問(wèn)題日志中,其中需包含行動(dòng)內(nèi)容,責(zé)任人,預(yù)計(jì)完成日期,以便在下次評(píng)審會(huì)議上更新。監(jiān)控過(guò)程執(zhí)行的效果將直接影響到項(xiàng)目的完成進(jìn)度與質(zhì)量,因此需要嚴(yán)格按照規(guī)定及時(shí)有效地召開。當(dāng)發(fā)現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)成員因?yàn)橛衅渌ぷ饕幚砘蚴菍?duì)項(xiàng)目評(píng)審工作不夠重視等各種原因缺席評(píng)審會(huì)議時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理必須及時(shí)與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行溝通,找到原因并解決問(wèn)題,以減小干系人參與程度的偏差,確保項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
4.5 項(xiàng)目收尾(收尾過(guò)程組)
這個(gè)階段的主要任務(wù)是確認(rèn)完結(jié)項(xiàng)目過(guò)程的所有活動(dòng),按時(shí)交付項(xiàng)目成果,以正式結(jié)束項(xiàng)目,為開展新的項(xiàng)目釋放資源。在項(xiàng)目收尾階段中一項(xiàng)重要的活動(dòng)是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目中的收尾階段,國(guó)產(chǎn)零部件已經(jīng)通過(guò)所有驗(yàn)證計(jì)劃中的試驗(yàn)項(xiàng)目,供應(yīng)商需要遞交PPAP文件并獲得批準(zhǔn)。在項(xiàng)目結(jié)束時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理要發(fā)起經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)會(huì)議,帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)成員一起回顧項(xiàng)目的全過(guò)程,總結(jié)項(xiàng)目中有哪些好的經(jīng)驗(yàn)和需要吸取的教訓(xùn),以便下一個(gè)項(xiàng)目完成地更好。比如在一個(gè)項(xiàng)目中小批量樣品訂單數(shù)量為300件,但是在試驗(yàn)階段因?yàn)槠茐男栽囼?yàn)產(chǎn)生了部分樣品的報(bào)廢,導(dǎo)致最終用于試生產(chǎn)的樣品數(shù)量不足,因此在下一個(gè)項(xiàng)目中,確定小批量樣品訂單數(shù)量時(shí)就要提前考慮后期可能的消耗和報(bào)廢,訂購(gòu)300件以上數(shù)量,以保證最終用于試生產(chǎn)的數(shù)量滿足300件的要求。
5 結(jié)語(yǔ)
分析發(fā)現(xiàn)A公司汽車機(jī)械零部件國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目的流程和PMI項(xiàng)目管理五大過(guò)程組基本吻合,筆者將PMI項(xiàng)目管理知識(shí)應(yīng)用于零部件國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目流程中后,尤其是干系人的識(shí)別與管理和變更管理等方法的使用,有效解決了原來(lái)項(xiàng)目中存在的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)凝聚力不足、變更混亂等問(wèn)題,提高了項(xiàng)目執(zhí)行的效果和質(zhì)量。
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