知識(shí)管理導(dǎo)向下高校檔案管理體系的構(gòu)建策略

賴德兆

以往高校檔案管理大多以檔案信息的保存與保管為重點(diǎn)，高校檔案管理人員也大多依據(jù)相關(guān)規(guī)范進(jìn)行信息歸檔、分析。上述滯后的管理模式，導(dǎo)致檔案信息不完善、檔案來(lái)源不完整等問(wèn)題頻繁出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了高校檔案信息的有效利用。因此，本文在知識(shí)管理導(dǎo)向下，闡述了高校檔案管理體系構(gòu)建背景，介紹了知識(shí)管理導(dǎo)向下高校檔案管理體系構(gòu)建目標(biāo)。并對(duì)知識(shí)管理導(dǎo)向下高校檔案管理體系的構(gòu)建策略進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析。

在物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，智慧校園建設(shè)逐步推進(jìn)，校園管理整個(gè)階段對(duì)檔案服務(wù)品質(zhì)要求也在持續(xù)提升。這種情況下，以往檔案管理模式就無(wú)法滿足現(xiàn)代高校建設(shè)管理在知識(shí)應(yīng)用、信息檢索方面的要求。再加上檔案收集范圍、收集來(lái)源的限制，導(dǎo)致高校檔案管理效率不佳。因此，在知識(shí)管理導(dǎo)向下，對(duì)高校檔案管理新模式的構(gòu)建路徑進(jìn)行適當(dāng)分析具有非常重要的意義。

1 知識(shí)管理導(dǎo)向下高校檔案管理體系構(gòu)建背景

在科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)水平不斷提升的背景下，作為高校內(nèi)部管理工作重要組成模塊的檔案管理工作受到了更多的關(guān)注。在近幾年發(fā)展進(jìn)程中，高校檔案資源不斷豐富，在科技資源獲取、科技資源應(yīng)用、科技創(chuàng)新等方面獲得了一定成就。但是其在檔案利用方面仍然存在較大的阻礙。一方面，由于高校檔案管理人員缺乏對(duì)檔案屬性及資源內(nèi)容的全面認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致高校檔案實(shí)體資源無(wú)法有效利用。進(jìn)而致使高校檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)突出的有形資源堆積、隱形資源流失情況。

另一方面，高校靜態(tài)封閉檔案管理主要依靠管理制度、檔案管理工作者自覺(jué)意識(shí)進(jìn)行。但是由于高?，F(xiàn)階段檔案管理者缺乏一定的創(chuàng)新性意識(shí)，導(dǎo)致其無(wú)法在實(shí)際檔案工作開(kāi)展中對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行充分挖掘，最終致使高校隱性資源大量流失。

2 知識(shí)管理導(dǎo)向下高校檔案管理體系構(gòu)建目標(biāo)

首先，以知識(shí)管理為導(dǎo)向的高校檔案管理體系立足建設(shè)一個(gè)區(qū)域性、開(kāi)放性檔案信息中心，為不同等級(jí)、不同類(lèi)別的高校部門(mén)提供數(shù)字化檔案查詢、管理服務(wù)。同時(shí)全面收集數(shù)字化圖像、影視、語(yǔ)音及文本信息。利用多媒體信息，對(duì)相關(guān)檔案資源進(jìn)行規(guī)范化再處理，提高高校檔案部門(mén)信息化工作效率。

其次，以知識(shí)管理為導(dǎo)向的高校檔案管理體系主要以分布式海量數(shù)據(jù)為支撐，利用智能檢索技術(shù)、高速寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行大型、分布式檔案信息庫(kù)建設(shè)。同時(shí)利用主機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng)及數(shù)字倉(cāng)庫(kù)技術(shù)，提高檔案管理效益。

最后，在知識(shí)管理導(dǎo)向下，高校檔案管理體系應(yīng)依據(jù)高校檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定規(guī)范的業(yè)務(wù)流程。并根據(jù)各個(gè)管理流程管理要求，進(jìn)行檔案信息的分類(lèi)、編號(hào)、立卷、編目管理辦法。并依托國(guó)內(nèi)成熟的軟件系統(tǒng)架構(gòu)，進(jìn)行一站式窗口設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)及一站式電子檔案查詢、檢索、借閱服務(wù)設(shè)置，實(shí)現(xiàn)高效率、全周期檔案信息管理。

3 知識(shí)管理導(dǎo)向下高校檔案管理體系構(gòu)建策略

3.1 明確知識(shí)管理理念

在知識(shí)時(shí)代，檔案信息成為一種重要資源。因此，為避免以往檔案管理模式對(duì)檔案資源利用效率的限制，高校檔案管理人員可以知識(shí)管理為切入點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行重新評(píng)定、整理及利用，將靜態(tài)資源轉(zhuǎn)化為充滿活力的知識(shí)體系。通過(guò)知識(shí)資源的有效管理利用，可提高檔案資源知識(shí)功能。

其次，為充分發(fā)揮高校檔案資源知識(shí)潛能，高校檔案管理人員應(yīng)以知識(shí)資源交流、共享為工作目標(biāo)，在開(kāi)放育人、全面發(fā)展的背景下，將檔案知識(shí)作為特殊文化教育資源。逐步融入政治、社會(huì)科學(xué)、人文專(zhuān)業(yè)學(xué)科教育工作中，為檔案史料、編研成果教育育人作用的充分發(fā)揮提供依據(jù)。

最后，在高校人才培育階段形成的檔案，是高等人才成長(zhǎng)過(guò)程的有力見(jiàn)證。據(jù)此，高等院校檔案管理人員可以知識(shí)管理為主旨，全面整合內(nèi)部檔案信息資源。同時(shí)將階段人才研發(fā)成果進(jìn)行整合開(kāi)發(fā)，從而提高檔案資源開(kāi)發(fā)利用層次，為高等院校檔案實(shí)際價(jià)值的充分利用提供依據(jù)。

3.2 拓展檔案知識(shí)功能

對(duì)于高等院校而言，一切工作均應(yīng)服務(wù)于育人。因此，在以知識(shí)管理為導(dǎo)向的高校檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，高校檔案管理人員應(yīng)以育人為根本目標(biāo)，將檔案知識(shí)看做特殊的文化教育資源。在協(xié)同創(chuàng)新的同時(shí)，面向教育一線，進(jìn)行檔案知識(shí)功能的拓展。

首先，檔案管理人員素質(zhì)是高等院校知識(shí)育人作用充分發(fā)揮的保障。因此，高等院校檔案管理人員應(yīng)逐步強(qiáng)化自身學(xué)習(xí)，將自身看做檔案知識(shí)的管理者及知識(shí)創(chuàng)新的驅(qū)動(dòng)者。隨后在專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，利用知識(shí)管理理論，不斷實(shí)踐開(kāi)發(fā)，打破思維壁壘，為檔案知識(shí)價(jià)值的挖掘、開(kāi)發(fā)提供依據(jù)。

其次，文化是高等院校檔案的靈魂，也是高等院校檔案管理體系建立的基礎(chǔ)保障。因此，為充分發(fā)揮高校檔案知識(shí)功能，高等院校應(yīng)以開(kāi)放、合作、創(chuàng)新的文化理念為依據(jù)，構(gòu)建人性化人員激勵(lì)機(jī)制。將檔案事業(yè)發(fā)展與檔案部門(mén)基層崗位工作者個(gè)人理想實(shí)現(xiàn)提供依據(jù)。同時(shí)以專(zhuān)兼結(jié)合為目標(biāo)，定期舉行新知識(shí)、新技術(shù)培訓(xùn)、交流會(huì)議，促使檔案部門(mén)人員與高校內(nèi)部學(xué)生雙向、有效溝通，為知識(shí)成果的創(chuàng)新應(yīng)用提供依據(jù)。

最后，知識(shí)管理導(dǎo)向下檔案信息資源的整合，不僅是檔案資源的集中應(yīng)用，而且還需要通過(guò)資源整合，拓展檔案服務(wù)育人路徑。因此，針對(duì)現(xiàn)階段高等院校檔案資源普遍分布在二級(jí)學(xué)院的情況，高等院校檔案管理人員應(yīng)發(fā)揮自身在檔案管理方面的主導(dǎo)作用，打破以往校園內(nèi)部各模塊獨(dú)立管理的情況，收集分散在高等院校校園各處的檔案信息資源，促使其成為有機(jī)整合主體。

3.3 更新檔案信息育人機(jī)制

信息育人是檔案知識(shí)育人功能發(fā)揮的保障。一方面，高等院校檔案管理人員應(yīng)以文檔信息資源、數(shù)字檔案信息資源為管理目的，建立超前檔案信息控制意識(shí)，提前介入檔案管理環(huán)節(jié)，拓展館藏檔案文件收集渠道，為檔案資源整合提供依據(jù)。同時(shí)基于數(shù)字檔案信息資源庫(kù)的特殊性，高等院校檔案管理人員可利用檔案管理軟件系統(tǒng)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)聯(lián)合，形成集電子文件形成、歸檔、傳輸為一體的數(shù)字化檔案分布式管理體系。同時(shí)以先用先整為原則，以校內(nèi)教職工及學(xué)生應(yīng)用率較高的檔案資源作為階段主要工作，進(jìn)行優(yōu)先整合，以便為不同等級(jí)、不同類(lèi)別的高校部門(mén)提供完善的數(shù)字化檔案查詢、管理服務(wù)。

另一方面，在新技術(shù)強(qiáng)化建設(shè)的基礎(chǔ)上，高等院校檔案管理人員可以新型網(wǎng)站建設(shè)為階段主要工作目的，逐步拓展檔案知識(shí)利用管理渠道。即以傳統(tǒng)檔案管理網(wǎng)站為載體，逐步構(gòu)建知識(shí)管理型檔案網(wǎng)站，為校內(nèi)師生知識(shí)共享提供充足支撐。同時(shí)針對(duì)現(xiàn)階段高等院校檔案網(wǎng)站內(nèi)容匱乏、檢索效率低下、知識(shí)更新速率低等問(wèn)題，高等院校檔案管理部門(mén)可以校內(nèi)師生需求為導(dǎo)向，以提高檔案網(wǎng)站知識(shí)性服務(wù)為最終目標(biāo)，逐步拓展網(wǎng)站信息量。在這個(gè)基礎(chǔ)上，依托知識(shí)管理系統(tǒng)化思想，將檔案管理網(wǎng)站中內(nèi)源顯性知識(shí)資源、隱形知識(shí)資源進(jìn)行歸類(lèi)整理，推動(dòng)網(wǎng)站信息資源成為具有本校特色的檔案知識(shí)庫(kù)，為高等院校網(wǎng)站的互動(dòng)性、參與性、訪問(wèn)率的提升提供依據(jù)。如在檔案網(wǎng)站建設(shè)過(guò)程中，高等院校檔案管理人員可將檔案管理劃分為檔案著錄、檔案歸檔、檔案信息調(diào)整、智慧檢索、原件管理、檔案鑒定及銷(xiāo)毀等幾個(gè)模塊。其中檔案著錄主要是在檔案網(wǎng)站中井公文流轉(zhuǎn)過(guò)程錄入。并通過(guò)網(wǎng)站鏈接掃描儀，將掃描后圖片文件轉(zhuǎn)入儲(chǔ)存模塊;檔案歸檔模塊需要高等院校檔案管理人員對(duì)提交檔案信息進(jìn)行審核。在確定檔案歸檔信息符合規(guī)定后轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫(kù)。反之則將其轉(zhuǎn)入檔案著錄處重新修正;檔案信息調(diào)整主要是對(duì)檔案名稱、密級(jí)、保管期限、檔案編號(hào)、檔案名稱等信息進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整;智慧檢索主要針對(duì)不同格式文檔及數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置逐層百萬(wàn)數(shù)據(jù)秒級(jí)返回程序，保證檔案知識(shí)信息變化情況的及時(shí)發(fā)現(xiàn);原件管理要求高等院校檔案管理人員以檔案實(shí)體信息收集、整理、統(tǒng)計(jì)、利用、檢定為依據(jù)，進(jìn)行線上上傳、下載及在線預(yù)覽分析;檔案鑒定及銷(xiāo)毀主要針對(duì)部分不存在知識(shí)價(jià)值的檔案信息，在網(wǎng)站終端，進(jìn)行審批、銷(xiāo)毀。

4 總結(jié)

綜上所述，為突破高校檔案管理過(guò)程中存在的瓶頸，高校檔案管理人員可以高校實(shí)際為依托，以知識(shí)管理為主要手段，從檔案管理實(shí)際工作出發(fā)，在規(guī)范的檔案管理目標(biāo)的指導(dǎo)下，結(jié)合高校日常檔案管理業(yè)務(wù)要求及數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃，充分提煉現(xiàn)有檔案資源。從檔案收集、創(chuàng)建、格式轉(zhuǎn)換、歸檔、管理、確認(rèn)、利用等方面，推動(dòng)檔案管理從靜態(tài)、封閉，轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)、開(kāi)放。引導(dǎo)檔案資源利用者進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新，構(gòu)建以檔案資源為核心的高校綜合知識(shí)管理系統(tǒng)。

（作者單位：茂名技師學(xué)院）