電子文件歸檔與數(shù)字檔案共享服務(wù)

姜兆玉

摘? ?要：計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展對傳統(tǒng)檔案管理造成了極強的沖擊，為了方便人們查閱數(shù)據(jù)，檔案管理需要結(jié)合計算機和網(wǎng)絡(luò)。電子文件的出現(xiàn)和傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化讓檔案的使用不再受時間和空間限制。為了方便人們查閱和檔案的保護(hù)，需要我們進(jìn)行電子文件歸檔和數(shù)字檔案共享。本文淺談了電子文件歸檔和數(shù)字檔案共享服務(wù)的意義和保護(hù)措施。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔? 數(shù)字檔案? 共享服務(wù)

中圖分類號：G273? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）05（b）-0170-02

電子文件歸檔和數(shù)字檔案共享服務(wù)帶來了無紙辦公和自動化辦公時代，檔案信息數(shù)字化通過智能化管理技術(shù)為人們提供了方便、高效和安全的服務(wù)。本文介紹了電子文件歸檔目的與保護(hù)措施和數(shù)字檔案共享服務(wù)的意義與安全措施。

1? 電子文件

電子文件是數(shù)字化信息形態(tài)，計算機是產(chǎn)生和處理電子文件的載體，因此電子文件對于設(shè)備有很強的依賴性。電子文件通常由五個部分構(gòu)成：數(shù)字編碼、軟件、硬件、技術(shù)設(shè)備和加密方式，這些構(gòu)成部分保障了電子文件的安全性和私密性。數(shù)字編碼是計算機內(nèi)部程序決定，磁性載體上物質(zhì)內(nèi)部的性質(zhì)肉眼無法觀測。數(shù)字信息經(jīng)過壓縮編碼和加密，不進(jìn)行解密也無法窺探電子文件的內(nèi)容。這些都進(jìn)一步說明了電子文件非常值得信賴。

電子文件的形式多種多樣，有通過計算機處理產(chǎn)生的文字文件和表格文件，有通過照相機、掃描機產(chǎn)生的靜態(tài)圖片文件;有通過繪圖工具產(chǎn)生的圖形文件;有通過攝像機或其他具有錄制功能的數(shù)碼設(shè)備產(chǎn)生的視頻文件;也有通過錄音設(shè)備產(chǎn)生的聲音文件……文件的形式多種多樣，因此在進(jìn)行歸檔時需要根據(jù)不同類型用不同方法，這樣才會使各個文件更加容易保存和更加方便查閱。

現(xiàn)在的電子文件管理依然存在著很多的不足，比較突出的情況就是電子文件的不完整性。例如，草稿類的電子文件無人整理和分類，導(dǎo)致這類電子文件長時間被擱置，需要使用和查閱時無法下手，整個文檔也顯得十分擁擠和凌亂;輔助類的電子文件管理狀況和草稿類電子文件的管理沒有太大差別，只是進(jìn)行了簡單整理然后就被擱置在一旁，無人問津;就算是比較正式的電子文件也只是進(jìn)行了簡單的歸檔，對儲存載體的安全性沒有做好檢查，也沒有做好登記，導(dǎo)致一些相關(guān)參數(shù)被遺失。

在進(jìn)行電子文件收集時，我們需要對電子文件的參考價值和利用價值進(jìn)行評估，需要對重要電子文件的修改過程做好詳細(xì)記錄，并且做好分類和歸檔;如果正式文件是被傳統(tǒng)紙張記載，則需要將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件，在進(jìn)行整理歸檔時需要建立好兩種文件形式的聯(lián)系，做好標(biāo)識工作。搜集到電子文件后，需要對電子文件采取安全措施，確保文件內(nèi)容不會被非正常手段修改，并且還應(yīng)當(dāng)在脫機載體上做好備份，具有重要價值的電子文件還應(yīng)當(dāng)打印出來，做好紙質(zhì)文件的保留工作。

電子文件的收集方法目前有兩種：（1）在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)置自動記錄功能，該功能需要對電子文件的產(chǎn)生、修改、入庫時間和責(zé)任人做好詳細(xì)記錄，在入庫前對內(nèi)容價值和類型進(jìn)行鑒定，做好整理歸檔工作;（2）通過載體搜集的電子文件需要做好登記、簽署和修改的記錄工作，根據(jù)相關(guān)審核流程通過后做好備份。一部分電子文件需要補充檔案和增加檔案，所以也要搜集未被列入歸檔清單的電子文件。

2? 電子文件的歸檔

電子歸檔要求：電子文件的歸檔需要有“前端控制”的思想，歸檔是檔案部門管理電子文件的第一步，但是實際情況是在歸檔之前就需要控制電子文件，在電子文件可能會出現(xiàn)差錯的環(huán)節(jié)或步驟提前進(jìn)行糾正，保障電子文件在形成過程中的安全性、可讀性、可靠性和完整性。電子文件歸檔時需要有《歸檔電子文件移交檢驗表》，這是負(fù)責(zé)電子文件形成部門的工作。檔案管理部門需要對電子文檔的內(nèi)容進(jìn)行檢測，對相關(guān)的軟件、紙質(zhì)文件和相關(guān)材料的完整度進(jìn)行檢查，最后進(jìn)行歸檔登記，填寫《電子文件接收檢驗登記表》。

電子文件的整理：歸檔電子文件的整理工作一直遵循著整理簡化、檢索深化的指導(dǎo)思想。整理文檔是檔案管理工作的基礎(chǔ)，檢索是檔案管理的價值，只有將基礎(chǔ)打好，才會使檔案管理更加富有價值?，F(xiàn)在的電子文件檢索功能都是一步到位，與傳統(tǒng)的層層檢索有本質(zhì)的區(qū)別，所以傳統(tǒng)的檢索方法不適用與現(xiàn)代電子文件的檢索。因此現(xiàn)在的檔案整理需要將各個流程簡化，通過計算機系統(tǒng)電子文件管理，只需要確定是否歸檔，就能將電子文件按類目、年份、期限進(jìn)行劃分。去掉人工逐個著錄的流程，大量節(jié)約時間和財力，極大地提高效率，有效避免了人為操作下檔案的不完整性。

3? 數(shù)字檔案共享服務(wù)

將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變成數(shù)字檔案，也就是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化操作，將存儲載體從紙質(zhì)變成計算機。電子文件與數(shù)字檔案關(guān)系緊密，它們在信息的處理、傳遞和儲存上互為一體。隨著“工業(yè)4.0”時代的到來，大數(shù)據(jù)與物聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字檔案將是大趨勢。為了實現(xiàn)彎道超車并與國際先進(jìn)水平接軌，利用網(wǎng)絡(luò)與數(shù)字檔案共享是實現(xiàn)目標(biāo)的重要途徑之一。一方面網(wǎng)絡(luò)的全國構(gòu)架能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源統(tǒng)一管理，有利于規(guī)范元數(shù)據(jù)與資源，解決了因信息規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)造成資源難以共享的障礙，升級了整個檔案業(yè)務(wù);另一方面數(shù)字檔案的共享能夠規(guī)避全國技術(shù)發(fā)展差距帶來的管理混亂現(xiàn)狀，能夠使數(shù)字類檔案管理方式變得高度集中化和類別分明，這樣海量的檔案數(shù)據(jù)能夠更加快速整合。不僅節(jié)約了資源又方便了客戶的操控，而且檔案管理單位的服務(wù)水平和能力也會有巨大提升。傳統(tǒng)檔案的單一服務(wù)和被動服務(wù)變成了主動服務(wù)和多層次服務(wù)。

數(shù)字檔案的共享雖然有著重大意義，不過也需要解決相當(dāng)多的伴隨問題。首先就是數(shù)據(jù)庫的安全問題，網(wǎng)絡(luò)的成熟使數(shù)據(jù)庫得到了快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享性讓信息更加容易獲取和交流方式更加便利，同時也意味著整個系統(tǒng)更加容易遭到破壞。為了確保檔案信息的完整性和安全性，避免病毒和黑客攻擊，不僅需要建立一套標(biāo)準(zhǔn)體系，更要做好安全防護(hù)技術(shù)。防護(hù)措施最先考慮的就是設(shè)置防火墻，通過檢測和控制局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的通信，阻止非法訪問，確保檔案信息進(jìn)行共享和交換時有個安全的環(huán)境;然后需要做好身份認(rèn)證，在客戶訪問數(shù)據(jù)庫時，需要登錄用戶名和口令，在確認(rèn)用戶身份后檢驗用戶訪問權(quán)限，讓其對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行指定操作;接下來就是進(jìn)行授權(quán)，這需要對檔案賦予一定訪問級別，不同訪問者需要根據(jù)其級別進(jìn)行訪問，讓機密文件不被暴露;緊接著就是進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，數(shù)字檔案決定了它的不完全公開性，因此進(jìn)行數(shù)據(jù)加密是保護(hù)檔案安全的重要途徑。每個用戶都能夠?qū)ψ约旱臄?shù)據(jù)進(jìn)行加密，密鑰的保護(hù)讓管理員也無法窺探加密信息，增加了用戶信息的安全性;然后就是通過審計追蹤記錄訪客的重要信息，這樣可以及時發(fā)現(xiàn)非法操作并快速解決。審計功能主要用來監(jiān)視和記錄訪客對數(shù)據(jù)庫的操作，在系統(tǒng)被破壞時能夠追查到責(zé)任人，是解決系統(tǒng)安全漏洞的重要措施;然后便是病毒防治技術(shù)，主機防病毒能將檔案和病毒的特征進(jìn)行對比，通過刪除相同特征實現(xiàn)解毒，確保主機不被侵害。網(wǎng)關(guān)防病毒會在病毒傳播的途徑上查殺，也是網(wǎng)絡(luò)安全的必要措施;最后需要做好數(shù)據(jù)庫的備份與恢復(fù)工作，保證計算機出現(xiàn)各種故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失后，能夠及時恢復(fù)。

4? 結(jié)語

電子文件歸檔和數(shù)字檔案共享都是為了更好地服務(wù)于人民，通過對數(shù)字檔案的開發(fā)利用，讓人民的生活質(zhì)量得到提高，讓城市變得更加智慧化。

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